ファイルのタグ付け管理方法|Windows・Mac設定とツール比較

仕事で扱うファイルが増えれば増えるほど、「あのファイル、どこに保存したっけ？」と探し回る時間が増えてしまう。フォルダを階層化して整理しても、一つのファイルが複数のプロジェクトに関わる場合、どこに入れるべきか迷ってしまう。結局、同じファイルを複数の場所にコピーして保存し、どれが最新版かわからなくなる――こうした悩みを抱えている方は少なくありません。

そこで注目されているのが、ファイルに「タグ」を付けて管理する方法です。タグ付け管理を活用すれば、一つのファイルに複数のキーワードを紐づけることで、プロジェクト名や担当者名、ステータスなど、さまざまな切り口から瞬時に目的のファイルを探し出せるようになります。

この記事では、タグ付け管理の基本的な仕組みから、Windows・Macの標準機能を使った具体的な設定手順、チームで活用できる主要なファイル管理ツールの比較、さらには組織でタグ付けルールを運用するためのポイントまで、実践的な情報を網羅的に解説します。

タグ付けを正しく活用すれば、ファイルを探す時間を大幅に削減し、チーム全体の生産性を向上させることができます。今すぐ始められる方法から、将来的な拡張を見据えたツール選定まで、具体的な手順とともにご紹介します。

ファイル管理におけるタグ付けとは

タグ付けとは、ファイルやフォルダに「キーワード」を付与して分類・整理する手法です。従来のフォルダ管理では、ファイルを一つの場所にしか保存できませんでしたが、タグ付けを使えば、一つのファイルに複数のキーワードを紐づけることで、さまざまな視点から柔軟に分類できるようになります。

たとえば、「2024年度_営業資料_A社向け提案書.pdf」というファイルに、「2024年度」「営業資料」「A社」「提案書」といった複数のタグを付けておけば、どのキーワードで検索しても、このファイルにたどり着けます。プロジェクト名で探すときも、顧客名で探すときも、資料の種類で探すときも、同じファイルを見つけられるわけです。

この柔軟性が、タグ付け管理の最大の強みです。フォルダ階層のように「どこに入れるべきか」で悩む必要がなく、必要なタグを付けるだけで、後から自由に検索・絞り込みができます。

タグ付けの基本的な仕組み

タグ付けの仕組みは非常にシンプルです。ファイルに対して、内容や用途を表すキーワード（ラベル）を自由に設定し、そのキーワードを使って検索や絞り込みを行います。

一つのファイルに複数のタグを付けられるため、たとえば「プロジェクトA」「進行中」「田中担当」といった異なる軸のタグを同時に設定できます。これにより、「プロジェクトAの進行中案件」や「田中さんが担当している資料」といった、複数の条件を組み合わせた検索が可能になります。

タグは後から追加・削除・変更が自由にできるため、ファイルを移動させることなく、状況に応じて柔軟に分類を見直せます。たとえば、プロジェクトが完了したら「進行中」タグを外して「完了」タグに変更するだけで、ファイルの保存場所を変えずに管理状態を更新できます。

フォルダ管理との違いと比較

従来のフォルダ管理は、階層構造によってファイルを整理する方法です。たとえば「営業部＞2024年度＞A社＞提案書」といった形で、フォルダを入れ子にして分類します。この方法は直感的でわかりやすい反面、階層が深くなるほど目的のファイルにたどり着くまでに時間がかかります。

また、フォルダ管理では一つのファイルは基本的に一つの場所にしか保存できません。複数のプロジェクトに関わるファイルを扱う場合、どのフォルダに入れるべきか迷い、結局同じファイルを複数の場所にコピーしてしまうことがよくあります。これが、ファイルの重複や最新版の混乱を招く原因になります。

一方、タグ管理では、ファイルの物理的な保存場所は一つでも、複数のタグを付けることで多面的な分類が可能です。「営業資料」「A社」「2024年度」「提案書」といったタグを付けておけば、どの切り口で検索しても同じファイルが見つかります。フォルダのように「どこに入れるべきか」で悩む必要がなく、必要なタグを付けるだけで済みます。

ただし、タグ管理にも注意点があります。タグの付け方がメンバーごとにバラバラだと、かえって検索しにくくなってしまいます。チームで運用する場合は、タグの命名規則や分類軸をあらかじめ決めておくことが重要です。また、フォルダ管理とタグ管理は対立するものではなく、両方を併用することで、より効率的なファイル管理が実現できます。

タグ付け管理のメリット・デメリット

タグ付け管理を導入する前に、メリットとデメリットの両方を理解しておくことが大切です。自社の状況に合った方法を選ぶために、それぞれのポイントを確認しましょう。

タグ付け管理のメリット

タグ付け管理の最大のメリットは、検索性の向上です。複数のタグを組み合わせて検索することで、「プロジェクトAの進行中案件で、田中さんが担当している資料」といった複雑な条件でも、瞬時に目的のファイルを見つけられます。フォルダを何階層もたどる必要がなく、キーワード検索だけで済むため、ファイルを探す時間を大幅に削減できます。

また、柔軟な分類が可能になる点も大きな利点です。一つのファイルに複数のタグを付けられるため、プロジェクト軸・時間軸・担当者軸など、さまざまな視点から同時に分類できます。フォルダ管理のように「どこに入れるべきか」で悩む必要がなく、必要なタグを付けるだけで、後から自由に検索・絞り込みができます。

