【無料】理由書のテンプレート・例文10選｜書き方や作成のコツも解説

 

理由書とは、物事を判断した理由やその道筋を説明した文書です。物事が発生した理由を明確に説明する必要があるときに提出します。

理由書の内容を正確に伝えるには、書き方や作成時のコツの理解が不可欠です。

本記事では、理由書のテンプレート・例文10選を紹介し、書き方やコツまで解説します。

 

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理由書とは？

理由書とは、物事を判断した理由やその道筋を説明した文書です。発生した物事のプロセスを説明する際に用いられます。

たとえば、仕事に遅刻した理由や退職する理由を伝える際に利用します。理由の説明は報告に近いため、報告するための文書ともいえるでしょう。

なお、あくまで物事の発生理由を説明する文書であるため、謝罪や反省の言葉は最小限にとどめます。もし謝罪や反省の言葉を記載するなら、始末書といった別の文書を作成しましょう。

理由書を作成する目的

理由書を作成する目的は、以下のとおりです。

• 物事の発生理由を説明するため
• コミュニケーションツールのひとつとして使用するため
• 発生した理由の記録を残すため

理由書はただ単に理由を述べるだけでなく、文書を提出する人と受け取る人との意思疎通を図れるツールです。文書を利用することで、解釈のズレを防止できます。

また、文書として理由を記録しておけば、今後発生する可能性があるトラブルの防止に役立ちます。たとえば、製造過程の不備を理由書として記録しておけば、不備の発生を抑制できるでしょう。

理由書と顛末書との違い

理由書と顛末書との違いは、発生の理由を記載するかしないかです。

顛末書は物事の発生から終了までを時系列で記載する文書です。一方、理由書は物事の発生の経緯や事情、理由を書きます。

たとえば電車の遅れで遅刻した場合、顛末書ではいつ電車が駅に到着していつ下車したかを記載しますが、理由書では電車が遅れた事実とともに理由を明記します。

つまり、事実のみを記載するのが顛末書、物事がなぜ起きたのか説明するのが理由書です。

理由書の書き方

理由書を書くときには、以下の内容を記載します。

• 作成した日付
• 宛先
• タイトル
• 理由書を提出するに至った経緯とその理由
• 署名捺印
• 連絡先

理由書の記載事項の中でとくに重要なのは、提出するに至った経緯とその理由です。

具体性を出すには、なぜ文書を提出することになったのかという説明と、説明した事実が発生した背景を記載する必要があります。理由書を作成するに至った事情を前置きとして説明すれば、文書を受け取った人は内容をより深く理解できます。

また、物事の発生理由が明確になれば、今後の予防策として理由書を活かせるはずです。詳細な内容を記録し、今後のために役立てられる文書として役立ちます。

 

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無料で使える理由書のテンプレート・例文10選

ここでは、無料で使える理由書のテンプレート・例文10選を紹介します。

• 遅刻の理由書
• 欠席の理由書
• 退職の理由書
• 休職の理由書
• 転居の理由書
• 変更届出の理由書
• 契約解除の理由書
• 修正申請の理由書
• 訂正の理由書
• 異議申し立ての理由書

テンプレート・例文を参考に内容を変更してご利用ください。

遅刻の理由書

遅刻の理由書のテンプレート

遅刻の理由書の例文

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理由書には作成した日付や氏名（所属）、理由書を提出するに至った事由を記載しましょう。

例文でいえば「私が本日、遅刻いたしましたことについて、以下の通りご報告申し上げます」が、理由書を出すべき事由に該当します。そして、なぜ提出しなければならないのか理由を端的に記載します。

また、必要に応じて理由書の最後に一文でよいので、謝罪や反省を入れましょう。

欠席の理由書

欠席の理由書のテンプレート

欠席の理由書の例文

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欠席の理由書の例文では、体調不良で休んだという内容を当て込みました。

欠席するほどの体調不良とは何か、いつから体の調子が遅くなったのかなどを記載します。もし欠席した理由が体の不調ではなく自然災害の発生であれば、交通網の運休決定により欠席したといった理由を記載しましょう。

理由は詳細に記載したほうがよいため、本例文では具体例として「医師の指示に従い」という書き方にしています。

退職の理由書

退職の理由書のテンプレート

退職の理由書の例文

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本例文では家族の介護を理由としましたが、労働条件が希望と一致していない、大病を患ってしまったなどの事由も考えられます。自分が退職に至った経緯をうまくまとめ、アレンジしたうえで書き換えてみてください。

なお、退職の場合は謝罪や反省の記載はあわないケースがあるため、内容に応じて今までの感謝を伝える一文を最後に付け加えましょう。

休職の理由書

休職の理由書のテンプレート

休職の理由書の例文

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休職の理由書も退職と同じく、介護を理由とした例文にしました。

ただし、こちらは復職するため、いつからいつまで休職するのか明確に記載する必要があります。例文では「9月1日より3ヶ月間」と期限を設けています。

ケガを理由に休職するのであれば「医師の診断により1ヶ月の安静が必要とされている」というように、詳細な理由を文書に記載しましょう。

転居の理由書

転居の理由書のテンプレート

転居の理由書の例文

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税金や保険などの関係により引越しする場合は、会社に対して転居の理由書や届出を提出しなければなりません。就業規則に特段の定めがなければ、転居する事情まで記載する必要はないため、あくまで転居する事実だけ報告します。

