受領書は、取引先の企業から商品や金銭を受け取った際に作成する書類です。商品や金銭を問題なく受け取った旨の証拠として利用できます。「業務で受領書をよく使うものの、書き方がわからずに困っている」という人もいるかもしれません。
本記事では、無料で使える受領書のテンプレート10選を紹介します。記載事項や取り扱いの注意点も解説するため、受領書を作成する予定がある人はぜひ最後までご覧ください。
目次
受領書とは
受領書とは、取引中の企業からの納品や、金銭の支払いが行われた場合に作成する書類です。納品物の名称や数量、単価などを記載し、契約通りに物品が受け取られた旨を示します。
受領書を発行することで、過去にどういった取引が行われていたかをいつでも確認できます。また、取引の事実を証明する証憑書類の役割も担っており、相手方とトラブルがあった場合に取引内容の法的証拠として利用可能です。
受領書の発行義務は明確に定められていないため、取引先から商品や金銭を受け取った際に作成しなくても、法律上問題はありません。
受領書と似た書類との違い
ここからは、受領書と似た書類として、下記の3つの書類との違いを解説します。
- 納品書との違い
- 検収書との違い
- 領収書との違い
上記3つの書類は、いずれもビジネスシーンでよく使われるものです。正しく使い分けられるように、受領書との違いを正確に把握しておきましょう。
納品書との違い
| 書類名 | 概要 |
|---|---|
| 納品書 | 受注者が発注者に対して、納品した商品の数量・内容を示す |
| 受領書 | 発注者が受注者に対して、受け取った商品の数量・内容を示す |
納品書とは、商品を提供する側が納品先に対して作成する書類です。納品時に何をどれくらい提供したかを記載して提出します。商品を受け取る側は納品書を確認することで、契約通りに商品を受け取れているかを確認できます。
受領書と納品書の違いは、書類の作成者です。受領書は商品を受け取る側が発行しますが、納品書は商品を提供する側が作成します。
検収書との違い
| 書類名 | 概要 |
|---|---|
| 検収書 | 発注者が受注者に対して、納品された商品に不備がなかった旨を示す |
| 受領書 | 発注者が受注者に対して、受け取った商品の数量・内容を示す。商品の不備の有無は記載されないケースが多い |
検収書とは、発注者が作成する書類で、商品が発注通りに納品された旨を記載する書類です。品質も含めて、納品物に問題がないことを証明します。
受領書と検収書は、書面に記載される内容が異なります。受領書は主に商品を受け取った旨を記載する書類ですが、検収書は受け取った商品に不備がなかった旨も記載が必要です。また、検収書は納品物の品質を確認したうえで作成するため、受領書よりも発行できるタイミングが遅いという違いもあります。
領収書との違い
| 書類名 | 概要 |
|---|---|
| 納品書 | 受注者が発注者に対して商品を提供した際に、対価として金銭を過不足なく受領した旨を示す |
| 受領書 | 発注者が受注者に対して、受け取った商品の数量・内容を示す |
領収書とは、売り手が商品やサービスを提供した際に、対価として金銭を受領した旨を記載する書類です。金銭の受け渡しが行われた旨を証明できるため、取引の際に作成することで、代金の過払いや二重払いを防げます。
受領書は、商品を受け取る側が問題なく納品された旨を記載する書類であるため、領収書とは書類の作成者・記載内容ともに違いが見られます。
受領書の記載事項
受領書のフォーマットに明確な決まりはありませんが、よく記載される事項として下記が挙げられます。
- 発行者
- 取引先名
- 発行日
- 受領した物品の詳細
ここからは、それぞれの記載事項の具体的な内容を解説します。記載事項を把握することで、わかりやすい受領書を作成できるため、ぜひ確認しておきましょう。
発行者
受領書を誰が発行したかがわかるように、発行者の詳細を記載します。具体的には、下記の内容を記載します。
- 会社名
- 部署名
- 発行者の氏名
- 会社の住所
- 電話番号
- メールアドレス
電話番号やメールアドレスが載っていると、受領書を受け取った人が連絡を取りやすくなるため、記載しておくと親切です。
担当者や会社の印鑑も押すことで、受領書の信憑性をより高められます。余裕があれば押印欄も作成しておきましょう。
取引先名
受領書に物品を提供してくれた取引先名の記載がないと失礼に当たるため、忘れずに書いておきましょう。基本的に、会社名・部署名・担当者の氏名は必ず記載します。何かあったときの連絡をスムーズにしたい場合は、電話番号やメールアドレスも併記しておきましょう。
発行日
受領書によっては、書類の保存期間が重要なケースがあります。いつ発行されたかが明確になるように、発行日を書いておきましょう。
受領書は商品を受け取った日に発行することが望ましいため、基本的に受け取り日と同じ日付を記載します。受け取った日の後に受領書を発行した場合は、発行日と商品の受け取り日の両方を併記しましょう。
