【無料・Word】同意書テンプレート10選｜書き方・記載項目・注意点を解説

同意書を作成するときは、用途に合ったテンプレートを使うと、必要な項目を整理しやすくなります。本記事では、個人情報、イベント参加、撮影・録音、未成年者・保護者の同意など、用途別の同意書テンプレート10種類を紹介します。各テンプレートはWord形式で無料利用できます。

あわせて、同意書に記載する基本項目や書き方、法的効力、承諾書・契約書との違い、作成時の注意点も解説します。

 

無料で使える同意書テンプレート10選

同意書は、目的によって記載する内容が異なります。以下の一覧から用途に近いものを選んでください。

テンプレート	主な用途	主な対象	主に変更する項目	Wordファイル
個人情報の取り扱いに関する同意書	個人情報の取得・利用	顧客・従業員など	利用目的・対象情報・保管期間	Word形式のテンプレートを利用する
個人情報の第三者提供に関する同意書	個人データの第三者提供	顧客・従業員など	提供先・提供情報・利用目的	Word形式のテンプレートを利用する
未成年者・保護者の同意書	未成年者の参加・利用	未成年者・保護者	対象となる行為・条件・保護者情報	Word形式のテンプレートを利用する
医療行為・手術に関する同意書	医療行為への同意	患者など	医療行為・説明内容・リスク	Word形式のテンプレートを利用する
イベント参加同意書	イベントへの参加	参加者	イベント名・日時・参加条件	Word形式のテンプレートを利用する
撮影・録音に関する同意書	写真・動画・音声の撮影・利用	撮影対象者	撮影内容・利用目的・掲載先	Word形式のテンプレートを利用する
スポーツ・アクティビティのリスク同意書	活動内容やリスクの確認	参加者	活動内容・リスク・注意事項	Word形式のテンプレートを利用する
給与振込に関する同意書	給与の口座振込	従業員	賃金の範囲・金額、口座情報、開始希望時期	Word形式のテンプレートを利用する
転籍に関する同意書	転籍への同意	従業員	転籍先・転籍日・労働条件	Word形式のテンプレートを利用する
出向に関する同意書	出向について個別に同意を得る場合	従業員	出向先・期間・労働条件	Word形式のテンプレートを利用する

テンプレートは一般的な記載例です。実際の目的や契約内容、関連する法令に合わせて利用してください。

個人情報の取り扱いに関する同意書

顧客や従業員の個人情報の取得・利用について、本人の同意を得る場合に使います。取得する情報や利用目的、保管期間を明確にし、自社のプライバシーポリシーとの整合も確認してください。

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個人情報の取り扱いに関する同意書は、顧客に対して、個人情報の収集や利用の同意を求めるものです。個人情報を収集する旨だけでなく、利用目的や保管期間などの情報も含め、詳細に記載することを心がけましょう。

個人情報の第三者提供に関する同意書

自社が保有する個人データを、取引先や提携先などへ提供する際に使います。提供先だけでなく、提供する情報や目的も明記します。

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未成年者・保護者の同意書

未成年者がイベントやサービスなどを利用する際に、保護者の同意を確認する場合に使います。

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医療行為・手術に関する同意書

医療行為や手術の内容、目的、リスクなどについて説明を受け、患者の同意を記録する際に使います。必要な説明・同意事項は治療内容や医療機関によって異なるため、以下は一般的な記載例です。実際には各医療機関の手順や書式に従ってください。

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イベント参加同意書

セミナーや体験イベント、社内外の催事などで、参加条件をあらかじめ確認してもらう際に使います。開催日時や参加費に加え、キャンセル条件、禁止事項、必要に応じて撮影の有無などを記載します。

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撮影・録音に関する同意書

人物の写真・動画・音声を撮影・録音し、WebサイトやSNS、広告、社内資料などで利用する場合に使います。撮影への同意と、撮影した素材を利用する範囲は分けて整理します。

掲載先や利用目的、利用期間まで記載すると、同意した範囲が明確になります。

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スポーツ・アクティビティのリスク同意書

スポーツや屋外活動、体験プログラムなどで、参加者に活動内容や想定されるリスクを確認してもらう際に使います。主催者側の責任を一律に免除するための書類ではありません。想定される危険や安全上の注意事項を具体的に記載します。

