【テンプレート】採用通知書の作り方は？例文10選！書き方や注意点も解説

採用通知書は、選考を通過した候補者に採用決定を正式に伝える書類です。法律上の発行義務はありませんが、採用の意思を書面で明確に伝えることが入社手続きの起点になります。本記事では書面・メール両方のテンプレートをコピペで使える形で掲載し、必須記載項目の解説から送付手順まで一括でカバーします。

「内定通知書」とほぼ同義で使われることも多く、両者の違いや労働条件通知書との関係は記事後半の比較表で整理しています。また、正社員・契約社員・パート／アルバイトの雇用形態別テンプレートと、返送遅延時の段階別フォロー文例もそろえました。

弊メディアでは、採用関連テンプレートの一元管理や社内ナレッジ共有に課題を感じている方に向けて、AI機能搭載の社内wikiツール NotePM を提供しています。Word・PDFの中身まで全文検索でき、採用書類のフォーマット管理にも役立てられます。

採用通知書の必須記載項目

テンプレートを使う前に、記載すべき8項目を把握しておくと穴埋め作業がスムーズです。この章の表を一読すれば、どの欄に何を書けばよいかを漏れなく確認できます。

ただし、賃金テーブルや就業規則の詳細は「労働条件通知書」が担う領域です。採用通知書はあくまで採用決定の意思を伝える書類であり、記載項目を必要以上に増やすと書類の役割が曖昧になります。

項目	記入例	注意ポイント
発行日	2025年4月10日	西暦／和暦は社内で統一する。後日確認の基準日になる。
宛名	山田 太郎 様	フルネーム＋「様」。敬称略は不可。職種名を添えると判別しやすい。
差出人	〇〇株式会社 代表取締役 鈴木一郎（社印）	法人の正式名称＋代表者名で記載。押印すると書類の信頼性が高まる。
採用決定の旨	厳正なる選考の結果、貴殿を採用することに決定いたしました	婉曲表現を避け、採用を明言する。「採用させていただく方向で」などは不可。
入社予定日	2025年5月1日（木）	未確定の場合は「2025年5月1日（予定）」と明記し、確定後に別途通知する旨を添える。
同封書類案内	入社承諾書1通／労働条件通知書1通／返信用封筒1枚	書類名と部数まで明記する。部数が漏れると候補者が不備に気づけない。
返送期限	本書類到着後7日以内	「○月○日まで」より到着後起算が安全。期限超過時の扱いも一言添える。
問い合わせ先	人事部 佐藤花子 TEL：03-XXXX-XXXX／sato@example.co.jp 受付時間：平日9:00〜18:00	担当者名・部署・電話・メール・受付時間を全て記載。担当者名があると候補者が連絡しやすい。

特に見落とされやすいのは「返送期限」「問い合わせ先」「入社予定日の確定・未確定表記」の3項目です。これらが抜けると、承諾を受け取るタイミングが不明確になり、入社手続きの日程調整が後ろ倒しになります。

また、採用通知書に労働条件の概要を盛り込む場合は法改正への対応も必要です。厚生労働省「2024年4月から労働条件明示のルールが変わります」によれば、「全ての労働契約の締結と有期労働契約の更新のタイミングごとに、『雇い入れ直後』の就業場所・業務の内容に加え、これらの『変更の範囲』についても明示が必要になります」とされています。採用通知書と労働条件通知書を兼用する書式を採用する場合、就業場所・業務の変更の範囲を追記しているか必ず確認してください。

トラブルを防ぐ3つの確認ポイント

記載項目がそろっていても、書き方によっては後からトラブルに発展するケースがあります。特に注意が必要な3点を確認します。

返送期限は「到着後○日以内」で明記する

期限は「○月○日まで」よりも「本書類到着後7日以内」と書く方が、郵便の遅延によるトラブルを回避できます。「期限を過ぎた場合は辞退とみなします」と付記しておくと、連絡がない場合の処理方針を社内外で共有しやすくなります。候補者にとっても期限の根拠が明確になるため、承諾・辞退いずれかの回答を促しやすくなります。

入社日は確定か未確定かで表記を使い分ける

入社日が確定している場合は「○年○月○日」と断定形で記載します。部署異動や前職の退職日調整などで入社日がまだ決まっていない場合は、「入社予定日：○年○月○日（予定）」としておきます。「確定」と書いた後に入社日を変更すると、場合によっては契約変更の手続きが必要になることもあるため、確定前に「予定」と明示するだけで変更時のやり取りがスムーズになります。

採用通知書に労働条件を記載する場合は2024年4月の改正を確認する

就業場所・賃金・労働時間といった労働条件の明示は、本来「労働条件通知書」が担う法的義務事項です。採用通知書は任意書類ですが、利便性を理由に労働条件の概要を1枚にまとめて送付するケースもあります。その場合は前述の2024年4月改正対応が必要であり、就業場所・業務の変更の範囲を記載しているか必ず確認してください。