受領した物品の詳細
受領した物品の詳細は、会社によって記載事項が異なります。主に記載する事項は以下の通りです。
- 物品の名称
- 納品番号
- 検収結果（合格・不合格）
- 数量
- 単価
- 合計金額 など
上記の中から必要な項目をピックアップし、表組みにして見やすく記載します。どういった情報が必要であるかを確認し、間違いがないように正確に書きましょう。
エクセルで受領書を作成する場合は、合計金額を関数で自動計算できるようにしておくと、計算ミスのリスクを減らせます。
無料で使える受領書のテンプレート・例文10選
ここからは、無料で使える受領書のテンプレート・例文10選を紹介します。
| 受領書の種類 | Excelファイル |
|---|---|
| 小売業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 飲食業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 建設業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 医療・福祉業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| IT業界で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 製造業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 運輸・物流業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 教育業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 不動産業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| サービス業で使う受領書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
業種別の受領書のテンプレート・例文を活用することで、適切な受領書をスムーズに準備できます。受領書を作成することが多い人は、ぜひ確認しておきましょう。
小売業で使う受領書
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小売業で使う受領書では、各商品の名称・納品番号・数量・単価・合計金額を記載します。また、発行者の欄は会社名のほか、自身が勤めている店舗名も記載すると取引先が連絡を取りやすくなります。
飲食業で使う受領書
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飲食業では食材を仕入れるため、発注した食材の受領書を記載するケースが多く見られます。食材の単価が重さで決まる場合は、数量を個数ではなく重量で表記しましょう。また、小売業の場合と同様、発行者の欄に店舗名も記載すると取引先に対して親切です。
建設業で使う受領書
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建設業で使う受領書には、建設に必要な資材の取引に関して記載するケースが多く見られます。受領した資材の名称・数量・単価を正確に記載しましょう。また、受け取った資材の状態に問題がなかったかどうかも、あわせて書いてください。
医療・福祉業で使う受領書
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医療・福祉業で使う受領書には、医療用品に関する情報を記載します。用品のロット番号や有効期限もあわせて記載し、取引した物品の情報が一目でわかるように工夫しましょう。発行者の欄には、会社名の代わりに勤めている施設名を記載します。
IT業界で使う受領書
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IT業界では、専門の機器を使って開発業務を行うため、機器の取引について受領書を作成します。機器を特定しやすいように、名称に加えて型番やシリアル番号も書いておきましょう。
製造業で使う受領書
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製造業で使う受領書は、生産活動に必要な部品・材料を発注した際に記載します。物品の規格・型番も併記して、何を受領したかをわかりやすくしましょう。また、部品・材料の検収結果もあわせて記載すると、より詳細な受領書になります。
運輸・物流業で使う受領書
