Excelファイルの共有と同時編集の設定方法｜手順・注意点を解説

Excelファイルを複数人で編集する際、「誰かがファイルを開いていると編集できない」「どれが最新版かわからなくなる」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

こうした課題を解決するのが、Excelの「同時編集（共同編集）」機能です。Microsoft 365やExcel 2019以降のバージョンでは、OneDriveまたはSharePointにファイルを保存することで、複数人が同時にリアルタイムで編集できるようになります。これにより、ファイルのバージョン管理の手間がなくなり、チーム作業の効率が大幅に向上します。

この記事では、Excelの同時編集に必要な環境や具体的な設定手順、新旧2つの共有方法の違い、利用時の注意点やトラブル対処法まで、実務で役立つ情報を詳しく解説します。Excelの同時編集機能を活用することでチーム作業が効率化できることに加え、マニュアルや業務ノウハウなどのナレッジ共有全般を効率化するには、NotePMのようなナレッジ管理ツールの活用も検討の価値があります。

これからテレワーク環境でのファイル共有を整備したい方、チーム全体で最新情報を常に共有したい方に向けて、すぐに実践できる具体的な方法をご紹介します。

Excelの同時編集に必要な環境と準備

Excelで複数人が同時に編集作業を行うには、いくつかの環境要件を満たす必要があります。まず確認すべきは、使用しているExcelのバージョンです。同時編集機能（共同編集機能）を利用するには、Microsoft 365、Excel 2019、Excel 2021のいずれかが必要になります。

また、ファイルの保存先も重要です。同時編集を行うファイルは、OneDriveまたはSharePointといったクラウドストレージに保存しなければなりません。パソコンのローカルフォルダや社内の共有フォルダに保存したファイルでは、リアルタイムの同時編集機能は利用できないため注意が必要です。

さらに、共有相手の環境も確認しておく必要があります。自分だけでなく、ファイルを編集する全員が対応バージョンのExcelを使用しているか、Microsoftアカウントを持っているかを事前に確認しておくことで、スムーズに作業を開始できます。

対応するExcelのバージョン

Excelの同時編集機能を利用できるバージョンは、大きく分けて2種類あります。1つ目はMicrosoft 365（旧Office 365）のExcelです。Microsoft 365は常に最新機能が利用可能なサブスクリプション型のサービスで、共同編集機能に完全対応しています。

2つ目は、永続ライセンス版のExcel 2019およびExcel 2021です。これらのバージョンでも共同編集機能が利用できます。ただし、Excel 2016以前のバージョンでは、後述する旧機能「ブックの共有」のみが利用可能で、リアルタイムの同時編集には対応していません。

自分が使っているExcelのバージョンを確認するには、Excelを開いた状態で「ファイル」メニューをクリックし、「アカウント」を選択します。画面右側に表示される「Excelのバージョン情報」から、現在のバージョンを確認できます。もしExcel 2016以前を使用している場合は、Microsoft 365へのアップグレードや、後述するExcel for the web（ブラウザ版）の利用を検討するとよいでしょう。

OneDriveまたはSharePointへの保存

Excelの同時編集機能を使うには、ファイルをクラウドストレージに保存することが必須です。これは、Excelがリアルタイムで変更内容を同期するために、クラウド上でファイルを管理する必要があるためです。

個人で利用する場合は、OneDriveが便利です。OneDriveは個人向けのクラウドストレージで、無料のMicrosoftアカウントがあれば誰でも利用できます。一方、組織やチームで利用する場合は、SharePointが適しています。SharePointは法人向けのコラボレーションプラットフォームで、チームサイトやプロジェクト単位でファイルを管理できるため、部署やプロジェクトごとにファイルを整理しやすいという特徴があります。

ローカルのフォルダや社内の共有フォルダに保存したファイルでは、Excelがリアルタイムで変更を同期する仕組みが機能しないため、同時編集ができません。必ずOneDriveまたはSharePointに保存してから、共有設定を行うようにしましょう。

共有相手の環境確認

同時編集を始める前に、共有相手の環境も確認しておく必要があります。共有相手もMicrosoft 365またはExcel 2019以降のバージョンを使用していることが理想的です。ただし、デスクトップ版のExcelを持っていない場合でも、Excel for the web（ブラウザ版）を使用すれば、無料で同時編集に参加できます。