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給与振込に関する同意書

従業員が指定する金融機関の口座へ給与を振り込む際に使います。厚生労働省「賃金の口座振込み等について」によれば、口座振込み等は「書面又は電磁的記録（以下「書面等」という。）による個々の労働者の同意により開始」するとされています。

同意書等には、対象となる賃金の範囲・金額、指定口座、開始希望時期を記載します。

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転籍に関する同意書

転籍とは、現在の会社との雇用関係を終了し、別の会社と新たな雇用関係を結ぶことです。厚生労働省「今後の労働契約法制の在り方に関する研究会 中間取りまとめ（案）」では、 転籍について「判例上も、労働者の個別的、具体的な同意が必要とされている」と整理されています。

転籍先だけでなく、転籍後の業務内容や勤務地、賃金、労働時間なども確認できるようにします。

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出向に関する同意書

出向について、会社が従業員から個別の同意を得る場合に使います。厚生労働省「確かめよう労働条件」では、就業規則や労働協約に出向の根拠や処遇などが詳細に定められている場合、個別の同意を得ずに在籍出向を命じられる場合があると説明しています。

そのため、このテンプレートは出向時に必ず必要な書類ではなく、個別に同意を確認する場合の書式です。

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同意書に記載する基本項目と書き方

同意書に記載する内容は用途によって変わります。すべての書類に共通する必須項目があるわけではありませんが、次の項目を基準に整理すると作成しやすくなります。

項目	記載する内容
表題	何についての同意書なのか
当事者	同意を求める側・同意する側
同意の対象	何について同意するのか
目的	なぜ同意を取得するのか
内容・条件	利用範囲、条件、リスクなど
期間	必要に応じて有効期間・利用期間など
日付	同意した日
氏名・署名等	誰が同意したのかを確認する情報

同意する対象と範囲を明確にする

同意の対象、利用目的、期間などを具体的に記載し、「何に、どこまで同意するのか」が分かるようにします。たとえば、個人情報を扱う場合は、対象となる情報や利用目的を明記します。

撮影・録音なら、撮影だけでなく、掲載先や利用期間まで示すと同意の範囲を確認しやすくなります。

用途ごとに必要な項目を追加する

イベントなら開催日時やキャンセル条件、スポーツなどの活動なら想定されるリスク、転籍なら転籍後の労働条件など、用途に応じた項目を加えます。相手が同意するかどうかを判断するために必要な情報を基準に整理してください。

誰がいつ同意したのかを確認できるようにする

一般的には氏名と日付を記載します。必要に応じて、住所、所属、保護者との関係なども加えます。署名・押印の要否は、書類の目的や関連法令に応じて確認します。

同意書とは

同意書とは、特定の事項について、本人が同意した意思を文書で確認・記録するために使われる書類です。個人情報の取り扱い、写真や動画の利用、イベント参加、医療行為、雇用に関する手続きなど、さまざまな場面で利用されています。

口頭でも意思を確認できるケースはありますが、文書にしておけば、何について同意したのかを後から確認しやすくなります。

同意書に法的効力はある？

同意書の法的な扱いは、記載された内容や同意の対象、適用される法令によって異なります。

同意書という書面だけで法的効力が決まるわけではない

民法第522条によれば、「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。」とされています。内閣府・法務省・経済産業省「押印に関するQ&A」によれば、「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。」とされています。

そのため、書面や押印の有無だけでなく、合意した内容や法令上の要件を確認する必要があります。同Q&Aでは、本人の署名や押印がある私文書について、文書が本人によって作成されたことを立証する際の考え方も示されています。書面を残しておけば、合意内容や作成経緯を後から確認できます。

未成年者などの法律行為には個別の要件がある

民法第5条によれば、「未成年者が法律行為をするには、その法定代理人の同意を得なければならない。」とされています。ただし、同条では、単に権利を得たり義務を免れたりする法律行為などを例外としています。また、法定代理人が処分を許した財産などについても別の扱いが定められています。

そのため、対象となる法律行為に応じて法定代理人の同意が必要かを確認します。意思能力については、民法第3条の2で「法律行為の当事者が意思表示をした時に意思能力を有しなかったときは、その法律行為は、無効とする。」とされています。

未成年者の行為能力とは別に、意思能力の有無も個別に確認する必要があります。

個人データの第三者提供では本人の同意が必要な場合がある

個人情報保護法第27条によれば、「個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。」とされています。一方、法令に基づく場合など、本人の同意を必要としない例外もあります。