さらに、属人化の解消にもつながります。フォルダ管理では、作成者が独自のルールで階層を作ってしまい、他のメンバーがファイルを見つけられないという問題がよく起こります。タグ管理では、共通のタグルールを決めておけば、誰がファイルを保存しても、同じ方法で検索できるようになります。

タグ付け管理のデメリット

一方で、タグ付け管理にはデメリットもあります。最も大きな課題は、タグルールの統一が必要になることです。チームで運用する場合、メンバーごとにタグの付け方がバラバラだと、かえって検索しにくくなってしまいます。「営業資料」と「営業用資料」、「A社」と「A社向け」といった似たようなタグが乱立すると、どのタグで検索すればよいかわからなくなります。

また、タグ付けには一定の学習コストがかかります。フォルダ管理に慣れているメンバーにとって、タグという新しい概念を理解し、適切なタグを付ける習慣を身につけるまでには時間がかかります。特に、ITリテラシーが高くないメンバーが多い組織では、導入初期のサポートが重要になります。

さらに、タグ付けを徹底しないと効果が得られません。ファイルを保存する際にタグを付け忘れたり、適当なタグを付けてしまったりすると、後から検索しても見つからなくなってしまいます。タグ付けを習慣化するための仕組みづくりが必要です。

タグ付け管理が向いている組織・用途

タグ付け管理は、すべての組織に適しているわけではありません。特に効果を発揮するのは、以下のような状況です。

まず、複数のプロジェクトやクライアントを同時に扱う組織では、タグ付け管理が非常に有効です。一つのファイルが複数のプロジェクトに関わることが多い場合、フォルダ管理では限界があります。タグを使えば、プロジェクト名・顧客名・資料の種類など、複数の軸で柔軟に分類できます。

また、クリエイティブ素材や研究資料など、同じファイルを異なる文脈で何度も使い回す業務にも向いています。デザイナーが過去の素材を探す際、「赤色」「ロゴ」「2023年」といったタグで検索できれば、フォルダを何階層もたどる必要がありません。

一方で、ファイルの種類や用途が限定的で、階層構造が明確な組織では、フォルダ管理だけで十分な場合もあります。タグ付け管理を導入する際は、自社の業務内容とメンバーのITリテラシーを考慮し、本当に必要かどうかを見極めることが大切です。

OS標準機能でタグ付けする方法

タグ付け管理を始めるには、特別なソフトウェアを導入する必要はありません。WindowsとmacOSには、標準でファイルにタグを付ける機能が搭載されています。追加コストをかけずに、今すぐ手元のPCでタグ付け管理を試すことができます。

ただし、OS標準機能には制限もあります。クラウドストレージとの同期が不完全だったり、チームでの共有に課題があったりするため、個人利用や小規模なチームでの試験導入に適しています。組織全体での本格運用を考える場合は、後述するファイル管理ツールの導入を検討する必要があります。

ここでは、WindowsとMacそれぞれの標準機能を使った具体的なタグ付け手順と、その限界について解説します。

Windowsエクスプローラーでのタグ付け手順

Windowsでは、エクスプローラーを使ってファイルにタグを付けることができます。特にOfficeファイル（Word、Excel、PowerPoint）や画像ファイル、動画ファイルなど、多くのファイル形式でタグ付けが可能です¹。

タグ付けの操作は非常にシンプルで、ファイルのプロパティや詳細ウィンドウから直接タグを追加・編集できます¹。複数のファイルを選択すれば、一括でタグを付けることもできるため²、大量のファイルを整理する際にも効率的です。

ファイルへのタグ付け手順

Windowsでファイルにタグを付けるには、まずエクスプローラーでタグを付けたいファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択します。プロパティウィンドウが開いたら、「詳細」タブをクリックします。

詳細タブの中に「タグ」という項目があるので、そこをクリックして任意のキーワードを入力します。複数のタグを付ける場合は、セミコロン（;）で区切って入力します。たとえば「営業資料;A社;2024年度」といった形です。入力が終わったら「OK」ボタンを押せば、タグが保存されます¹。

また、エクスプローラーの表示を「詳細」に切り替えると、ファイル一覧の右側に「タグ」列が表示されます。この列を直接クリックして、その場でタグを編集することもできます。複数のファイルを選択した状態でタグを入力すれば、選択したすべてのファイルに同じタグを一括で付けられるため²、効率的に整理作業を進められます。

タグでの検索方法

タグを付けたファイルを検索するには、エクスプローラーの右上にある検索ボックスを使います。検索ボックスに「タグ:（キーワード）」と入力すると、そのタグが付いたファイルだけを絞り込んで表示できます³。たとえば「タグ:営業資料」と入力すれば、「営業資料」というタグが付いたすべてのファイルが表示されます。

複数のタグを組み合わせて検索することもできます。「タグ:営業資料 タグ:A社」のように、スペースで区切って複数の条件を指定すれば、両方のタグが付いたファイルだけを絞り込めます。これにより、フォルダを何階層もたどることなく、キーワード検索だけで目的のファイルにたどり着けます。

対応ファイル形式と制限

Windowsのタグ付け機能は、すべてのファイル形式に対応しているわけではありません。主にOffice文書（Word、Excel、PowerPoint）、画像ファイル（JPEG、PNG）、動画ファイル（MP4、AVI）など、メタデータを埋め込めるファイル形式で利用できます。

