仕事中にミスやトラブルが発生した際、すみやかに提出を求められるのが「顛末書」です。
しかし、いざ書こうとすると「どこから書けばいいのかわからない」「失礼のない形式でまとめたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、目的やシーン別に使い分けできる顛末書のテンプレートを10種類紹介しています。
ビジネスシーンにふさわしい構成と文例を揃えており実用的なため、急に顛末書が必要な場面でも安心して活用できます。すべて無料のため、お気軽にご利用ください。
目次
顛末書とは？
顛末書とは業務上のトラブルやミス、事故などが発生した際に、その経緯や原因、対応や再発防止策などをまとめて報告する文書です。主に会社や組織内での「事実報告」を目的として作成され、関係者への説明責任を果たす役割を担います。
たとえば取引先への誤納品や社内システムの操作ミス、情報漏洩や顧客対応のトラブルなどで顛末書が必要です。また、外部からのクレーム対応や事故、災害時の社内報告としても使われます。
顛末書は当事者だけでなく、問題解決や再発防止のために全社的に共有されることも多く、内容には正確性や客観性、再発防止への意識が求められます。
始末書や謝罪文と異なり、謝罪よりも「なぜ起こったか」「どう対応したか」を明確にすることが重要です。
顛末書の書き方
顛末書は、業務上のトラブルやミスについて客観的に経緯を報告し、再発防止を図るための重要な文書です。そのため、公平な視点で事実を記載することが求められます。
顛末書は、まず以下の内容を記入します。
- 文書の日付
- 宛名（役職・氏名）
- 差出人（所属・氏名）
- タイトル
- 簡潔な概要
さらに、以下の項目を具体的にまとめましょう。
- 発生日時
- 発生場所
- 関係者の所属と氏名
- トラブルの内容や影響
- 原因の分析
- トラブル後の対応
- 再発防止策
自社の書式ルールがある場合は必ず上司や関係者に確認し、正確に客観的な記述を心がけましょう。
誤字や脱字、曖昧な表現で相手に誤解を与えないためにも、複数人で内容をチェックするのが大切です。
顛末書を作成する際の5つの注意点
顛末書を作成する際の注意点は、以下の5つです。
- 5W1Hで事実を記載する
- 箇条書きを適度に活用する
- 可能であれば資料を添付する
- 原因分析を曖昧にしない
- 再発防止策を具体的に書く
それぞれ具体的な内容を確認しましょう。
1.5W1Hで事実を記載する
顛末書では、以下の5W1Hを意識して、事実をありのままに記載することが重要です。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
曖昧な表現や主観的な意見は避け、第三者が読んでも正確に状況が理解できるよう、客観的かつ簡潔に書きましょう。
たとえば「◯月◯日、◯時ごろ、◯◯が◯◯をした結果、◯◯が発生した」のように、時間や人物、行動や結果を明確に伝える構成が基本です。
2.箇条書きを適度に活用する
顛末書は複数の要素を含むため、見やすくする方法として箇条書きの活用が有効です。
箇条書きの例は、以下のとおりです。
【例1：発生までの時系列の整理】
- 4月1日 11:30：取引先Bに誤った資料をメール送付
- 4月1日 13:00：取引先Bから資料内容の誤りを指摘される
【例2：原因の整理】
- 担当者の資料更新ミスがあった
- Wチェック体制が整っていなかった
【例3：再発防止策の整理】
- 資料送付前に上司2名以上による確認を必須とする
- 資料送付リストをテンプレート化し記入漏れを防ぐ
箇条書きは便利ですが、全体に適用するとかえって読みにくくなります。要点ごとにまとめたうえで、重要な部分や手順を整理したい場合に、適度に活用しましょう。
3.可能であれば資料を添付する
事実確認や状況把握を助けるために、関連する資料を添付することも顛末書作成のポイントです。
たとえば、送信ミスがあった場合の該当メールや問題が発生した現場の写真、修正前後の資料などがあれば、より説得力のある内容になります。
文章だけでは伝わりにくい場合でも、資料を補足することで関係者が正しく状況を理解でき、再発防止の議論にもつながりやすくなるでしょう。
4.原因分析を曖昧にしない
顛末書では「なぜその問題が発生したのか」を明らかにすることが重要です。
「うっかりしていた」「忙しかったから」など、抽象的な表現では再発防止につながりません。ミスが起きた背景や組織的な問題、人員体制や業務フローなどを含め、具体的に原因を分析しましょう。
原因を明確にすれば、同様の問題を防ぐための改善策を導き出せ、顛末書の信頼性も高まります。
5.再発防止策を具体的に書く