また、委託など、同法上の第三者提供に当たらない場合もあります。提供するデータ、提供先、目的、提供の形態を整理したうえで、必要な対応を確認します。

同意書と承諾書・契約書・誓約書の違い

同意書と似た書類には、承諾書、契約書、誓約書があります。主な違いは次のとおりです。

書類	主な役割	主な特徴
同意書	特定の事項について同意した意思を記録する	同意した内容を明確に残す
承諾書	相手からの申し出などを受け入れた意思を示す	承諾した事実を記録する
契約書	当事者間の合意内容や権利・義務を定める	双方が合意した条件を記録する
誓約書	一方が一定の事項を守ることを約束する	一方当事者の意思表示として使われる

たとえば、撮影した写真をWebサイトへ掲載する許可を本人から得る場合は、撮影・掲載に関する同意書が考えられます。業務委託の業務内容、報酬、契約期間、解除条件など、当事者双方の権利・義務を定めるのであれば、契約書として整理するのが一般的です。

相手から提示された条件や申し出を受け入れたことを示す場合は承諾書、一定の事項を守ることを一方当事者が約束する場合は誓約書が使われます。ただし、書類名だけで法的な性質が決まるものではありません。「同意書」という名称でも、内容によっては当事者間の契約として扱われる場合があります。

同意書テンプレートを使う際の注意点

テンプレートを利用する際は、実際の運用や契約と文面が合っているかを確認します。

同意の対象や範囲に曖昧な部分を残さない

対象や期間、利用範囲が曖昧だと、後から同意範囲の解釈が分かれる可能性があります。特に個人情報、写真・動画、リスクを伴う活動などでは、どこまで同意したのかが分かる文面にします。

契約書や就業規則などと内容をそろえる

契約書、利用規約、就業規則、プライバシーポリシーなどがある場合は、同意書と内容が食い違っていないか確認します。たとえば、同意書と利用規約でキャンセル条件が異なっていたり、出向同意書と就業規則で処遇の説明が異なっていたりすると、適用する条件が分かりにくくなります。

内容を説明したうえで同意を得る

署名欄を設けるだけでなく、本人が内容を理解できるようにします。医療行為やリスクを伴う活動、雇用条件の変更などでは、同意を求める前に必要な情報を説明します。専門用語や社内用語が多い場合は、対象者に伝わる表現になっているかも確認してください。

本人が判断できる状況で同意を得る

説明を読む時間を与えずに署名を求めたり、質問できない状態で手続きを進めたりすると、後から同意の過程が問題になる可能性があります。重要な条件については、説明内容や確認方法も含めて運用を決めておくと、経緯を確認しやすくなります。

法令や専門的な判断が関係する場合は個別に確認する

医療、雇用、個人情報、権利関係などでは、法令や契約によって必要な対応が異なります。判断が難しい場合は、弁護士や社会保険労務士など、対象分野の専門家に確認してください。

同意書や社内テンプレートの共有・管理にはNotePM

同意書や申請書などの定型文書は、最新版を社内で使えるように管理しておく必要があります。社内Wiki・ナレッジ共有ツールのNotePMには、よく使う文書をテンプレートとして登録する機能があります。

登録したテンプレートから新しいページを作成できるため、社内で書式をそろえられます。また、NotePMではページだけでなく、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイル内も検索できます。テンプレートや関連資料を探しやすく、社内ルールや手順書とあわせた管理も可能です。

同意書を部署ごとのフォルダや個人のパソコンに分散させず、参照先を決めておけば、「どこにあるかわからない」「古いファイルを使ってしまった」といった問題も防ぎやすくなります。同意書のほか、申請書、議事録、業務マニュアルなど、繰り返し利用する文書の管理にも活用できます。

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まとめ

同意書を作成するときは、用途に合った書式を選び、同意する対象や範囲、条件を明確にします。個人情報、雇用、医療などでは、関連する法令や手続きも確認が必要です。本記事のテンプレートを参考に、用途に必要な項目を整理してください。

※本サイトに掲載されている情報およびテンプレートは、一般的な情報提供を目的としたものであり、法律上の助言を提供するものではありません。内容の正確性や適切性については十分配慮しておりますが、個別の事情に応じた判断が必要となる場合があります。ご利用に際しては、必ずご自身の責任において内容をご確認のうえ、必要に応じて専門家へご相談ください。

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