一方で、テキストファイル（.txt）やプレーンなPDFファイルなど、メタデータを持たないファイル形式では、タグ付けができない、または制限がある場合があります。また、タグ情報はファイル自体に埋め込まれるため、ファイルをコピーして別のPCに移動すれば、タグ情報も一緒に引き継がれます。ただし、クラウドストレージに保存した場合、サービスによってはタグ情報が同期されないことがあるため、注意が必要です。

macOS Finderでのタグ付け手順

macOSのFinderには、Windowsよりも直感的で視覚的なタグ付け機能が搭載されています。ファイルだけでなくフォルダにもタグを付けることができ⁵、色分け機能によって視覚的にファイルを識別しやすくなっています⁶。

Macのタグ機能は、右クリックメニューやドラッグ&ドロップで簡単にタグを付けられるため⁴、操作に慣れていないユーザーでもすぐに使い始められます。また、Finderのサイドバーによく使うタグを表示させておけば、ワンクリックで該当ファイルを一覧表示できるため⁴、日常的な作業効率が大幅に向上します。

ファイルへのタグ付け手順

Macでファイルにタグを付けるには、いくつかの方法があります。最も簡単なのは、Finderでファイルを選択し、右クリックメニューから「タグ」を選択する方法です。すでに登録されているタグの一覧が表示されるので、該当するタグをクリックすれば、ファイルにタグが付きます⁴。

新しいタグを作成する場合は、タグ欄に直接キーワードを入力します。複数のタグを付ける場合は、カンマで区切って入力するか、タグを一つずつ選択していきます。また、ファイルを選択した状態で「情報を見る」（Command + I）を開くと、タグ欄が表示されるので、そこから詳細にタグを編集することもできます。

さらに、Finderのサイドバーに表示されているタグに、ファイルをドラッグ&ドロップすることでも、タグを付けることができます⁴。この方法は視覚的でわかりやすく、複数のファイルをまとめてタグ付けする際に便利です。

カラータグの活用

Macのタグ機能の大きな特徴は、タグに色を設定できることです⁶。色付きのタグを使えば、ファイルの種類や優先度を視覚的に識別しやすくなります。たとえば、「重要」タグを赤色、「進行中」タグを黄色、「完了」タグを緑色に設定しておけば、ファイル一覧を見ただけで、どのファイルがどの状態にあるかが一目でわかります。

タグの色は、システム環境設定の「タグ」セクションで自由に変更できます。また、Finder上でファイル名の横に色付きのドットが表示されるため、リスト表示でもアイコン表示でも、タグの色を確認できます。色分けによる視覚的な管理は、大量のファイルを扱う際に特に効果を発揮します。

スマートフォルダでの自動整理

Macには「スマートフォルダ」という機能があり、特定の条件に合致するファイルを自動的に集めて表示できます。タグを条件にしたスマートフォルダを作成すれば、該当するタグが付いたファイルが自動的に一覧表示されるため、手動で整理する手間が省けます。

スマートフォルダを作成するには、Finderで「ファイル」メニューから「新規スマートフォルダ」を選択します。検索条件として「タグ」を指定し、表示したいタグ名を入力すれば、そのタグが付いたすべてのファイルが自動的に集まります。保存しておけば、いつでもワンクリックで最新の該当ファイル一覧を確認できます。

たとえば、「進行中」タグが付いたファイルだけを表示するスマートフォルダを作っておけば、現在進行中のプロジェクトに関するファイルをすぐに確認できます。タグの状態が変わっても、スマートフォルダは自動的に更新されるため、常に最新の状態を把握できます。

OS標準機能の限界と注意点

WindowsとMacの標準機能を使えば、追加コストなしでタグ付け管理を始められます⁷。個人でのファイル整理や、小規模なチームでの試験導入には十分に役立ちます。しかし、組織全体での本格的な運用を考える場合、いくつかの限界があることを理解しておく必要があります。

クラウドストレージとの同期制限

OS標準のタグ機能は、ローカルPC上では問題なく動作しますが、クラウドストレージに保存したファイルでは、タグ情報が正しく同期されないことがあります。たとえば、Google DriveやDropboxにファイルをアップロードすると、タグ情報が失われたり、他のメンバーと共有できなかったりする場合があります。

これは、OS標準のタグ情報がファイルのメタデータとして埋め込まれる形式であり、クラウドストレージのシステムがそのメタデータを完全にサポートしていないためです。チーム全体でタグ付け管理を共有したい場合は、クラウドストレージ側のタグ機能を使うか、後述するファイル管理ツールの導入を検討する必要があります。

チーム共有での課題

OS標準のタグ機能は、基本的に個人のPC内でのファイル管理を想定して設計されています。そのため、チームでファイルを共有する際には、いくつかの課題があります。

まず、タグ情報が他のメンバーのPCに引き継がれない場合があります。ファイルをメールで送信したり、USBメモリでコピーしたりすると、受け取った側のPCではタグが表示されないことがあります。また、タグの命名規則が統一されていないと、メンバーごとに異なるタグが乱立し、かえって検索しにくくなってしまいます。

チーム全体でタグ付け管理を運用するには、タグのルールを事前に決め、全員が同じ方法でタグを付けるように徹底する必要があります。しかし、OS標準機能ではタグのテンプレートや入力補助機能が限られているため、運用の徹底が難しいという課題があります。

