【無料】請求書の業種別エクセルテンプレート｜記載事項や作成・発行時のポイントも解説

 

請求書は、取引を円滑に行うために欠かせない文書です。法的に作成・発行義務がないものの、記載しなければならない項目は決まっています。

2023年10月1日からスタートしたインボイス制度によって、請求書周りの義務や記載事項が変更されたため、適格請求書発行事業者になった場合は請求書の作成・発行で注意が必要です。

そのため、そのまま利用できる請求書のテンプレートをお探しの方も多いでしょう。

本記事では、適格請求書発行事業者向けに、無料で使える請求書のテンプレートを業種別に紹介します。また、記載すべき項目や作成・発行時の注意点も解説するので、請求書のテンプレートをお探しの方はご活用ください。

請求書の基本テンプレート【インボイス対応】

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

こちらは、エクセルで作成した請求書の基本テンプレートです。インボイスに必要な項目にも対応しており、いわゆる適格請求書でもあります。

請求書は、作成・発行の義務はなく、書式の決まりもありません。ただし、2023年10月1日からはじまったインボイス制度によって、適格請求書発行事業者には「適格請求書の交付」の義務が課されました。（※）

あわせて、請求書の記載事項が決められています。以下の4つに分けて解説するので、作成時の参考にしてください。

• 請求書に記載しなければならない事項
• 請求書に記載したほうがよい事項
• 法人と個人事業主の記載事項の違い

なお、本記事では適格請求書発行事業者向けの請求書テンプレートを紹介します。

※ 適格請求書の交付が困難な取引では、交付義務が免除される

請求書に記載しなければならない事項

2023年10月1日からはじまったインボイス制度によって、請求書に記載しなければならない事項が以下の8つになりました。

出典：インボイス記載事項チェックシート｜国税庁 をもとに作成

インボイス制度がはじまる前の請求書は「区分記載請求書」と呼ばれ、1から5番までの事項の記載が必須でした。インボイス制度がスタートしたあとは、6〜8番の事項が追加されています。

上記は、インボイス登録事業者の必須記載事項です。これらの項目を記載しておくことで、消費税の仕入れ税額控除を受けられます。

なお、インボイスに未登録の場合は、1から5番までの事項を記載して請求書を作成しましょう。

適格請求書と適格簡易請求書の違い

適格請求書発行事業者で、不特定かつ多数の人に課税資産を譲渡するといった事業の場合は、適格簡易請求書の交付が認められています。

該当する事業者は、以下のとおりです。

出典：適格簡易請求書の交付ができる事業｜国税庁 をもとに作成

適格簡易請求書では、記載事項も以下のように変わります。

出典：インボイス記載事項チェックシート｜国税庁 をもとに作成

適格請求書と比較すると「宛名」が不要で、6番の事項がどちらかでよくなるため、請求書の作成工数が減ります。なお、適格簡易請求書は、交付相手に「記載不備」だと誤解されることがあるため、「簡易インボイス対象」といった文言を入れておくと安心です。

請求書に記載したほうがよい事項

請求書には、必須ではないものの、記載したほうがよい事項があります。

請求書に記載したほうがよい事項	記載するメリット
請求書番号	発行者の請求書管理がしやすくなる
振込先	交付相手がスムーズに入金できる
支払期限	・入金遅れを防げる ・未入金時の催促やトラブル対応の根拠となる

これらの事項は、記載しておくとメリットが多いため、記載をおすすめします。

法人と個人事業主の記載事項の違い

個人事業主は、法人の記載事項に加えて、以下の事項を記載します。

以下が、個人事業主向け請求書の基本のテンプレートです。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

テンプレートには数式が入っているので、実際に数字を入れて使ってみてください。

Microsoft officeで使える請求書のテンプレート

Microsoft officeには、標準で請求書のテンプレートが用意されています。無料で使えるので、Microsoft officeを使って請求書を作成するときは、利用してみてください。