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運輸・物流業で使う受領書は、荷物の受け取りがあった場合に作成する書類です。荷物内容と送り状番号を記載し、何を受け取ったかをわかりやすく記載します。荷物が問題なく使用できるかどうかも示すために「荷物の状態」欄も作成しましょう。
教育業で使う受領書
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教育業で使う受領書には、授業で使ったり、生徒に配布したりするための教材の受領について記載します。「教材用途」の欄には、授業用か配布用のどちらかを書きましょう。発行者欄には、会社名の代わりに勤めている学校名を記載します。
不動産業で使う受領書
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不動産業で使う受領書は、建物を所有する場合において、部屋の鍵や契約書類などを受け取った際に作成します。鍵や契約書類自体に料金を支払うわけではないため、受領書には受領物と数量のみを記載するのが基本です。
サービス業で使う受領書
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サービス業で使う受領書は、修理業やクリーニング業、点検業などで用いられる書類です。顧客から物品を預かって修理やクリーニングを実施する際に、物品を預かった旨を受領書で示します。委託品名やサービス内容（修理やクリーニングなど）、委託品の返却予定日などを記載します。
受領書に関する注意点
ここからは、受領書に関する注意点として、以下の2点を解説します。
- 証憑書類として使う場合は保存期間が定められている
- 作成時に収入印紙が必要なケースがある
注意点を確認することで、受領書についてより理解を深められます。受領書を取り扱う人はぜひ確認しておきましょう。
証憑書類として使う場合は保存期間が定められている
受領書を会計処理の証憑書類として扱う場合、法律で一定期間保存することが義務づけられています。法人の場合、会計処理の証拠として使う受領書は、原則として7年間の保存が必要です。保存期間の起算日は、取引した年度の確定申告期限日の翌日からであるため、間違えないように注意してください。
電子版の受領書でも証憑書類として活用できるため、紙のまま保管することが難しい場合は、受領書の電子化を検討してみましょう。
作成時に収入印紙が必要なケースがある
収入印紙とは、印紙税や登録免許税など、特定の税金を納める際に用いられる証票です。印紙税が課税される書類を発行する場合、収入印紙を貼る必要があります。
受領書の場合、5万円以上の価値がある金銭・有価証券の受け取りについて記載する場合は、印紙税が課税されます。そのため、受領書の作成時に収入印紙の貼付が必要です。
参考：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁
受領書のテンプレートを作成するならNotePMがおすすめ
NotePMは、業務マニュアルや議事録など、ビジネスシーンで使われるさまざまな書類を作成できるツールです。テキストエディタのUIがわかりやすく、文字色やフォントサイズの変更などを直感的に行えます。表の挿入も可能であるため、受領書のテンプレートを作成する際にも便利です。
作成したドキュメントはNotePM内で保管でき、キーワード検索で探し出せます。受領書のテンプレートを含め、多くの書類を一括管理する際に便利です。
＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選【2025年最新】
＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説
NotePMの特徴
- ドキュメント内に表や画像を挿入できるため、視覚的にわかりやすい文書を作成できる
- 保管中のドキュメントは全文検索に対応しており、検索キーワードを本文中からも探してくれる
- 作成済のドキュメントに関してコメントを残せるため、修正依頼をNotePM上で行える
- 2段階認証やIPアドレス制限に対応しており、セキュリティ対策が強固である
NotePMの料金
受領書のテンプレートを使って、商品を受け取った旨を伝えよう
本記事では、無料で使える受領書のテンプレート10選のほか、記載事項や取り扱いの注意点なども解説しました。
受領書は、商品やサービスを提供してもらった際に、問題なく受け取れた旨を証明する書類です。受領書を保存することで、過去にどういった取引があったかを見返せます。
受領書をスムーズに準備するには、自社で使う受領書のテンプレートをあらかじめ作成することが大切です。受領書のテンプレートを作る際は、NotePMを使うと簡単に作成できます。NotePM内で保管することで、必要なときにすぐ検索して使用できるため、受領書を使う機会が多い人はぜひ導入を検討してみてください。
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