次のステップとしてのツール導入検討

OS標準機能でタグ付け管理の効果を実感できたら、次のステップとして、チーム利用に適したファイル管理ツールの導入を検討しましょう。専用ツールを使えば、クラウド上でタグ情報を共有でき、タグの命名規則を統一する機能や、高度な検索機能も利用できます。

次のセクションでは、チームでのタグ付け管理に適した主要なファイル管理ツールを比較し、それぞれの特徴と選び方を詳しく解説します。

タグ付けができるファイル管理ツール比較

OS標準機能でのタグ付けには限界があるため、チーム全体でタグ付け管理を本格的に運用するには、専用のファイル管理ツールの導入が効果的です。ここでは、タグ付け機能を備えた主要なツールを比較し、それぞれの特徴と選び方を解説します。

今回比較するのは、Box、Notion、Microsoft 365（SharePoint Online）、Dropbox Business、Confluence、NotePMの6つのツールです。それぞれ異なる強みを持っているため、自社の業務内容や既存システムとの連携を考慮して選ぶことが重要です。

主要ツールの比較表

まず、各ツールの基本的な特徴を一覧表で比較します。タグ付け機能の実装方法、検索機能、共有機能、価格を確認し、自社の要件に合ったツールを選ぶ参考にしてください。

サービス名	タグ付け機能	検索機能	主な特徴	価格
Box	メタデータによる高度なタグ付け	AI支援による自動メタデータ入力	エンタープライズ向けセキュリティと管理機能	月額1,980円/ユーザー〜
Notion	データベースのプロパティとして設定	フィルター・ソート機能による柔軟な検索	ドキュメントとファイルの一元管理	月額$8/ユーザー〜（年払い）
Microsoft 365 (SharePoint)	カスタム列によるメタデータ管理	ビュー作成による多角的な整理	Office製品との親和性、自動化機能	月額750円/ユーザー〜（年契約）
Dropbox Business	ハッシュタグ形式のシンプルなタグ	自動フォルダ機能による自動タグ付け	直感的な操作性、自動化機能	月額1,500円/ユーザー〜（年払い）
Confluence	ラベル機能による柔軟な分類	ラベルクラウドによる視覚的な把握	開発ツールとの強力な連携	月額平均$5.75/ユーザー〜
NotePM	フォルダとタグの併用	ファイルの中身まで全文検索	ナレッジ管理特化、AI機能標準搭載	要問い合わせ

各ツールの特徴

比較表で全体像を把握したところで、各ツールのタグ付け機能と使い勝手を詳しく見ていきましょう。それぞれのツールが持つ独自の強みと、どのような組織に適しているかを解説します。

Box

Boxは、エンタープライズ向けのクラウドストレージとして高いシェアを誇るサービスです。タグ付け機能は「メタデータ」という形で実装されており、単純なキーワードだけでなく、日付や選択肢、数値など、さまざまな形式の属性情報をファイルに付与できます⁸。

特に注目すべきは、メタデータのテンプレートを作成し、組織全体で統一した情報管理を実現できる点です⁸。たとえば、「契約書」というテンプレートを作成し、「契約先」「契約日」「契約金額」「担当者」といった項目を定義しておけば、契約書ファイルをアップロードする際に、必ずこれらの情報を入力するように促すことができます。これにより、タグの付け忘れや命名のブレを防ぎ、検索性を高められます。

さらに、BoxはAIを活用して文書内容を解析し、メタデータ候補を自動入力する機能も備えています⁸。大量のファイルを整理する際、手動でタグを付ける手間を大幅に削減できます。ただし、価格はやや高めで、Businessプランは月額1,980円/ユーザーからとなっています。セキュリティと管理機能を重視する中堅企業以上の組織に適しています。

Notion

Notionは、ドキュメント作成とファイル管理を一体化した、近年人気のナレッジ管理ツールです。タグ付け機能は、データベースの「プロパティ」として実装されており、「セレクト」や「マルチセレクト」といった形式で、柔軟にタグを設定できます⁹。

Notionの強みは、ファイルやドキュメントに複数のタグを付けるだけでなく、リレーション機能で他のデータベースと紐付けることで、情報を多角的に管理できる点です¹⁰。たとえば、「プロジェクト」データベースと「タスク」データベースを作成し、それぞれにタグを付けて関連付ければ、プロジェクトに紐づくすべてのタスクとファイルを一元的に管理できます。

また、フィルターやソート機能が充実しており、特定のタグが付いたファイルや情報を瞬時に抽出できる高い検索性も魅力です¹⁰。チーム向けプランは月額$8/ユーザー（年払い）からと、比較的手頃な価格で利用できます。スタートアップや小規模チームで、ドキュメントとファイルを一元管理したい組織におすすめです。

Microsoft 365（SharePoint/OneDrive）

Microsoft 365に含まれるSharePoint Onlineは、多くの企業で既に導入されているため、追加コストなしでタグ付け管理を始められる点が大きなメリットです。タグ付け機能は、ドキュメントライブラリに「カスタム列」を追加することで実現します¹¹。

カスタム列には、テキスト、日付、選択肢、数値など、さまざまな形式の情報を設定できます。たとえば、「製品カテゴリ」という選択肢型の列を作成し、「A製品」「B製品」「C製品」といった選択肢を定義しておけば、ファイルをアップロードする際に、該当する製品を選ぶだけでタグ付けが完了します¹¹。