また、引越し先や通勤経路まで記載しておけば、勤務への影響や通勤手当の変更の可能性まで伝えられます。

変更届出の理由書

変更届出の理由書のテンプレート

変更届出の理由書の例文

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変更届出の理由書では、どのような目的を達成するために何を変更するのか明確にします。

本例文では「業務効率化」が目的、達成する手段が「システム導入でのプロセス変更」です。変更する目的と理由を明確にすれば、文書を受け取った人もなぜ変更が必要なのか理解できます。

また、変更する前と後ではどの程度の効果の違いが見られるか記載しておけば、より内容が伝わりやすくなります。

契約解除の理由書

契約解除の理由書のテンプレート

契約解除の理由書の例文

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契約の中にはクーリング・オフや債務不履行解除、手付解除など一方的に解除できるものがあります。一方的に解除できる契約を解約する際には、理由書を提出します。

解除の事実だけ伝えるのではなく「提供されるサービスのコストパフォーマンスが低い」といった理由を明記しましょう。一方的に契約が解除できる場合でも、事実だけでなく理由をあわせて記載すると、内容が相手に伝わりやすくなります。

また、契約解除の日付まで記載しておけばより明確になります。契約の解除には時間がかかるケースもあるため、当事者に配慮した期日を設定しましょう。

修正申請の理由書

修正申請の理由書のテンプレート

修正申請の理由書の例文

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修正申請の理由書は、提出した文書に不備があった際、内容を訂正するために利用します。修正する箇所と修正後の内容を記載しておけば、見比べやすくなります。

また、修正が完了する日まで添えておけば問題解決できる日時も確定でき、文書を受け取った側が質問する手間を省けるはずです。

訂正の理由書

訂正の理由書のテンプレート

訂正の理由書の例文

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訂正の理由書を提出する際には、必ず訂正前と訂正後の内容を記載しましょう。

訂正は間違っている内容を正しいものに変えることなので、前後の内容が記載されていると、どの部分が直されたのか明確になって相手に伝わりやすくなります。

訂正する理由を添えるだけでも理由書として使えますが、訂正の内容が記載されていないと提出する理由を述べたことになりません。

異議申し立ての理由書

異議申し立ての理由書のテンプレート

異議申し立ての理由書の例文

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異議申し立ての理由書には、申し立てするに至った理由を記載します。

本例文では提出する理由を「判断基準が不明確」としています。ほかの例として、給与算定の基準の適用が間違っているのではないか、契約書記載の条文と違う行動ではないかなどが考えられるでしょう。

改善の要求があれば、異議申し立てした内容とともに記載します。

理由書を作成するときのコツ

理由書を作成するときのコツは、以下のとおりです。

• 謝罪・反省の記載は最小限にする
• トラブル防止策を記載する
• 提出を後回しにしない
• ツールを利用する

詳細を見ていきましょう。

謝罪・反省の記載は最小限にする

理由書は理由を述べる文書であり、謝罪や反省は本来必要ありません。謝罪や反省を記載する文書は始末書です。

しかし、始末書を提出する予定がないのであれば、理由書に最低限の謝罪や反省を記載しても問題ありません。

提出する文書に応じて記載内容を変更し、理由書を受け取る人に配慮することが大切です。

トラブル防止策を記載する

トラブル発生の抑止は理由書を作成する目的のひとつであり、防止法の記載は重要な項目です。理由書を提出する内容に適した防止策があるなら、物事の発生理由と併記しましょう。

ただし、理由書の最大の目的は理由の記載であるため、防止策の記載に注力しすぎないようにしましょう。

提出を後回しにしない

理由書を提出する事由が発生した場合、すみやかに文書を作成し提出することが大切です。

理由書の作成が必要になるケースとして、トラブル発生が考えられます。理由書の作成が遅くなるほどトラブルが大きくなるおそれもあり、作成者は被害の拡大を防ぐためにも早めに文書を確認してもらう必要があります。

確認にも時間がかかる場合があるため、早めの提出を心がけましょう。

ツールを利用する

理由書を作成する場合、テンプレートを豊富に搭載しているツールの利用がおすすめです。

理由書を作成するには必要事項を記載したうえで、物事が発生した理由を端的に説明しなければなりません。しかし、どのような内容を書けばいいのか、端的に記載するにはどうしたらいいのか迷う人もいるはずです。

そのような方は、豊富なテンプレートを搭載している「NotePM」がおすすめです。NotePMには豊富なテンプレートがあり、理由書を作成するためのエディタ機能も搭載しています。テンプレートを参考にし、さまざまな機能を用いれば独自の理由書が簡単に作成できます。

 

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理由書のテンプレートを利用し事実を明確に報告しよう

理由書は、物事を判断した理由やその道筋を説明した文書です。物事が発生した理由をわかりやすく伝える必要があるものの、テンプレートを利用すれば理解しやすい理由書が作成できます。

相手に伝わる理由書を作成したいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMにはテンプレート機能が搭載されており、理由書のひな形を保存しておけば誰でもわかりやすい文書が作成できます。

また、普段使いのパソコンと同じように利用できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しを使える「画像編集機能」も搭載しています。NotePMの機能を確認したい人は、まず無料トライアルからお試しください。

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