• エクセルで使える請求書のテンプレート
• ワードで使える請求書のテンプレート

ワード形式の請求書テンプレートは、印刷して手書きで書き込んでも利用できます。

エクセルで使える請求書のテンプレート

エクセルで、請求書テンプレートを検索すると、さまざまな種類が表示されます。

豊富なレイアウトから選べるメリットがあります。

【基本的なビジネス請求書1】

ただし、ご覧のとおり、適格請求書に必要な登録番号や適用税率などの記載事項がありません。そのため、自分で必要事項や数式を追加する必要があります。

ワードで使える請求書のテンプレート

ワードにも、豊富な請求書のテンプレートが存在します。

【サービス請求書（シンプルな線のデザインのドキュメント）】

ドキュメント形式で請求書を作成できるので、ワードに慣れていると使いやすいでしょう。ただし、エクセルと同様で、適格請求書に必要な記載事項がありません。

自分でレイアウトを調整しなければならないため、テンプレートの完成までに時間と手間がかかります。

【無料】請求書のエクセルテンプレート10選【業種別】

ここでは、エクセル形式の適格請求書のテンプレートを業種別に10選紹介します。

見出し	エクセルファイル
製造業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
建設業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
IT業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
デザイン業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
コンサルティング業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
広告業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
印刷業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
人材派遣業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
運送業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
清掃業向けの請求書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）

基本的な記載事項をもとに作成しているので、自社に合わせて調整してお使いください。

製造業向けの請求書テンプレート

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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

製品ごとに工程や原価構成が異なる場合、テンプレートの項目だけでは情報が不足する可能性があります。必要に応じて、品番・仕様・納期などを備考欄や追加列で補足すると自社に合った運用が可能です

建設業向けの請求書テンプレート

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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

工事ごとに作業内容や発注者情報が異なるため、テンプレートのままでは対応しにくいケースもあります。必要に応じて項目を変更し、作業工程の名称や現場名などを入力してください。

IT業向けの請求書テンプレート

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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

プロジェクトごとに作業時間・担当工程・契約形態が異なるため、項目を細かく分けたい場合は行の追加で対応することが可能です。月単位・成果物単位など、用途に応じて項目を変更しましょう。

デザイン業向けの請求書テンプレート

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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

案件によって請求内容が毎回変わるため、テンプレートだと項目が足りないケースもあるでしょう。その場合は、たとえば「デザイン料＋修正費＋素材費」のように複数項目を記載したい場合は、行を追加して金額ごとに分けて記載してみてください。

コンサルティング業向けの請求書テンプレート

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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

報酬体系が固定費・変動費で分かれる場合、複数の明細や分類の行を加えて調整するのがおすすめです。プロジェクト名や契約期間も併記するとよりわかりやすい請求書になります。

広告業向けの請求書テンプレート

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

媒体ごとに掲載期間や広告のサイズ、出稿料金が異なると、請求内容がバラバラになります。そのため、必要に応じて「〇月〇日〜〇月〇日／バナー広告（300×250px）／〇〇メディア」など、明細欄に具体的な条件を書き込むのがおすすめです。

複数媒体がある場合は、行を分けて記載すれば整理しやすくなります。

印刷業向けの請求書テンプレート

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

紙種や色数、加工など仕様が複雑な場合、明細だけでは情報不足になることがあります。テンプレートに項目を追加したり、備考欄を設けて仕様詳細を記載したりと、自社に応じたレイアウトに変更しましょう。

人材派遣業向けの請求書テンプレート

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

勤務時間や派遣先ごとの契約単価が異なる場合、明細ごとに細かく分けて記載する必要があります。日数や時間、職種の項目を設けることで、実態に即した明細を可視化できます。

運送業向けの請求書テンプレート

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

運送区間や回数、距離などを細かく記載したい場合は、項目を増やしましょう。備考欄を設けて、荷主名や納品日を記載しておくと誤認防止にもつながります。

清掃業向けの請求書テンプレート

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

定期・スポットなどサービス頻度が異なると、記載項目が変わることがあります。作業回数や場所の記入欄を自由に調整して、実態に合った請求内容に仕上げてください。

請求書を作成・発行するときのポイント

請求書を作成・発行するときは、次の4つのポイントを押さえておく必要があります。

• 請求書への押印は義務ではない
• 請求書は有効期間が決まっている
• 請求書の保存期間は法律で決まっている
• 請求書はメール便・宅配便では送付できない

知っておくと請求業務の効率向上につながるものもあるので、参考にしてみてください。

押印は義務ではない

請求書に印鑑を捺すことは、義務づけられているわけではありません。請求書に押印されていると、「自社が発行した」または「この会社から交付された」といった証明が可能です。また、請求書の偽造を防ぐ意味でも効果を期待できます。