また、タグ付けした情報をもとにビューを作成し、「製品カテゴリ別」「ファイル種別」など、さまざまな切り口でファイルを整理・表示できます¹¹。さらに、Power Automateと連携することで、フォルダに基づいてファイルを自動的にタグ付けするなど、管理業務を効率化できます¹²。Office製品との親和性が高く、既にMicrosoft 365を利用している組織であれば、最も導入しやすい選択肢です。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、オンラインストレージの草分け的存在で、直感的な操作性が特徴です。タグ付け機能は、ハッシュタグ形式で実装されており、ファイルやフォルダに簡単なタグを追加して検索しやすくできます¹³。

Dropboxの強みは、「自動フォルダ」機能です。この機能を使えば、特定のフォルダにファイルが追加されると同時に、命名規則の適用やタグ付けを自動で実行できます¹⁴。たとえば、「請求書」フォルダに追加されたファイルに、自動的に「請求書」タグを付けるといった運用が可能です。これにより、手動でタグを付ける手間を省き、タグの付け忘れを防げます。

また、Dropboxはシンプルで使いやすいインターフェースが評価されており、ITリテラシーが高くないメンバーでもすぐに使い始められます。Standardプランは月額1,500円/ユーザー（年払い）からと、価格も手頃です。小規模なチームで、手軽にタグ付け管理を始めたい組織におすすめです。

Confluence

Confluenceは、Atlassian社が提供するナレッジ管理ツールで、特にIT・開発チームでの導入実績が豊富です。タグ付け機能は「ラベル」という形で実装されており、ページや添付ファイルに任意のラベルを付けることで、コンテンツを柔軟に分類・整理できます¹⁵。

Confluenceの特徴的な機能として、「ラベルクラウド」があります。これは、人気のラベルを単語の大きさで表示する機能で、どのような情報が多く参照されているかを視覚的に把握できます¹⁵。チーム内でどのトピックが注目されているかを一目で確認でき、情報共有の活性化につながります。

また、ConfluenceはJiraなどの開発ツールと強力に連携できるため、プロジェクトに関連するドキュメントやファイルを効率的に管理できます。開発チームやプロジェクト管理を重視する組織に適しており、Standardプランは月額平均$5.75/ユーザーから利用できます。

NotePM

NotePMは、社内マニュアルやナレッジ共有に特化したナレッジマネジメントツールです。タグ付け機能は、フォルダとタグを併用する形で実装されており、柔軟な分類が可能です。従来のフォルダ管理の直感性を保ちながら、タグによる横断的な検索も実現できる設計になっています。

NotePMの最大の強みは、ファイルの中身まで全文検索できる点です。Word、Excel、PDF、PowerPointなど、添付ファイルのテキストも検索対象となるため、「あの資料に書いてあった内容」を覚えていれば、キーワード検索だけで目的のファイルにたどり着けます。タグ付けを忘れた場合でも、内容から検索できるため、運用の負担が軽減されます。

また、NotePMにはAI機能（要約・翻訳・校正）が標準搭載されており、ワンクリックで文章の要約や多言語翻訳が可能です。さらに、未読管理や閲覧履歴機能により、誰がどのページを見たかを確認できるため、情報共有の徹底にも役立ちます。ナレッジ管理に特化した設計のため、社内マニュアルやノウハウの蓄積を重視する組織に最適です。

用途別の選び方

各ツールの特徴を理解したところで、自社の状況に合わせた選び方を整理しましょう。コスト、機能、使いやすさのバランスを考慮し、既存システムとの連携も視野に入れて検討することが重要です。

セキュリティと管理機能を重視するなら

金融機関や医療機関など、高度なセキュリティと管理機能が求められる組織では、Boxが最適です。メタデータのテンプレート機能により、組織全体で統一したタグ付けルールを徹底でき、AI支援による自動タグ付けで運用の負担も軽減できます。価格はやや高めですが、エンタープライズ向けの充実した機能が揃っています。

既存のMicrosoft環境を活用するなら

既にMicrosoft 365を導入している組織であれば、SharePoint Onlineを活用するのが最もコストパフォーマンスに優れています。追加コストなしで利用でき、Office製品との親和性が高いため、普段の業務フローを変えることなくタグ付け管理を始められます。Power Automateとの連携により、自動化の幅も広がります。

ドキュメントとファイルを一元管理するなら

スタートアップや小規模チームで、ドキュメント作成とファイル管理を一つのツールで完結させたい場合は、Notionがおすすめです。データベース機能による柔軟なタグ付けと、リレーション機能による多角的な情報管理が可能で、価格も手頃です。ただし、大量のファイルを扱う場合は、検索速度や容量に注意が必要です。

手軽に始めたいなら

ITリテラシーが高くないメンバーが多い組織や、まずは小規模に試したい場合は、Dropbox Businessが適しています。直感的なインターフェースで使いやすく、自動フォルダ機能により手動でタグを付ける手間を省けます。価格も手頃で、導入のハードルが低い点が魅力です。

開発チームで使うなら

IT・開発チームで、プロジェクト管理ツールと連携してファイルを管理したい場合は、Confluenceが最適です。Jiraとの強力な連携により、プロジェクトに関連するドキュメントやファイルを効率的に管理でき、ラベルクラウドで情報の活用状況を視覚的に把握できます。

ナレッジ共有とファイル管理を両立するなら

社内マニュアルやノウハウの蓄積を重視し、ファイルの中身まで検索したい場合は、NotePMがおすすめです。ファイルの全文検索により、タグ付けを忘れた場合でも内容から検索でき、AI機能により業務効率を向上させられます。ナレッジ管理に特化した設計のため、情報共有を重視する組織に適しています。