Excel for the webは、Webブラウザ上で動作するExcelで、インターネット接続があれば誰でも利用できます。デスクトップ版のExcelと比べると一部機能に制限がありますが、基本的な編集作業やリアルタイムの同時編集には十分対応しています。無料のMicrosoftアカウントがあれば利用できるため、Microsoft 365のサブスクリプションは不要です。

共有相手がExcel 2016以前のバージョンを使用している場合は、Excel for the webの利用を案内することで、スムーズに同時編集を開始できます。事前に相手の環境を確認し、必要に応じてアカウント作成やブラウザ版の使い方を案内しておくと、作業開始時のトラブルを防げます。

Excelファイルの同時編集設定手順

環境の準備が整ったら、実際にExcelファイルの同時編集設定を行いましょう。設定手順は大きく分けて3つのステップに分かれます：ExcelファイルをOneDriveにアップロードし、次に共有設定を行い、最後に共有相手がファイルを開いて編集を開始します。

この一連の流れを理解しておくことで、チームメンバーへの案内もスムーズに行えます。それぞれのステップについて、具体的な操作方法と注意点を詳しく解説していきます。

OneDriveへのファイルアップロード

ExcelファイルをOneDriveにアップロードする方法は、主に2つあります。1つ目は、Excel内から直接保存する方法です。Excelでファイルを開いた状態で「ファイル」メニューをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。保存先の一覧から「OneDrive」を選択すると、OneDrive上のフォルダが表示されるので、任意の場所を選んで保存します。

2つ目は、OneDriveのWebサイトから直接アップロードする方法です。Webブラウザでonedrive.live.comにアクセスし、Microsoftアカウントでサインインし、画面上部の「アップロード」ボタンをクリックしてパソコン内のExcelファイルを選択すれば、OneDriveにファイルがアップロードされます。

法人向けのOneDrive for Businessを利用している場合は、組織のMicrosoft 365アカウントでサインインする必要があります。OneDrive for Businessは個人向けOneDriveとは別のサービスで、管理者による管理が可能なため、セキュリティポリシーに沿った運用ができます。どちらを使用しているかは、サインイン時のアカウントで判断できます。

共有設定の手順

ファイルをOneDriveに保存したら、次は共有設定を行います。Excelでファイルを開いた状態で、画面右上にある「共有」ボタンをクリックすると、共有設定パネルが表示されます。このパネルから、特定のユーザーに直接共有するか、リンクを生成して共有範囲を設定するかを選択できます。

共有方法は大きく分けて2種類あります。1つは特定のメールアドレスを指定して共有する方法、もう1つはリンクを生成して共有する方法です。それぞれの特徴と使い分けについて、次の項目で詳しく説明します。

1. メールアドレスで共有する方法

特定のユーザーにのみファイルを共有したい場合は、メールアドレスを指定する方法が適しています。共有パネルの入力欄に相手のメールアドレスを入力し、権限を選択します。権限は「編集可能」と「閲覧のみ」の2種類から選べます。編集可能を選択すると、相手はファイルの内容を変更できます。閲覧のみを選択すると、内容の確認はできますが変更はできません。

権限を選択したら、任意でメッセージを添えることもできます。「このファイルで進捗状況を更新してください」といった具体的な指示を書いておくと、相手が何をすべきか明確になります。入力が完了したら「送信」ボタンをクリックすると、相手に通知メールが送信されます。

2. リンクで共有する方法

不特定多数の人に共有したい場合や、メールアドレスを個別に入力する手間を省きたい場合は、リンクで共有する方法が便利です。共有パネルで「リンクのコピー」を選択すると、リンク設定画面が表示されます。

リンクの共有範囲は3種類から選択できます。「リンクを知っている全員」を選ぶと、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできます。「組織内のユーザー」を選ぶと、同じMicrosoft 365組織に属するユーザーのみがアクセスできます。「特定のユーザー」を選ぶと、メールアドレスで指定した人だけがアクセスできます。

リンクの権限も「編集可能」と「閲覧のみ」から選択できます。設定が完了したら「リンクのコピー」ボタンをクリックし、コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信します。相手はリンクをクリックするだけで、ファイルにアクセスできます。

共同編集の開始

共有設定が完了したら、共有相手がファイルを開いて編集を開始できます。メールアドレスで共有した場合、相手は受信したメールに記載されたリンクをクリックします。リンクで共有した場合は、送信されたリンクをクリックします。どちらの場合も、ファイルがExcelまたはExcel for the webで開かれます。