【無料】採用通知書のテンプレート・例文10選

ここでは、無料で使える採用通知書のテンプレートと例文10選を紹介します。

採用通知書の種類	Wordファイル
基本型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
簡易型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
入社日指定型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
配属先明記型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
採用条件記載型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
歓迎・期待表明型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
意思確認型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
研修案内型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
入社式案内型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
提出書類案内型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）

基本型の採用通知書だけでなく、さまざまな状況に応じたテンプレートをご用意しています。自社の方針や状況に合わせて選び、ぜひ活用してみてください。

基本型の採用通知書

基本型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

基本型の採用通知書のテンプレート

基本型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
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簡易型の採用通知書

簡易型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

簡易型の採用通知書のテンプレート

簡易型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

入社日指定型の採用通知書

入社日指定型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

入社日指定型の採用通知書のテンプレート

入社日指定型の採用通知書の例文

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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

配属先明記型の採用通知書

配属先明記型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

配属先明記型の採用通知書のテンプレート

配属先明記型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

採用条件記載型の採用通知書

採用条件記載型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

採用条件記載型の採用通知書のテンプレート

採用条件記載型の採用通知書の例文

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歓迎・期待表明型の採用通知書

歓迎・期待表明型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

歓迎・期待表明型の採用通知書のテンプレート

歓迎・期待表明型の採用通知書の例文

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意思確認型の採用通知書

意思確認型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

意思確認型の採用通知書のテンプレート

意思確認型の採用通知書の例文

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研修案内型の採用通知書

研修案内型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

研修案内型の採用通知書のテンプレート

研修案内型の採用通知書の例文

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入社式案内型の採用通知書

入社式案内型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

入社式案内型の採用通知書のテンプレート

入社式案内型の採用通知書の例文

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提出書類案内型の採用通知書

提出書類案内型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

提出書類案内型の採用通知書のテンプレート

提出書類案内型の採用通知書の例文

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採用通知書と内定通知書・労働条件通知書の違い

実務では「採用通知書」「内定通知書」「労働条件通知書」が混同されがちですが、法的な位置づけは書類ごとに異なります。どの書類をいつ・どんな目的で発行するのかを整理しておくことで、書類の抜け漏れや重複を防げます。

書類名	定義	法的義務	発行タイミング	主な記載内容
採用通知書	選考合否の結果を通知する書類	なし（任意）	選考結果の確定後	採用決定の旨、入社予定日、返送期限、問い合わせ先
内定通知書	正式な内定と入社意思確認を含む通知書	なし（任意）	内定確定後（採用通知書と同時期）	採用通知書の内容＋入社条件の概要・入社承諾の求め
労働条件通知書	雇用契約時の労働条件を書面で明示する書類	あり（労働基準法第15条）	労働契約締結時（入社前に交付）	賃金、労働時間、就業場所、業務内容、変更の範囲 等
雇用契約書	労使双方が署名・捺印する労働契約の書類	なし（任意。労働条件通知書で代替可）	入社前後	労働条件通知書の記載内容に準じる

特に混同されやすい2点を補足します。

採用通知書と内定通知書の実務上の関係について、現場では「内定通知書＝採用通知書」として1枚の書類にまとめて発行するケースが大半です。ただし厳密に言えば、採用通知書は合否を知らせる文書であり、内定通知書は入社意思の確認を含む正式な契約提示にあたります。「採用通知書」と表題を付けた書類に入社承諾書を同封するのが一般的な運用です。

採用通知書と労働条件通知書の決定的な違いは、発行義務の有無です。厚生労働省の労働条件明示に関するFAQによれば、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められており、労働条件通知書は法的義務のある書類です。採用通知書はあくまで任意ですが、労働条件通知書の発行は省略できません。

また、採用内定の法的性質にも注意が必要です。厚生労働省「確かめよう労働条件」では、「採用内定通知のほかには労働契約締結のため特段の意思表示をすることが予定されていない場合には、採用内定により始期付解約権留保付労働契約が成立したと認められることが多い」とされています。

つまり採用通知書を送付した時点で、法的には労働契約が成立しているとみなされる可能性があります。企業側からの一方的な内定取消は制限されるため、内定通知後に取消が必要な状況が生じた場合は、必ず専門家に相談することをお勧めします。

送付から返送までの実務フロー

採用通知書は「いつ・どうやって送るか」によって、候補者の入社意欲や返送率が変わります。書類を作成するだけでなく、送付のタイミングと方法を決めておくことが実務では欠かせません。以下の3つの観点で整理します。

1. 送付タイミングと方法（郵送・メール）
2. 同封する書類一覧
3. 返送が届かないときの対応

1. 送付タイミングと方法（郵送・メール）

送付のタイミングは、最終面接後1週間以内が目安です。候補者は複数社の選考を並行している場合が多く、通知が遅れるほど他社へ流れるリスクが高まります。

マイナビキャリアリサーチLab「内定（内々定）辞退率の動向」によると、内定辞退率「5割以上」の企業割合は2026年卒で41.5%に達しており、2019年卒（21.1%）の約2倍という水準です。迅速な通知が他社への流出を防ぐ鍵の一つです。