チームで運用するタグ付けルールの作り方

タグ付け管理をチーム全体で運用する際、最も重要なのは「ルールの統一」です。メンバーごとにタグの付け方がバラバラだと、かえって検索しにくくなり、タグ付けの効果が半減してしまいます。ここでは、組織でタグ付けルールを策定し、運用を定着させるための具体的な方法を解説します。

タグ付けルールを作る際は、複雑にしすぎないことが大切です。ルールが細かすぎると、メンバーが覚えきれず、結局守られなくなってしまいます。シンプルで覚えやすいルールを作り、段階的に運用を広げていくことが成功の鍵です。

タグ命名規則の設計

タグの命名規則は、タグ付けルールの根幹です。統一された命名規則があれば、メンバーが迷うことなくタグを付けられ、検索する際も一貫性のあるキーワードで探せるようになります。

統一されたタグ名の重要性

タグ名が統一されていないと、似たような意味のタグが乱立してしまいます。たとえば、「営業資料」「営業用資料」「営業ドキュメント」「Sales資料」といったタグが混在すると、どのタグで検索すればよいかわからなくなります。検索漏れが発生し、結局フォルダを一つずつ確認する羽目になってしまいます。

これを防ぐには、あらかじめタグの「辞書」を作成し、メンバー全員が同じタグ名を使うように徹底することが重要です。たとえば、営業関連の資料には必ず「営業資料」というタグを使い、他の表現は使わないと決めておきます。新しいタグを追加する際も、既存のタグと重複しないかを確認するルールを設けましょう。

階層構造を持たせるか、フラットにするか

タグの命名規則を考える際、階層構造を持たせるか、フラットな構造にするかを決める必要があります。階層構造とは、「営業部_A社_提案書」のように、カテゴリを階層的に表現する方法です。一方、フラット構造は、「営業部」「A社」「提案書」のように、それぞれ独立したタグを付ける方法です。

階層構造のメリットは、タグ名を見ただけで情報の関係性がわかることです。しかし、階層が深くなると、タグ名が長くなり、入力の手間が増えます。また、階層の途中で検索することが難しくなります。

フラット構造のメリットは、シンプルで柔軟性が高いことです。複数のタグを組み合わせて検索できるため、さまざまな切り口でファイルを探せます。ただし、タグの数が増えすぎると、管理が煩雑になる可能性があります。

一般的には、フラット構造を基本とし、必要に応じて「カテゴリ_項目」のような2階層程度の命名規則を採用するのがバランスが良いでしょう。たとえば、「プロジェクト_A案件」「顧客_B社」のように、カテゴリと具体的な項目を明示する形です。

具体的な命名規則の例

実際にタグ付けルールを作る際の参考として、いくつかの命名規則の例を紹介します。自社の業務内容に合わせて、カスタマイズして使ってください。

まず、プロジェクト名を表すタグは、「プロジェクト_案件名」のように統一します。たとえば、「プロジェクト_新製品開発」「プロジェクト_Webサイトリニューアル」といった形です。プロジェクト名の前に「プロジェクト_」を付けることで、他のタグと区別しやすくなります。

次に、部署名や担当者名を表すタグは、「部署_営業部」「担当_田中」のように設定します。ステータスを表すタグは、「ステータス_進行中」「ステータス_完了」のように統一します。このように、カテゴリごとにプレフィックス（接頭辞）を付けることで、タグの種類が一目でわかるようになります。

タグの種類と分類軸の決め方

タグ付けルールを作る際、どのような「軸」でファイルを分類するかを決めることが重要です。分類軸が多すぎると管理が煩雑になり、少なすぎると検索の柔軟性が失われます。自社の業務内容に合わせて、適切な分類軸を選びましょう。

プロジェクト軸のタグ

プロジェクト軸のタグは、特定のプロジェクトや案件に関連するファイルをまとめるために使います。たとえば、「新製品開発」「Webサイトリニューアル」「A社向け提案」といったタグを付けることで、プロジェクトごとにファイルを整理できます。

プロジェクト軸のタグは、プロジェクトが完了した後も残しておくことで、過去の事例を参照する際に役立ちます。ただし、プロジェクト数が増えすぎると、タグの数が膨大になるため、定期的に整理することが重要です。

ステータス軸のタグ

ステータス軸のタグは、ファイルの作業状態を表すために使います。たとえば、「作業中」「承認待ち」「完了」「保留」といったタグを付けることで、現在の進捗状況を一目で把握できます。

ステータス軸のタグは、プロジェクトの進行に応じて変更することが前提です。作業が進んだら「作業中」タグを外して「完了」タグに変更するといった運用を徹底しましょう。ステータスが更新されないと、古い情報が混在してしまい、かえって混乱を招きます。

部署・担当者軸のタグ

部署や担当者の名前をタグとして付けることで、誰が関与しているファイルかを明確にできます。たとえば、「営業部」「開発部」「田中担当」「鈴木担当」といったタグを付けることで、責任範囲や担当者ごとにファイルを整理できます。

ただし、担当者名をタグにする場合、人事異動や退職によってタグが陳腐化する可能性があります。そのため、担当者名よりも部署名や役割名（「プロジェクトリーダー」「デザイナー」など）を使う方が、長期的な運用には適しています。