複数人が同時にファイルを開いている場合、他のユーザーが編集中のセルには色付きのカーソルが表示されます。カーソルの色はユーザーごとに異なり、誰がどこを編集しているかが一目でわかります。変更内容は数秒以内に他のユーザーの画面に反映されるため、リアルタイムで作業の進捗を確認できます。

自動保存機能がオンになっていると、変更内容が数秒ごとに自動的にOneDriveに保存されます。自動保存のオン・オフは、Excel画面左上のトグルスイッチで確認できます。自動保存がオンになっていれば、手動で保存する操作は不要です。ただし、自動保存がオフになっている場合は、定期的に手動で保存する必要があります。

新旧2つの共有方法の違い

Excelには、複数人でファイルを共有する方法が2種類あります。1つは2016年以降に導入された「共同編集」機能、もう1つは古くから存在する「ブックの共有」機能です。どちらも複数人での編集を可能にしますが、機能や使い勝手には大きな違いがあります。

共同編集機能は、リアルタイムでの同時編集と自動保存が特徴で、現在のExcelの標準的な共有方法です。一方、ブックの共有機能は、Excel 2016以前でも利用可能な旧来の機能ですが、リアルタイム性が低く、多くの機能制限があります。Microsoftは「ブックの共有」機能を非推奨としており、今後は共同編集機能への移行を推奨しています。

それぞれの特徴を理解して、自分の環境や用途に合った方法を選ぶことが重要です。次の項目で、それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

共同編集機能の特徴

共同編集機能の最大の特徴は、複数人が同時に異なるセルを編集でき、変更内容が数秒以内に他のユーザーの画面に反映されることです。会議中にその場でデータを更新する、複数拠点で同時に作業するなど、リアルタイム性が重要な場面で非常に有効です。

自動保存機能がオンの場合、手動で保存する操作が不要になります。変更内容は数秒ごとに自動的にクラウドに保存されるため、常に最新の状態が保たれます。これにより、保存し忘れてデータが失われるリスクを防げます。

ただし、共同編集機能を利用するには、Microsoft 365またはExcel 2019以降のバージョンが必要で、ファイルをOneDriveまたはSharePointに保存することが必須です。これらの環境が整っていない場合は、後述するブックの共有機能を検討する必要があります。

ブックの共有機能の特徴

ブックの共有機能は、Excel 2016以前のバージョンでも利用可能な旧来の機能です。この機能では、ファイルをローカルネットワーク上の共有フォルダに保存し、複数人で編集できます。クラウドストレージが利用できない環境や、インターネット接続が制限されている環境では、この方法が選択肢となります。

ただし、ブックの共有には多くの機能制限があります。マクロ（VBA）の実行、ピボットテーブルの作成、条件付き書式の設定など、多くの高度な機能が制限されます。また、リアルタイム性が低く、他のユーザーの変更内容を確認するには手動で更新する必要があります。

Microsoftは「ブックの共有」機能を非推奨としており、今後のバージョンでは廃止される可能性があります。そのため、可能であれば共同編集機能への移行を検討することをおすすめします。

どちらを選ぶべきか

基本的には、Microsoft 365またはExcel 2019以降の環境が整っている場合は、共同編集機能の利用を強く推奨します。リアルタイム性が高く、自動保存機能により作業効率が大幅に向上するためです。また、機能制限が少ないため、ほとんどの業務で問題なく利用できます。

一方、旧バージョンのExcelユーザーがチームにいる場合や、クラウドストレージが利用できない環境では、対処法を検討する必要があります。次の項目で、それぞれのケースに適した方法を紹介します。

1. 共同編集が向いているケース

共同編集機能は、会議中にその場でデータを更新する、複数拠点で同時に作業する、テレワーク環境で遠隔地のメンバーと協力するなど、リアルタイム性が重要な場面で特に有効です。また、Microsoft 365環境が整っている組織では、追加コストなしで利用できるため、導入のハードルが低いというメリットもあります。

ファイルのバージョン管理の手間を省きたい場合や、常に最新の情報を共有したい場合も、共同編集機能が適しています。自動保存機能により、保存し忘れのリスクがなくなり、誰が最後に保存したかを気にする必要もありません。

