こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
Microsoft Officeで作成したWord・Excelファイル、PowerPointの資料を他の人にも共有し確認して欲しい時に活用できるのがGoogleドライブの共有機能です。共有機能を活用することで、共有相手とファイルやフォルダの同時編集が可能になります。また、確認だけであれば閲覧機能、修正をお願いするのであればコメント機能など、目的と相手に合わせて共有することができます。この記事では、OneDriveの共有機能の詳しい紹介、共有ができるメリット、実際の共有手順を図解を使って紹介します。
目次
OneDriveの共有機能
OneDriveではMicrosoft Officeのファイルだけに限らず、写真や動画など様々なファイルをクラウド上に保存することが可能であり、Microsoftアカウントであれば無料で使うことができます。OneDriveの標準機能の中に「共有機能」があります。これはファイルのリンクを知っていれば自分以外の相手とファイルが共有できる機能で、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからも閲覧や編集、コメントをつけることができる便利な機能です。共有する相手と目的を明確にすることで、必要な制限をかけることも可能であるため、機密性の高い文書から公開文書まで様々な場面で活用することができます。 なお、Googleドライブにも同じような共有機能があります。
関連記事：Googleドライブのフォルダ・ファイルを共有する方法を分かりやすく図解
OneDriveでフォルダ・ファイルを共有するメリット
OneDriveでフォルダ・ファイルを共有するメリットは以下の3つです。
- 複数の端末・従業員同士で同期できる
- 保存した端末以外からも閲覧・編集が可能
- バックアップになる
それでは1つずつ見ていきましょう。
複数の端末・従業員同士で同期できる
OneDriveでフォルダ・ファイルを共有するメリットの1つ目は、複数の端末・従業員同士で同期できることです。OneDriveは、パソコンに限らずタブレットやスマートフォンなど色々な端末からアクセスすることが可能です。確認して欲しいファイルは相手にファイルのリンクを伝えることで即時に共有でき、相手は自分の状況とタイミングに合わせて確認することができます。また、端末の数も制限はなくリンク先を知っている人であれば複数人で1つのファイルにアクセスすることができます。共有先を指定してURLを開示するため、必要な相手だけに情報共有が可能になります。
保存した端末以外からも閲覧・編集が可能
OneDriveでフォルダ・ファイルを共有するメリットの2つ目は、保存した端末以外からも閲覧・編集が可能なことです。OneDriveで共有したファイル・フォルダを作成した端末だけではなく、どの端末からでも閲覧と編集ができます。例えばテレワーク中に自宅の私用パソコンから編集したファイルを、社内にいる他の従業員が社内のパソコンで閲覧・編集できるのはもちろん、移動中の従業員が手元にあるタブレットやスマートフォンからアクセスすることも可能です。端末に制限がないことから、多様な働き方に対応した機能とも言えます。
バックアップになる
OneDriveでフォルダ・ファイルを共有するメリットの3つ目は、バックアップになることです。ハードディスクやデスクトップのフォルダと同期できるため、設定することで2箇所に自動的に保存ができます。バックアップとして使うことで、思わぬ端末の故障があっても素早いリカバリーができます。
OneDriveで簡単にファイル共有をするための手順
ここでは、OneDriveで簡単にファイル共有するための手順を紹介します。
1.共有するフォルダ・ファイルを選択
2.「共有」をクリック
以下の画面が出てきます。
3.共有するユーザーのアクセス権限を設定する
必要に応じて、パスワードなども設定できます。
4.リンク先URL取得
コピーしたリンクをメールやチャットツールなどで共有し、共有相手がアクセスするだけで、ファイルの共有ができます。
まとめ
この記事では、OneDriveの共有機能の詳しい紹介、共有ができるメリット、実際の共有手順を紹介しました。OneDriveの共有機能により、端末を制限することなくファイル・フォルダの共有が可能となります。また共有リンクのアクセス権についても「変更を加える」「変更できない」の2つで使い分けることのできるため、目的や相手に合わせて設定できます。新型コロナウイルス感染症拡大により社内だけに留まらない様々な働き方が推奨されるようになった今、ファイル・フォルダを共有できることで、多様な働き方の助けになる機能と言えます。
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