運用ルールとメンテナンス

タグ付けルールを作成しただけでは、運用は定着しません。定期的な見直しとメンテナンスを行い、ルールが形骸化しないように管理することが重要です。ここでは、運用を継続するためのポイントを解説します。

タグの定期的な見直しと整理

タグは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直して整理する必要があります。使われていないタグや、似たような意味のタグが複数存在する場合は、統合や削除を検討しましょう。たとえば、四半期ごとにタグの使用状況を確認し、過去3か月間で一度も使われていないタグは削除するといったルールを設けると効果的です。

また、プロジェクトが完了した後、そのプロジェクト専用のタグをどうするかも決めておく必要があります。完了したプロジェクトのタグを残しておけば、過去の事例を参照する際に便利ですが、タグの数が膨大になると管理が煩雑になります。アーカイブ用のタグを作成し、完了したプロジェクトのファイルには「アーカイブ_2024年度」のようなタグを付けるといった運用も検討しましょう。

不要なタグの削除・統合ルール

タグが増えすぎると、どのタグを使えばよいかわからなくなり、かえって検索しにくくなります。不要なタグを削除・統合するルールを明確にしておきましょう。

たとえば、「営業資料」と「営業用資料」のように、意味が重複するタグがある場合は、どちらか一方に統一します。統一する際は、使用頻度が高い方を残し、もう一方のタグが付いたファイルを一括で置き換えます。多くのファイル管理ツールには、タグの一括置換機能があるため、これを活用すれば効率的に整理できます。

また、タグの削除を行う際は、事前にメンバーに通知し、影響範囲を確認することが重要です。いきなり削除すると、メンバーが混乱したり、検索できなくなったりする可能性があります。

新規タグ追加時の承認フロー

メンバーが自由に新しいタグを追加できると、タグが乱立してしまいます。新規タグを追加する際は、管理者の承認を必要とするフローを設けることで、タグの統一性を保つことができます。

具体的には、新しいタグを追加したい場合、まず既存のタグ一覧を確認し、同じ意味のタグがないかをチェックします。既存のタグで対応できない場合のみ、管理者に新規タグの追加を申請します。管理者は、タグの命名規則に従っているか、他のタグと重複していないかを確認し、承認します。

この承認フローを徹底することで、タグの乱立を防ぎ、検索性を維持できます。ただし、承認フローが厳格すぎると、メンバーの負担が増え、タグ付け自体が敬遠される可能性があるため、バランスが重要です。

NotePMの閲覧履歴機能を活用したルール徹底の方法

タグ付けルールを徹底するには、メンバーが実際にルールを守っているかを確認する仕組みが必要です。NotePMには「閲覧履歴」機能があり、誰がどのページを見たかを確認できます。この機能を活用すれば、タグ付けルールの周知状況を把握し、ルールが守られていない場合は個別にフォローすることができます。

たとえば、タグ付けルールをまとめたマニュアルページを作成し、全員に閲覧を促します。閲覧履歴を確認すれば、誰がまだマニュアルを読んでいないかが一目でわかるため、未読のメンバーに個別にリマインドできます。また、タグ付けルールが更新された際も、更新通知と閲覧履歴を組み合わせることで、全員が最新のルールを把握しているかを確認できます。

このように、NotePMの閲覧履歴機能は、単なる情報共有だけでなく、ルールの徹底や運用の定着にも役立ちます。

AIによる自動タグ付けの可能性

手動でタグを付ける作業は、ファイルの数が増えるほど負担が大きくなります。そこで注目されているのが、AI技術を活用した自動タグ付けです。AIがファイルの内容を解析し、適切なタグを自動で付与することで、手動での管理負荷を大幅に軽減できます。

近年、大規模言語モデル（LLM）や画像認識技術の進化により、AIによる自動タグ付けは実用レベルに達しつつあります。ここでは、AI自動タグ付けの仕組みと、実際に導入されているツールの事例を紹介します。

AI自動タグ付けの仕組み

AI自動タグ付けは、ファイルの中身を自動で解析し、文書の種類や内容に応じて適切なカテゴリに分類する技術です¹⁶。たとえば、契約書のPDFファイルをアップロードすると、AIが「契約書」「法務」「2024年度」といったタグを自動で付与します。

この技術の背景には、大規模言語モデル（LLM）の進化があります。LLMはテキストの内容や文脈を深く理解できるため、単なるキーワードマッチングではなく、文書の意味を理解した上で関連性の高いタグを付与できます¹⁷。これにより、手動でタグを付けるよりも正確で一貫性のあるタグ付けが可能になります。

また、画像認識AIも実用レベルに達しており、画像内の物体、シーン、テキストなどを高精度で検出し、自動でタグを付与する機能がAPIとして提供されています¹⁸。たとえば、医療現場では内視鏡画像から20種類以上の医学的特徴を98.7%の精度で抽出した事例があります¹⁹。このように、専門分野でも高い精度でのタグ付けが実現されています。

実用化されているAIタグ付けツール

AI自動タグ付けは、すでにさまざまなツールで実用化されています。ここでは、代表的な事例を紹介します。

AI-OCRとRPAの連携による自動タグ付け

日本市場では、AI-OCRとRPAを連携させ、請求書や注文書などの帳票を自動で読み取り、タグ付けして基幹システムへ入力するソリューションの導入が進んでいます²⁰。AI-OCRは、紙の書類やPDFファイルからテキストを抽出する技術で、手書き文字や複雑なレイアウトにも対応できます。