顛末書のもっとも重要な目的は「同じ失敗を繰り返さない」ことです。そのためにも、再発防止策は具体的かつ実行可能な内容である必要があります。
たとえば、「気をつける」「注意する」だけでは対策として不十分です。「上司によるダブルチェック体制を導入する」「送信前にファイル名と件名の確認リストを活用する」といった、具体的な行動や仕組みの変更を記載しましょう。
また、再発防止策はチームや部署全体で共有し、運用ルールとして定着させることも重要です。個人の反省にとどまらず、組織として仕組みを見直す視点が求められます。
【無料】顛末書のテンプレート・例文10選
ここでは、無料で使える顛末書のテンプレートと例文10選を紹介します。
| 顛末書の種類 | Wordファイル |
|---|---|
| 一般的な顛末書 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 遅刻・無断欠勤用 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 社外トラブル対応型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 納期遅延型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 機密情報漏えい型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 誤送信・誤配信型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 現場での事故・破損型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 金銭トラブル・会計ミス型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 顧客クレーム発生時 | ダウンロードする（個人情報なし） |
| 社内ルール違反型 | ダウンロードする（個人情報なし） |
顛末書のテンプレートや例文を活用することで、シチュエーションに応じた適切な内容を手早く作成できるため、作成予定のある方はぜひ参考にしてください。
1.一般的な顛末書のテンプレート
一般的な顛末書のテンプレート
顛末書
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
このたび、私の不手際により〇〇の事象が発生いたしました。以下のとおり、経緯と原因、今後の対応についてご報告申し上げます。
【発生日】令和〇年〇月〇日
【発生場所】〇〇
【発生内容】〇〇
【原因】〇〇
【対応措置】〇〇
【再発防止策】〇〇
以上、ご報告申し上げます。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
一般的な顛末書の例文
顛末書
営業部 法人営業課
氏名：田中 太郎
このたび、私の確認不足により、お客様に誤った見積書を送付してしまいました。以下のとおり、経緯と原因、今後の対応についてご報告申し上げます。
【発生日】令和7年4月15日
【発生場所】社内パソコンより送信
【発生内容】株式会社A様に対し、本来と異なる金額の見積書を送信
【原因】ファイル名の誤認による添付ミス
【対応措置】先方に事情を説明し、訂正見積書を送付済み
【再発防止策】ファイル送信前の上司確認ルールを新設
以上、ご報告申し上げます。
令和7年4月16日
氏名（署名）：田中 太郎
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2.遅刻・無断欠勤用
遅刻・無断欠勤用のテンプレート
顛末書（遅刻・無断欠勤）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
令和〇年〇月〇日、私の〇〇（遅刻・無断欠勤）により、職場にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。下記のとおり、当日の経緯をご報告いたします。
【発生日】〇月〇日
【状況】〇時〇分に出社（もしくは欠勤）
【原因】〇〇（例：目覚まし時計の設定ミス、体調不良など）
【反省と今後の対策】〇〇
今後このようなことがないよう、体調管理および時間管理を徹底いたします。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
遅刻・無断欠勤用の例文
顛末書（遅刻）
管理部 人事課
氏名：佐藤 花子
令和7年3月28日、私の寝坊により、出勤時刻に遅れてしまいました。職場にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