電子メールやビジネスチャットツールを使って請求書をやり取りするとき、押印が必要なケースでは、一度プリントアウトした請求書に押印してから、再度スキャナーで取り込むことが必要です。

この運用だと非常に手間がかかるため、最近では押印を省略したり、電子印鑑を使ったりするケースが増えています。たとえば、行政でも押印の省略が進んでおり、2020年時点で内閣府が、調達案件について請求書の押印を省略できる旨を発表し、推進しています。（※）

ただし、社内規定で押印を義務としている企業もあるので、押印を省略する際は取引先に確認しましょう。

※ 出典：契約等の手続きにおける押印等の簡略化について｜内閣府

請求書は有効期間が決まっている

請求書を発行すると、5年間は法的効力が発生します。これは、請求書は債権の証拠とみなされ、民法166条1項1号が適用されるためです。

【民法166条1項1号】

引用：民法｜e-GOV

これにより、未入金の場合でも、5年間は法的に請求を行う権利が残ります。ただし、時効の中断や更新といった例外もあるため、必要に応じて専門家に相談しましょう。

請求書は保存期間が決まっている

請求書は、発行者と受領者それぞれで保存が義務づけられています。

原則として請求書の保存期間は、以下のとおりです。

• 法人：7年間
• 個人事業主：5年間

ただし、それぞれ例外があります。法人は、以下にあてはまる場合、10年間の保存期間が義務づけられます。

• 青色申告書を提出した事業年度で、青色申告欠損金が発生した場合
• 青色申告書を提出していない事業年度で、災害損失欠損金額が発生した場合

また、個人事業主で消費税課税事業者にあてはまる場合は、例外として保存期間が7年間になります。

請求書はメール便・宅配便では送付できない

請求書は、「信書」として扱われるため、メール便や宅配便では送付できません。信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」を指します。（※）

信書を送達できるのは郵便事業者のみに限られています。そのため、日本郵便が提供する普通郵便やレターパック、簡易書留などのサービスや、総務省の認可を受けた信書便事業者のみが扱えるのです。

メール便や宅配便は、宅配事業者によるサービスに該当するので、請求書の送付には利用できません。

※ 「郵便法第4条第2項」および「民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項」による

請求書の作成にはテンプレートが豊富なツールの活用がおすすめ

インボイス制度がはじまったとき、エクセルのテンプレートを使っていた企業は、請求書の様式を変更しなければなりませんでした。制度を正しく理解したうえで、レイアウトや数式を調整するのは、日々の業務で忙しい担当者にとって大きな負担です。

そのため、請求書を作成するときは、法令改正にともなって開発側で様式をアップデートしてくれるクラウド請求書発行システムの活用がおすすめです。

クラウド請求書発行システムなら、エクセルのように細かくレイアウトを調整しなくても、必要事項を選べば自社に合った請求書を作成できます。

請求書の作成から送付までを一元化できるシステムもあり、請求業務の効率化にもつながります。

以下の記事では、クラウド請求書発行システムの基本機能や導入効果、メリット・デメリットを解説しているので、参考にしてみてください。

＞関連記事：請求書発行システムとは？代表的な機能と製品比較ポイントを詳しく解説！
＞関連記事：請求書発行システム導入によるメリットとデメリットは？

請求書のテンプレートを活用して請求業務を効率化しよう

請求書は、記載項目が定められており、イチから作成するとなると手間がかかります。明細の項目立てやレイアウトなど悩む部分も多く、非効率的です。

そのため、無料で使える請求書のテンプレートをベースに、自社に合わせて修正する方法をおすすめします。

ただし、テンプレートを使っても、自社に合わせた項目やレイアウトの変更が必要になるのが一般的です。

より効率的に請求書を作成したいのであれば、請求書発行システムの利用が適しています。

請求書発行システムなら、記載事項を選ぶだけで自社に合った請求書を作成できます。保存や管理、送付なども一元化できるシステムもあるので、請求業務全体の効率向上にもつながるでしょう。

以下の記事では、おすすめのクラウド請求書発行システム13選を紹介しているので、参考にしてみてください。

＞関連記事：【2025年版】クラウド請求書発行システム おすすめ13選を徹底比較（無料あり）

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