抽出されたテキストをもとに、AIが文書の種類を判定し、「請求書」「見積書」「契約書」といったタグを自動で付与します。さらに、RPAと連携することで、タグ付けされたファイルを自動的に適切なフォルダに振り分けたり、基幹システムに登録したりすることができます。

ある化学メーカーでは、AI-OCRの導入により年間500時間の作業時間削減を実現しました²¹。手動での入力作業が不要になり、ヒューマンエラーも削減されるため、業務効率とデータ品質の両方が向上します。

AIドキュメント管理ツール

「TagDox」のようなAIドキュメント管理ツールは、PDFなどのドキュメントを解析し、テーマごとに自動でタグ付けを行い、必要な情報をキーワードで即座に検索できるようにします²²。これにより、大量の文書を扱う企業でも、手動でタグを付ける手間なく、効率的にファイルを管理できます。

AIドキュメント管理ツールは、文書の内容を深く理解するため、単なるキーワードマッチングではなく、文脈に基づいた適切なタグを付与できます。たとえば、「契約書」という単語が含まれていなくても、文書の構造や内容から契約書であると判定し、自動でタグを付けることができます。

NotePMのAI機能

NotePMは、AI機能（要約・翻訳・校正）を標準搭載しており、ワンクリックで文章の要約や多言語翻訳が可能です。自動タグ付けとは異なりますが、AIを活用した情報管理の効率化という点で、先進的な解決策として注目されています。

たとえば、長文のマニュアルをAIで要約すれば、内容を素早く把握できます。また、英語の資料を日本語に翻訳する機能を使えば、海外の情報を効率的に活用できます。これらのAI機能は、タグ付け管理と組み合わせることで、さらに効果を発揮します。

導入時の注意点と今後の展望

AI自動タグ付けは便利な技術ですが、導入する際にはいくつかの注意点があります。また、今後の技術進化の方向性についても理解しておくことが重要です。

AI任せにせず人間の確認が必要

AIによる自動タグ付けは高精度ですが、完璧ではありません。特に、専門用語が多い文書や、文脈が複雑な文書では、誤ったタグが付与されることがあります。そのため、AIが付けたタグを人間が確認し、必要に応じて修正するプロセスを設けることが重要です。

また、AIは過去のデータをもとに学習するため、新しい概念や最新の情報に対しては、適切なタグを付けられない場合があります。定期的にAIの精度を確認し、必要に応じて学習データを更新することが求められます。

学習データの質が精度を左右

AIの精度は、学習データの質に大きく依存します。学習データに偏りがあったり、誤ったタグが含まれていたりすると、AIも誤った判断をしてしまいます。そのため、導入初期には、正確なタグが付いたサンプルデータを十分に用意し、AIに学習させることが重要です。

また、業界や企業ごとに特有の用語や分類があるため、汎用的なAIモデルをそのまま使うのではなく、自社のデータで追加学習（ファインチューニング）を行うことで、精度を高めることができます。

今後の技術進化の方向性

IDC Japanの調査によると、2024年の国内AIシステム市場は前年比56.5%増の1兆3412億円に達すると予測されており²³、AIを活用した自動化技術への投資が活発化しています。今後、AI自動タグ付けの精度はさらに向上し、より多くの企業で導入が進むと考えられます。

特に、マルチモーダルAI（テキスト、画像、音声を統合的に処理する技術）の発展により、文書だけでなく、画像や動画、音声ファイルにも自動でタグを付けることが可能になるでしょう。これにより、あらゆる種類のファイルを統一的に管理できるようになり、情報検索の効率が飛躍的に向上します。

AI自動タグ付けは、まだ発展途上の技術ですが、今後の進化に期待が持てる分野です。自社の業務に合った形で導入を検討し、手動でのタグ付けと組み合わせることで、効率的なファイル管理を実現しましょう。

タグ付けによるファイル管理を効率化するならNotePMがおすすめ

ファイル管理におけるタグ付けは、フォルダ管理の限界を超え、柔軟で効率的な情報整理を実現する方法です。WindowsやMacの標準機能を使えば、追加コストなしで今すぐタグ付け管理を始められます。個人でのファイル整理や、小規模なチームでの試験導入には十分に役立ちます。

一方で、チーム全体での本格的な運用を考える場合、専用のファイル管理ツールの導入が効果的です。Box、Notion、Microsoft 365、Dropbox Business、Confluenceなど、それぞれ異なる強みを持つツールがあるため、自社の業務内容や既存システムとの連携を考慮して選びましょう。タグ付けルールを明確にし、定期的な見直しとメンテナンスを行うことで、運用を定着させることができます。

さらに、AI技術を活用した自動タグ付けも実用化されつつあります。手動でのタグ付けと組み合わせることで、管理負荷を大幅に軽減し、より効率的なファイル管理を実現できます。

タグ付けによるファイル管理を本格的に導入し、ナレッジ共有と情報検索の効率化を実現したいなら、NotePMがおすすめです。NotePMは、ファイルの中身まで全文検索できる強力な検索機能と、フォルダとタグを併用した柔軟な分類機能を備えています。さらに、AI機能（要約・翻訳・校正）が標準搭載されており、情報管理の効率を飛躍的に向上させます。無料トライアルも用意されているため、まずは実際に試してみて、自社の業務に合うかを確認してみてください。