2. ブックの共有が必要なケース

ブックの共有機能が必要になるのは、主に環境的な制約がある場合です。インターネット接続が制限された環境や、セキュリティポリシーでクラウドストレージの利用が禁止されている場合は、ローカルネットワーク上の共有フォルダを利用したブックの共有が選択肢となります。

また、Excel 2016以前のバージョンを使用しているユーザーが多い組織で、すぐにバージョンアップできない場合も、一時的にブックの共有を利用することになります。ただし、機能制限が多いため、可能な限り早期に共同編集機能への移行を計画することをおすすめします。Excel for the webを案内することで、デスクトップ版のバージョンアップなしに共同編集に参加できる場合もあります。

同時編集時の注意点と機能制限

Excelの共同編集機能は便利ですが、利用時にはいくつかの注意点と機能制限があります。これらを理解しておかないと、作業中にトラブルが発生したり、期待した機能が使えなかったりする可能性があります。

特に重要なのは、共同編集中は一部の機能が制限されることです。マクロ（VBA）の実行、シートの保護、一部の数式機能など、特定の機能が制限されます。また、複数人が同じセルを同時に編集した場合、最後に保存した内容が優先されるため、競合が発生する可能性もあります。

これらの問題を防ぐためには、チーム内で運用ルールを決めておくことが重要です。次の項目で、具体的な制限内容と対処法、チーム運用のベストプラクティスを詳しく解説します。

制限される機能

共同編集中は、いくつかの機能が制限されます。最も影響が大きいのは、マクロ（VBA）の実行制限です。共同編集中はマクロを実行できないため、マクロを含むファイルを共同編集する場合は、事前にマクロを実行してから共有する必要があります。

シートやセルの保護機能も、共同編集と併用できない場合があります。特定のセルを編集不可にしたい場合は、保護機能ではなく、編集範囲を分担するなどの運用ルールで対応する必要があります。また、一部の高度な数式や関数も、共同編集中は正しく動作しない場合があります。

ピボットテーブルについても、共同編集中は作成や編集に制限がかかることがあります。ピボットテーブルを含むファイルを共同編集する場合は、事前に構造を確定させてから共有するか、ピボットテーブルの作成・編集は特定のメンバーが担当するように役割分担することをおすすめします。

編集の競合と対処法

複数人が同じセルを同時に編集すると、編集の競合が発生します。Excelでは、後から保存した内容が優先されるため、先に編集していた内容が上書きされてしまいます。これにより、意図しないデータの消失が発生する可能性があります。

競合を防ぐための最も効果的な方法は、事前に編集範囲を分担することです。例えば、担当者Aは1〜10行目、担当者Bは11〜20行目を編集するなど、セル範囲を明確に分けておくことで、同じセルを同時に編集するリスクを減らせます。

また、重要なデータや数式を変更する前に、チャットツールで他のメンバーに声をかけることも有効です。「今から売上合計の数式を修正します」といった一言を添えるだけで、他のメンバーが同じセルを編集するのを避けることができます。

チーム運用のベストプラクティス

チームで同時編集を行う際は、いくつかの運用ルールを決めておくと、トラブルを防ぎやすくなります。まず、各メンバーの編集担当範囲を事前に決めておくことが基本です。シートごとに担当者を分ける、セル範囲を明確に区切るなど、具体的なルールを設定しましょう。

重要なデータや数式を変更する前には、Teams・Slackなどのチャットツールで他のメンバーに声をかけることも大切です。「今から予算シートの数式を修正します」といった一言を添えることで、他のメンバーが同じ箇所を編集するのを避けられます。

OneDriveのバージョン履歴は定期的に確認することをおすすめします。意図しない変更があった場合、バージョン履歴から以前の状態に復元できます。特に重要なファイルの場合は、作業開始前と作業終了後にバージョンを確認する習慣をつけると安心です。

Excelファイルの共有に加えて、業務マニュアルや手順書などのドキュメント管理が課題になる場合、NotePMのようなナレッジ管理ツールの導入を検討する価値があります。Word・Excel・PDF・PowerPointなどのファイルの中身まで全文検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。また、未読管理・閲覧履歴機能により、誰がどの情報を確認したかを把握でき、情報の伝達漏れを防ぐことができます。