【発生日】3月28日
【状況】9時30分に出社（通常始業時刻：9時）
【原因】アラームの設定ミスによる寝坊
【反省と今後の対策】アラームの二重設定と前日の早寝を徹底いたします
令和7年3月29日
氏名（署名）：佐藤 花子
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3.社外トラブル対応型
社外トラブル対応型のテンプレート
顛末書（対外的トラブル）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
このたび、弊社業務において、〇〇株式会社様に対し、〇〇の不手際があり、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
【発生日】〇〇
【関係先】〇〇株式会社（担当者：〇〇様）
【内容】〇〇
【原因】〇〇
【現在の対応状況】〇〇
【今後の対策】〇〇
引き続き、社内での情報共有と確認体制を強化し、再発防止に努めてまいります。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
社外トラブル対応型の例文
顛末書（対外的トラブル）
開発部 技術課
氏名：鈴木 一郎
このたび、弊社が納品したシステムに不具合があり、株式会社B様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
【発生日】令和7年2月20日
【関係先】株式会社〇〇（担当者：山田様）
【内容】導入したソフトウェアにバグがあり、ログイン不可となった
【原因】テスト工程での検証不足
【現在の対応状況】修正版を2月21日にリリース済み
【今後の対策】テスト項目の増加およびクロスチェックの強化
令和7年2月22日
氏名（署名）：鈴木 一郎
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4.納期遅延型
納期遅延型のテンプレート
顛末書（納期遅延）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
このたび、〇〇社様より受注した製品（案件名：〇〇）に関して、納期に遅延が生じた件について下記のとおりご報告いたします。
【発生日】〇〇
【案件名／製品名】〇〇
【納期（当初予定）】令和〇年〇月〇日
【実際の納品日】令和〇年〇月〇日
【原因】〇〇
【社内対応】〇〇
【再発防止策】〇〇
今回の件を真摯に受け止め、信頼回復に努めてまいります。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
納期遅延型の例文
顛末書（納期遅延）
製造部 生産管理課
氏名：小林 真
このたび、株式会社〇〇よりご依頼いただいた製品において、納期が遅延いたしました。以下に詳細をご報告申し上げます。
【発生日】令和7年3月10日
【案件名】医療機器用ケース（案件番号：C-2203）
【納期（当初予定）】令和7年3月8日
【実際の納品日】令和7年3月10日
【原因】部品の仕入れ遅延によるライン停止
【社内対応】株式会社〇〇へ事前に遅延連絡、納品時にお詫び文書提出
【再発防止策】外注先との納期共有スケジュールを強化
令和7年3月11日
氏名（署名）：小林 真
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5.機密情報漏えい型
機密情報漏えい型のテンプレート
顛末書（情報漏えい）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
このたび、私の管理ミスにより、社内外の情報が漏えいした可能性がある事象が発生しましたので、下記のとおり報告いたします。
【発生日】〇〇
【漏えい対象】〇〇（例：顧客名簿、提案書など）
【原因】〇〇
【影響範囲】〇〇
【対応策】〇〇（社内調査、回収依頼など）
【再発防止策】〇〇
重く受け止め、今後は情報管理を徹底いたします。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
機密情報漏えい型の例文
顛末書（情報漏えい）
総務部 庶務課
氏名：中村 彩
このたび、私の管理ミスにより、外部に個人情報が漏えいする可能性のある事態が発生しました。以下に経緯を報告いたします。
【発生日】令和7年1月12日
【漏えい対象】従業員名簿（住所・電話番号含む）
【原因】メール誤送信による添付ファイルの誤送付
【影響範囲】社外協力会社1社（ファイルは削除済み）
【対応策】先方に削除依頼・誓約書取得済
【再発防止策】添付ファイルの暗号化と送信前の複数名チェック導入
