【無料】採用通知書のテンプレート・例文10選｜書き方や注意点も解説

 

採用通知書とは、採用活動の最終段階で企業から応募者へ送られ、選考を経て採用が決定したことを正式に伝える重要な書類です。しかし「内定通知書とは何が違うの？」「どんな情報を記載すればいいの？」と、疑問に思う方もいるでしょう。

そこで本記事では、採用通知書の基本的な役割から、類似する書類との違いをわかりやすく解説します。さらに、すぐに使える無料テンプレートも豊富に紹介しているので、スムーズな採用活動の第一歩としてぜひ参考にしてみてください。

採用通知書とは？

採用通知書とは、企業が応募者に正式な採用決定を伝える書類です。書類選考や面接などの選考過程を経て、最終的に採用を決定したことを明確に伝える役割があります。

法的な義務はありませんが、トラブル防止や応募者の入社意欲を高める目的から、口頭だけでなく書面で交付されるケースが多いです。通常、内定通知後に送付されますが、採用通知書のみを発行する企業もあります。

採用通知書と他の書類との違い

採用通知書には似たような名前や役割を持つ書類があります。代表的な以下3つの書類と比べて、違いをチェックしておきましょう。

• 採用通知書と内定通知書の違い
• 採用通知書と労働条件通知書の違い
• 採用通知書と採用証明書の違い

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書	採用が決定した事実を伝える書類。
内定通知書	将来の雇用契約を結ぶ意思を示す書類。

採用通知書と内定通知書は、どちらも企業が採用決定を応募者に伝える書類ですが、その法的性質に大きな違いがあります。

内定通知書は、最終選考合格者に対し、将来の雇用契約を結ぶ意思を示すものです。法的にも、入社日からの雇用契約がほぼ成立しているとみなされます。

一方、採用通知書は、採用が決定した事実を伝えるもので、内定通知書のような法的拘束力は原則としてありません。書面の内容によっては、労働契約の成立が認められるケースがあるため、注意が必要です。とくに中途採用のように、内定から入社までの期間が短い場合に発行されることが多いです。

企業によっては両者を明確に区別せずに「採用内定通知書」として、送付するケースもあります。いずれも発行義務はありませんが、その意味合いと法的効果を理解しておくといいでしょう。

採用通知書と労働条件通知書の違い

採用通知書	企業が採用を決定した事実を応募者に伝える書類。
労働条件通知書	企業が労働者に対して労働条件を明示する書類。

採用通知書は、企業が採用を決定した事実を応募者に伝えるもので、法律上の作成義務はありません。一方、労働条件通知書は労働基準法に基づき、企業が労働者に対して、賃金・労働時間・契約期間・就業場所・業務内容などの労働条件を明示する義務のある書類です。

労働契約締結時に必ず交付する必要があり、採用通知書と兼ねることも可能です。ただし、その場合は法定の記載事項をすべて網羅し、相互の合意を示すことが望ましいとされています。

採用通知書と採用証明書の違い

採用通知書	企業が応募者に対して採用を決定した旨を通知する書類。
採用証明書	失業していた人が再就職した際に各種手続きのために発行する書類。

採用通知書と採用証明書は、どちらも「採用」という言葉を含みますが、目的と発行対象が異なる書類です。

採用通知書は、企業が選考の結果、応募者に対して採用を決定した旨を通知する書類であり、企業から応募者へ送られます。一方、採用証明書は、失業していた人が再就職した際に、失業保険の受給停止や再就職手当の申請のために発行する書類です。

つまり、採用通知書は「企業から個人へ」提出し、採用証明書は「個人からハローワークへ」提出される、目的の異なる書類と言えます。

採用通知書の書き方と記載項目

採用通知書の書式に法的ルールはありませんが、一般的に以下の項目を記載します。

• 応募者の氏名
• 発行日
• 社名
• 代表者名
• 採用決定の通知と応募のお礼

加えて、入社日や提出書類の内容と提出期限、問い合わせ先となる担当者名・連絡先も明記することで、応募者がスムーズに入社準備を進められるよう配慮するといいでしょう。必要に応じて、テンプレートを活用するのも有効な手段です。

