【Word対応】通知文の無料テンプレート10選｜項目や書き方のポイントも解説

通知文とは、社員や関係者に人事異動や決定事項などの通知や案内をするための文書です。

多くの人に正確に情報を伝えるために、適切な情報を整理して簡潔に伝える必要があります。しかし、実際にどのような形式で通知文を提出するべきなのかわからない人もいるのではないでしょうか。

本記事では、通知文の書き方のポイントやテンプレート例を紹介します。通知文の作成方法に悩んでいる人は、ぜひテンプレートを活用して簡単に作成してみてください。

 

Web上で簡単に通知文の作成・管理を行えるツール「NotePM」

 

【無料】通知文のテンプレート10選【Word対応】

無料で利用できる通知文のテンプレートを紹介します。

• 業務連絡通知
• 休業日のお知らせ
• 価格改定のお知らせ
• システムメンテナンスのお知らせ
• 新商品発売のお知らせ
• 社員異動のお知らせ
• サービス終了のお知らせ
• 会議招集通知
• 採用決定通知
• イベント開催通知

Wordでも使用できるので、状況に応じたテンプレートを活用しましょう。

業務連絡通知

業務連絡通知のテンプレート

業務連絡通知のテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

業務連絡通知は、日常的な業務に関する情報を伝えるものです。必要な情報を漏れなく記載するために、簡潔かつ明確な内容の記載が求められます。また、緊急度や重要度に応じて、メールや掲示板など発信方法を選択するのも重要です。

休業日のお知らせ

休業日のお知らせのテンプレート

休業日のお知らせのテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

休業日のお知らせは、従業員や取引先に対して会社の休業予定を伝える通知です。休業の日程や理由（祝日、夏季休暇など）・緊急時の連絡先・休業前後の業務スケジュールへの影響などを明確に記載します。

関係者全員が適切な準備ができるように、十分な余裕を持ったタイミングで通知するのが理想的です。

価格改定のお知らせ

価格改定のお知らせのテンプレート

価格改定のお知らせのテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

価格改定のお知らせは、顧客や取引先に対して製品やサービスの価格変更を伝える通知です。改定の理由や新旧価格・適用開始日・顧客への影響を最小限に抑えるための措置などを明確に記載する必要があります。

丁寧で誠実な表現を用いて、改定の必要性を理解してもらえるようにしましょう。

システムメンテナンスのお知らせ

システムメンテナンスのお知らせのテンプレート

システムメンテナンスのお知らせのテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

システムメンテナンスのお知らせは、ユーザーに対してシステムの一時停止や機能制限を事前に通知するものです。メンテナンスの日時や影響を受けるサービスの範囲・予想される停止時間・メンテナンス中の代替手段・緊急時の連絡先を明確に記載しましょう。

ユーザーへの影響を最小限に抑えるために、適切なタイミングで通知することが大切です。

新商品発売のお知らせ

新商品発売のお知らせのテンプレート

新商品発売のお知らせのテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

新商品発売のお知らせは、顧客や取引先に新製品の情報を伝えるための通知です。商品名や発売日・主な特徴・価格を記載する必要があります。

また、既存製品との違いや購入方法・問い合わせ先も記載することで、顧客の興味を引き、購買意欲を高められるでしょう。ただし、誇大広告にならないように正確な情報提供を意識することが重要です。

社員異動のお知らせ

社員異動のお知らせのテンプレート

社員異動のお知らせのテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

社員異動のお知らせは、組織内外に人事変更を伝えるための通知です。異動する社員の氏名や現職・新職異動日を記載します。

また、異動の理由や新たな役割についても簡潔に触れると良いでしょう。社内向けの場合は引継ぎ情報も含め、社外向けの場合は連絡先の変更などを記載するのがおすすめです。

サービス終了のお知らせ

サービス終了のお知らせのテンプレート

サービス終了のお知らせのテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

サービス終了のお知らせは、顧客に対してサービスの提供終了を通知するものです。終了日や理由・代替サービスの有無を明確に記載します。また、顧客データの取り扱いや、払い戻し等の手続きについても詳細に説明しましょう。

十分な周知期間を設け、誠意ある対応と丁寧な説明を心がけましょう。

会議招集通知

会議招集通知のテンプレート

会議招集通知のテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

会議招集通知は、参加者に会議の詳細を伝えるための通知です。日時や場所・議題・参加者リストを明確に記載します。また、オンライン会議の場合は、接続方法や注意事項も記載しておきましょう。

参加者全員が適切な準備ができるように、余裕を持って通知することが重要です。

採用決定通知

採用決定通知のテンプレート

採用決定通知のテンプレートの例文

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採用決定通知は、応募者に採用結果を伝えるための文書です。採用の決定や職位・勤務開始日を記載します。また、入社手続きの詳細や必要書類・今後のスケジュールなども必要に応じて記載しましょう。

不明点の問い合わせ先も明記することで、新入社員が安心して入社準備を進められます。

イベント開催通知

イベント開催通知のテンプレート

イベント開催通知のテンプレートの例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

イベント開催通知は、参加者にイベントの詳細を伝えるための通知です。イベント名や日時・場所・内容・参加費などを記載します。また、申し込み方法や締切・問い合わせ先も記載しておくと、必要な情報を漏れなく提供できるでしょう。

イベントの詳細を伝える魅力的な表現を使用して、参加を促せるようにすることが求められます。

Web上で簡単に通知文の作成・管理を行えるツール「NotePM」

通知文の役割

通知文は、上層部や部門担当者から発信される社内の決定事項や人事異動・会議日程などの情報を共有するための文書です。会社の重要な情報を社員に伝えるためには、以下のポイントを意識する必要があります。