令和7年1月13日
氏名（署名）：中村 彩
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6.誤送信・誤配信型
誤送信・誤配信型のテンプレート
顛末書（誤送信）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
令和〇年〇月〇日、誤って関係のない宛先にメール（もしくはFAX）を送信してしまいました。下記にその詳細をご報告いたします。
【誤送信日】〇〇
【宛先】誤：〇〇 正：〇〇
【送信内容】〇〇
【原因】〇〇（例：アドレス自動補完の選択ミス）
【対応策】先方への謝罪と削除依頼済み
【再発防止策】ダブルチェック体制導入予定
誠に申し訳ございませんでした。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
誤送信・誤配信型の例文
顛末書（誤送信）
営業部 販売課
氏名：山口 健太
令和7年2月5日、取引先に対して誤ったメールを送信してしまいました。関係各所にご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
【誤送信日】令和7年2月5日
【宛先】誤：山田様（別顧客） 正：佐々木様
【送信内容】見積依頼に関する社外秘資料
【原因】メールアドレスのオートコンプリートによる選択ミス
【対応策】山田様に削除依頼済、社内報告完了
【再発防止策】送信前確認リストを運用開始
令和7年2月6日
氏名（署名）：山口 健太
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7.現場での事故・破損型
現場での事故・破損型のテンプレート
顛末書（作業中の事故）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
令和〇年〇月〇日、作業中に〇〇の事故（破損・転倒等）が発生しました。ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げ、下記に報告いたします。
【事故発生日】〇〇
【場所】〇〇
【内容】〇〇
【原因】〇〇（例：確認不足、安全対策の不備）
【被害状況】〇〇
【再発防止策】〇〇
今後は安全確認の徹底に努めます。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
現場での事故・破損型の例文
顛末書（作業中の事故）
保守部 設備課
氏名：田村 修
令和7年4月3日、施設内での作業中に脚立から転落し、軽微な事故が発生しました。以下にご報告申し上げます。
【事故発生日】令和7年4月3日
【場所】第2倉庫内
【内容】高所作業中にバランスを崩して転倒
【原因】脚立の固定不足
【被害状況】本人軽傷、備品の破損なし
【再発防止策】作業前の脚立点検義務化、安全研修実施予定
令和7年4月4日
氏名（署名）：田村 修
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8.金銭トラブル・会計ミス型
金銭トラブル・会計ミス型のテンプレート
顛末書（会計ミス）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
このたび、〇〇の会計処理においてミスがあり、金額に誤りが生じました。下記に詳細をご報告いたします。
【発生日】〇〇
【誤処理内容】〇〇（例：領収書金額の記載ミス）
【正しい内容】〇〇
【原因】〇〇
【対応状況】〇〇（修正済／訂正依頼中 等）
【再発防止策】ダブルチェックの徹底
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
金銭トラブル・会計ミス型の例文
顛末書（会計処理ミス）
経理部
氏名：井上 理恵
このたび、令和7年2月分の旅費精算において誤った金額で処理を行いました。詳細は以下のとおりです。
【発生日】令和7年3月3日
【誤処理内容】新幹線代として12,000円を精算申請 → 実費は9,200円
【正しい内容】9,200円
【原因】領収書の見間違いによる入力ミス
【対応状況】差額返金済、訂正処理完了
【再発防止策】入力後の再確認フロー導入
令和7年3月4日
氏名（署名）：井上 理恵
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9.顧客クレーム発生時
顧客クレーム発生時のテンプレート
顛末書（顧客クレーム）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