実務でよく使われるのは、まず電話で合格を速報し、後日書面で正式通知する二段構えのフローです。電話での第一報により候補者の不安を早期に解消でき、書面が届くまでの期間に辞退を決断されるリスクを下げられます。

郵送する場合は簡易書留が推奨です。配達記録が残るため、「書類が届いていない」というトラブルが発生した際に発送事実を確認できます。メール速報と書面郵送を併用する場合は、メールで採用の意思を伝え、正式書類は郵送で届けるのが一般的な流れです。

2. 同封する書類一覧

採用通知書と一緒に送付する書類は5点が標準セットです。漏れがあると候補者が手続きを完了できず、入社準備全体が遅れます。

• 送付状：同封書類の一覧と挨拶文を記載した表紙。書類の全体像を候補者に伝える役割を担います。
• 入社承諾書：候補者が入社の意思を確認・署名して返送する書類。承諾の証拠として双方が保管します。
• 入社誓約書：服務規律や機密保持など、入社後に守るべき事項を誓約する書類。承諾書とは役割が異なります。
• 労働条件通知書（または雇用契約書）：賃金・労働時間・就業場所などを明示する法定書類。入社前の交付が義務づけられています。
• 返信用封筒：入社承諾書・入社誓約書の返送に使う封筒。切手を貼付した状態で同封すると、返送の手間が省けて返送率が上がります。

入社承諾書と入社誓約書を混同するケースがありますが、役割は別物です。承諾書は「入社します」という意思表示の書類であり、誓約書は「就業規則・機密保持などのルールを守ります」という約束の書類です。両方を同封するのが一般的な運用です。

3. 返送が届かないときの対応

期限を過ぎても入社承諾書が戻ってこない場合、理由は大きく3つ考えられます。単純な失念、まだ入社を検討中、あるいは辞退意向があるものの連絡できていないケースです。

対応の順番は、まず電話で状況を確認するところから始めます。候補者本人と直接話すことで、失念であればその場で解決でき、迷っている場合は疑問点に答える機会にもなります。電話がつながらない・折り返しがない場合は、翌営業日にメールでフォローします。

いずれの場合も、催促ではなく「確認のご連絡」というトーンを保つことが大切です。以下の文例表を段階別の対応の参考にしてください。

段階	手段	文例（コピペOK）
第1段階（返送期限翌日）	電話	「お世話になっております。〇〇株式会社人事部の△△です。先日お送りした入社承諾書の件でご連絡いたしました。書類はお手元に届いておりますでしょうか？お手数ですが、ご状況をお聞かせいただけますでしょうか。」
第2段階（電話不通の翌営業日）	メール	件名：【ご確認のお願い】入社承諾書のご返送について本文：「先日お送りした入社承諾書につきまして、ご返送の確認がまだ取れておりません。ご多忙のこととは存じますが、お手数をおかけして恐縮です。現在のご状況をお知らせいただけますでしょうか。ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。」
第3段階（メール返信なし・数日後）	書面（簡易書留）	「再度のご連絡となり恐縮ですが、入社承諾書のご返送が確認できておりません。お手数ですが、○月○日（○）までにご回答をお願いいたします。ご都合がつかない場合は、お電話またはメールにてご一報ください。」
辞退の意向が示された場合	メール	「ご連絡いただきありがとうございました。ご事情をお聞かせいただき、承知いたしました。選考にお時間をいただいたこと、心より感謝申し上げます。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」

電話・メール・書面と段階を踏むことで、候補者に威圧感を与えずに状況を把握できます。辞退連絡への返信は丁寧なトーンを徹底してください。入社後の社員の口コミや採用ブランドにも影響するため、このフェーズでの対応の品質は非常に重要です。

まとめ

採用通知書の作成から送付完了までに必要なポイントを振り返ります。

• 記載必須項目は発行日・宛名・差出人・採用決定の旨・入社予定日・同封書類案内・返送期限・問い合わせ先の8つ
• 書面テンプレートは「宛名→差出人→挨拶文→採用決定通知→入社予定日→同封書類案内→返送期限→問い合わせ先」の順で構成
• 雇用形態別（正社員・契約社員・パート／アルバイト）でテンプレートを使い分け、契約期間・更新条項・時給・シフト制の有無を書き分ける
• 採用通知書は任意書類だが、労働条件通知書は労働基準法第15条に基づく義務書類であり、兼用する場合は2024年4月改正への対応が必要
• 送付は最終面接後1週間以内を目安に、電話速報→書面正式通知の二段構えで行う
• 返送遅延時は電話→メール→書面（簡易書留）の段階対応を行い、「確認」のトーンを崩さない

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テンプレートはそのまま使わず、自社の雇用形態・勤務条件・試用期間の有無に合わせて必ず修正してください。書面に記載した条件が実際の労働条件と異なると、入社後のトラブルに直結します。採用通知書を丁寧に仕上げることが、候補者との信頼構築と円滑な入社手続きの第一歩です。