• 日付や場所・時間などの情報を正確に伝える
• 必要な情報を簡潔に伝える
• 一目で重要な情報が把握できるようにする

多くの社員が目にする通知文は、社内コミュニケーションを円滑にするための重要な文書です。適切な通知文を作成することによって、業務効率の向上に貢献できるでしょう。

通知文の記載内容と書き方

通知文には以下の項目を記載する必要があります。

• 件名
• 日付と発行者
• 宛名
• 本文

基本的な書き方を意識することで、一目で相手に情報が伝わるような通知文が作成できます。過不足なく情報を伝えられるような通知文を作成しましょう。

件名

通知文は、相手が一目で内容を把握できるように、簡潔で具体的な件名を付けるのが重要です。「〇〇についてのお知らせ」や「〇〇に関するご案内」など、内容が直接伝わるようなシンプルでわかりやすい件名を付けましょう。

通知内容を的確に反映した件名を付けることで、社内での情報共有が円滑になります。

＞関連記事：マニュアルはタイトルが重要！会社で使われる書き方のポイントを解説

日付と発行者

適切な日付と発行者情報を記載することで、通知文の信頼性と責任の所在が明確になります。発行者欄の記載内容は、以下のとおりです。

通知文の種類	記載内容
会社内の通知文	所属部署 氏名 問い合わせ先
自治体への通知文	属する自治体や地区
集団で通知を出す場合	団体名 代表者名
個人で通知を出す場合	住所 氏名 電話番号 押印

通知内容に関する質問や確認ができるよう、問い合わせ先を明記するのも重要です。混乱や誤解を防ぐためにも、確実に連絡が取れる連絡先を記載しましょう。

宛名

宛名を書く際の主な敬称の使い方は、以下のとおりです。

宛先	敬称
特定の社員宛て	関係者各位 担当者各位
社員宛て	社員各位
会議議事録	出席者各位
個人宛	〇〇様 〇〇殿 〇〇部長 〇〇課長 など

「各位」は2名以上の相手に敬意を表す敬称です。ただし、会社名や部署名が宛先の場合は、社内ルールに従いましょう。

本文

本文は、簡潔かつ具体的に記載するのが重要です。問題点や希望を明確に伝えられるように、背景説明は端的にしておきましょう。

長文になりそうな場合は、要点を箇条書きで整理するのもおすすめです。箇条書きを使用することで、相手に重要なポイントを的確に伝えられます。

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通知文を作成する際の5つのポイント

通知文を作成する際は、以下の5つのポイントを意識するのが重要です。

• 簡潔にわかりやすい文章を意識する
• 必要な情報を整理して記載する
• 丁寧な言葉遣いを心がける
• 連絡先を明記する
• 適切な時期に作成する

通知したい内容を正確に伝えるためにも、ポイントを押さえて通知文を作成しましょう。

簡潔にわかりやすい文章を意識する

通知文は、相手がすぐに内容を理解できるように、簡潔さとわかりやすさを意識します。適度に箇条書きを使用することで、要点が把握しやすくなります。

経緯や問題を詳細に説明してしまうと、相手に要点が伝わりにくくなってしまうので注意しましょう。

必要な情報を整理して記載する

通知文を作成する際には、伝えたい内容の重要度を見極め、順序立てて記します。とくに、結論や要点は、迅速に情報共有ができるように冒頭に簡潔に記すのが重要です。

また、通知文は一度発信すると訂正が難しく、誤情報が広がる可能性があるので、よく確認してから発信しましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける

通知文は、組織内外の人々に情報を伝える文書なので、丁寧な言葉遣いが求められます。とくに、行政や社外向けの通知文では、冒頭に挨拶文を入れるのが一般的です。

また、断定的な表現は避け、柔らかい言葉遣いを意識しましょう。失礼のない効果的な通知文を作成するには、ビジネスシーンに適した丁寧な言葉遣いが欠かせません。

連絡先を明記する

通知文は、内容についての質問や確認に備えて、連絡先を明記しておきましょう。また、発信者や担当部署の連絡先を明確に示すことで、信頼性が高まります。業務効率化や不安解消のためにも、適切な連絡先を記載することが大切です。

適切な時期に作成する

通知文は、早過ぎても遅過ぎても情報を正しく伝えられないので、適切なタイミングで発行しなければなりません。

一般的に、日付が決まっているイベントや会議の場合、1ヶ月から2週間前に発行するのが理想的です。1ヶ月から2週間前であれば、相手が内容を忘れてしまうリスクを最小限に抑え、十分な準備期間を与えられます。

テンプレートを活用してしっかりと情報を伝えられる通知文を作成しよう

通知文は社員や取引先に対して、人事異動やイベントの案内などを伝えるための文書です。

伝えたい内容が一目で伝わるような件名を付け、簡潔かつ具体的に通知内容を記載する必要があります。日付が決まっている内容の通知文を作成する場合は、早く通知してしまうと内容を忘れられてしまう可能性があるので注意しましょう。

効率良くわかりやすい通知文を作成するなら『NotePM』がおすすめです。NotePMは、通知文やマニュアルなどデータを共有し、ナレッジやノウハウを一元管理できます。

テンプレート機能が搭載されているので、内容を変更すれば簡単に自社に合った通知文を作成できるでしょう。作成をサポートする機能も豊富で、通常のパソコンと同じ感覚で利用できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しを追加できる「画像編集機能」も用意されています。

NotePMの機能を確認したい人は、まず30日間の無料トライアルから始めてみてください。

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