よくあるトラブルと解決方法

Excelの同時編集を利用していると、様々なトラブルに遭遇することがあります。よくあるトラブルとしては、「ファイルがロックされています」というエラーメッセージが表示される、他のユーザーの編集内容が反映されない、自動保存が機能しないなどが挙げられます。

これらのトラブルは、原因を正しく理解すれば比較的簡単に解決できます。次の項目で、代表的なトラブルとその対処法を詳しく解説します。

ファイルロックのエラー

「編集のためロックされています」というメッセージが表示される場合、他のユーザーがデスクトップ版Excelで排他モードでファイルを開いている可能性があります。排他モードとは、1人のユーザーだけがファイルを編集できる状態のことです。

この問題が発生した場合、まず他のユーザーに連絡してファイルを閉じてもらうことが最も確実な対処法です。ただし、すぐに連絡が取れない場合や、緊急で編集が必要な場合は、Excel for the web（ブラウザ版）で開くことを試してみてください。デスクトップ版でロックされている場合でも、ブラウザ版であれば閲覧や場合によっては編集ができることがあります。

また、OneDriveの同期が遅延している場合にも、ファイルロックエラーが表示されることがあります。この場合は、タスクバーのOneDriveアイコンから同期状態を確認し、必要に応じてOneDriveを再起動することで解決できます。

編集が反映されない

他のユーザーの編集内容が自分の画面に反映されない場合、いくつかの原因が考えられます。最も多いのは、自動保存がオフになっているケースです。Excel画面左上の自動保存トグルがオンになっているか確認してください。オフになっている場合は、オンに切り替えることで、変更内容が自動的に保存されるようになります。

ネットワーク接続が不安定な場合も、編集内容の同期が遅れることがあります。Wi-Fiの接続状態を確認し、必要に応じて有線LANに切り替えるか、ネットワークを再接続してみてください。

OneDriveの同期が停止している場合も、編集内容が反映されません。タスクバーのOneDriveアイコンをクリックし、同期状態を確認してください。「同期が保留中」などのメッセージが表示されている場合は、OneDriveを一度終了して再起動することで、同期が再開されます。それでも解決しない場合は、ファイルを一度閉じて再度開くことで、最新の状態に更新されることがあります。

共有の解除方法

ファイルの共有を解除したい場合は、共有設定画面から操作します。Excelで該当ファイルを開き、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。共有設定パネルが表示されたら、現在共有しているユーザーの一覧が表示されます。各ユーザーの横にある「×」ボタンをクリックすることで、個別にアクセス権限を削除できます。

リンク共有を無効化するには、「リンクの管理」を選択します。現在有効なリンクの一覧が表示されるので、削除したいリンクの横にある「削除」ボタンをクリックします。これにより、そのリンクを知っている人でもファイルにアクセスできなくなります。

完全に共有を停止してローカル専用にするには、OneDriveからファイルをダウンロードし、パソコンのローカルフォルダに保存し直す必要があります。OneDrive上のファイルを右クリックし、「ダウンロード」を選択すると、ファイルがパソコンにダウンロードされます。ダウンロードしたファイルは、OneDriveとの同期が解除された独立したファイルになります。

Excelの同時編集を活用して効率的に情報共有したいならNotePMがおすすめ

Excelの同時編集機能を活用すれば、チームでのファイル共有作業は大幅に効率化できます。Microsoft 365やExcel 2019以降のバージョンを使用している場合は、OneDriveまたはSharePointにファイルを保存することで、リアルタイムでの同時編集が可能になります。

共同編集機能と旧来のブックの共有機能には大きな違いがあり、基本的には共同編集機能の利用を推奨します。ただし、マクロの実行制限やシート保護の制限など、いくつかの機能制限があるため、事前に確認しておくことが重要です。

チームで運用する際は、編集範囲の分担やバージョン履歴の確認など、運用ルールを決めておくことでトラブルを防げます。ファイルロックエラーや編集が反映されない場合も、原因を正しく理解すれば比較的簡単に解決できます。

Excelの同時編集機能で基本的な共有は実現できますが、業務マニュアルや手順書、ノウハウなど、Excel以外のドキュメントも含めた総合的なナレッジ管理には、NotePMのような専用ツールが有効です。Word・Excel・PDF・PowerPointなどのファイルの中身まで全文検索でき、誰がいつ閲覧したかの履歴管理も可能なため、情報共有の効率化をさらに進めることができます。無料トライアルで実際の使い心地をお試しください。