【無料】採用通知書のテンプレート・例文10選

ここでは、無料で使える採用通知書のテンプレートと例文10選を紹介します。

採用通知書の種類	Wordファイル
基本型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
簡易型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
入社日指定型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
配属先明記型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
採用条件記載型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
歓迎・期待表明型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
意思確認型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
研修案内型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
入社式案内型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）
提出書類案内型の採用通知書	ダウンロードする（個人情報入力なし）

基本型の採用通知書だけでなく、さまざまな状況に応じたテンプレートをご用意しています。自社の方針や状況に合わせて選び、ぜひ活用してみてください。

基本型の採用通知書

基本型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

基本型の採用通知書のテンプレート

基本型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

簡易型の採用通知書

簡易型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

簡易型の採用通知書のテンプレート

簡易型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

入社日指定型の採用通知書

入社日指定型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

入社日指定型の採用通知書のテンプレート

入社日指定型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

配属先明記型の採用通知書

配属先明記型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

配属先明記型の採用通知書のテンプレート

配属先明記型の採用通知書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）

採用条件記載型の採用通知書

採用条件記載型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

採用条件記載型の採用通知書のテンプレート

採用条件記載型の採用通知書の例文

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歓迎・期待表明型の採用通知書

歓迎・期待表明型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

歓迎・期待表明型の採用通知書のテンプレート

歓迎・期待表明型の採用通知書の例文

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意思確認型の採用通知書

意思確認型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

意思確認型の採用通知書のテンプレート

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研修案内型の採用通知書

研修案内型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

研修案内型の採用通知書のテンプレート

研修案内型の採用通知書の例文

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入社式案内型の採用通知書

入社式案内型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

入社式案内型の採用通知書のテンプレート

入社式案内型の採用通知書の例文

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提出書類案内型の採用通知書

提出書類案内型の採用通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。

提出書類案内型の採用通知書のテンプレート

提出書類案内型の採用通知書の例文

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採用通知書を作成するときの注意点

採用通知書作成の主な注意点は、以下の2つです。

• 情報の正確性
• 迅速な通知

応募者の氏名・住所・同封書類の内容に誤りがないかを、徹底的に確認します。誤情報は応募者の不信感や入社意欲低下につながるため、細心の注意が必要です。同封書類には提出期限を明記し、応募者がスムーズに入社準備を進められるように配慮しましょう。

また、採用決定後は速やかに通知しましょう。優秀な人材ほど複数企業に応募している可能性が高く、通知が遅れると他社に流れてしまう恐れがあります。採用決定後、遅くとも一週間以内を目安に発送することが望ましいです。

採用通知書の作成には『NotePM』がおすすめ

NotePM（ノートピーエム） は、テンプレートを作成・管理できる便利なITツールであり、はじめて使う人でも簡単に採用通知書を作成できます。さらに強力な検索機能が備わっており、必要な情報がすぐに見つかるのも魅力です。多くの大手企業が導入しており、「使いやすさ」や「導入のしやすさ」でも高い評価を得ています。

NotePMの特徴

• テンプレート機能や共有機能でテンプレートの作成・管理もスムーズ
• PDFやExcelの全文検索もできる強力な検索機能
• 社内FAQや社内ポータル、社内報も作成可能
• 高度なセキュリティを備えており、銀行や大学へも導入されている

NotePMの料金プラン

テンプレートを活用して手軽に採用通知書を作成しよう

採用通知書は、採用決定を応募者に伝える重要な書類です。法的義務はありませんが、企業イメージを左右し、入社意欲を高めるためにも丁寧な作成が求められます。応募者の氏名や入社日、提出書類などを正確に記載し、歓迎のメッセージを添えることも重要です。

この記事で紹介した無料テンプレートを活用すれば、手軽に採用通知書を作成できるでしょう。いくつかのテンプレートの内容を組み合わせて、利用するのもおすすめです。

これらのテンプレートを参考に、迅速かつ丁寧に採用通知書を作成し、スムーズな採用活動を進めていきましょう。

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