このたび、〇〇様よりクレームをいただく事態となり、深くお詫び申し上げます。下記に経緯と今後の対応についてご報告いたします。
【クレーム発生日】〇〇
【お客様名】〇〇様
【クレーム内容】〇〇
【原因】〇〇
【対応内容】〇〇（謝罪、代替品対応など）
【再発防止策】〇〇
ご信頼を損ねたことを重く受け止め、改善に努めます。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
顧客クレーム発生時の例文
顛末書（顧客クレーム）
カスタマーサービス部
氏名：森本 太郎
令和7年3月15日、弊社対応に関してA様よりクレームをいただきました。以下にご報告申し上げます。
【クレーム発生日】3月15日
【お客様名】A様
【クレーム内容】電話対応中に不適切な発言があったとのご指摘
【原因】オペレーターの配慮不足
【対応内容】A様に謝罪のご連絡、上長からのフォロー連絡実施
【再発防止策】全オペレーター対象のCS対応研修を再実施
令和7年3月16日
氏名（署名）：森本 太郎
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10.社内ルール違反型
社内ルール違反型のテンプレート
顛末書（社内規定違反）
〇〇部 〇〇課
氏名：＿＿＿＿＿
私の不注意により、社内規定に違反する行為を行ってしまいました。以下に詳細をご報告いたします。
【発生日】〇〇
【違反内容】〇〇（例：無許可の残業、私用メール使用など）
【原因】〇〇
【影響】〇〇
【反省と対策】〇〇
以後、社内規定を遵守し、再発防止に努めます。
令和〇年〇月〇日
氏名（署名）：＿＿＿＿＿
社内ルール違反型の例文
顛末書（社内規定違反）
総務部
氏名：河合 美咲
私の不注意により、社内で禁止されている私用端末の無断接続を行ってしまいました。深く反省しております。
【発生日】令和7年4月8日
【違反内容】社内Wi-Fiへ私用スマートフォンを接続
【原因】ルールの理解不足および確認不足
【影響】情報セキュリティリスクの懸念
【反省と対策】社内ルールを再確認し、今後は厳守いたします
令和7年4月9日
氏名（署名）：河合 美咲
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顛末書に関するよくある質問
顛末書に関するよくある質問は、以下の3つです。
- 始末書や謝罪文、反省文との違いは？
- 顛末書に法的効力はある？
- 顛末書は手書きで書いてもよい？
それぞれの詳しい回答を見ていきましょう。
始末書や謝罪文、反省文との違いは？
顛末書は、問題やミスが発生した際に、その経緯や原因、再発防止策を客観的に記載する報告書です。
一方、始末書や謝罪文、反省文の目的や内容は、以下のとおりです。
| 文書の種類 | 目的 | 内容 |
|---|---|---|
| 始末書 | 謝罪と責任の明確化 | 謝罪や反省、責任の自覚 |
| 謝罪文 | 謝罪の意思の伝達 | 謝罪の言葉 |
| 反省文 | 内省と改善意識の表明 | 反省点と今後の姿勢 |
顛末書は「報告」が主な目的であるのに対し、始末書や謝罪文、反省文は「謝罪と責任の表明」が中心であり、使用される場面や目的が異なります。
顛末書に法的効力はある？
顛末書自体には法的な効力はなく、あくまで社内での事実報告や再発防止のための文書です。
訴訟などの場面で証拠として扱われることもありますが、それ自体が罰則や契約変更の根拠となることは基本ありません。
ただし、顛末書に記載された内容が後に問題となった場合や、虚偽記載があった場合には、懲戒処分などの社内措置の判断材料として用いられることがあります。
顛末書は手書きで書いてもよい？
顛末書は手書きでも問題ありませんが、現在ではパソコンで作成するのが一般的です。手書きの場合は誤字脱字が訂正しにくく、読みづらくなるリスクもあるため、ビジネス文書としての体裁を整えやすいPC作成が推奨されています。
ただし、職場の文化や上司の方針によっては「手書きで出すべき」とされることもあるため、提出前に社内ルールを確認しましょう。手書きにしてもPC作成にしても、内容の正確性と誠実な記載がもっとも重要です。
顛末書のテンプレートで作成時間を効率化しよう
顛末書は、業務上のトラブルやミスが発生した際に、その経緯や原因、再発防止策を明確にするための重要な文書です。ただ、一から作成するのは手間と時間がかかります。
そのため、本記事で紹介している「顛末書のテンプレート10選」を活用し、効率的に顛末書を作成しましょう。
書き方に不安がある方は、例文つきテンプレートもあるので、形式や表現に悩んだ際は参考にしてください。
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