支払通知書とは、企業間取引で発行され、買手側から売手側へ支払いを事前に知らせる重要な書類です。「支払通知書って何？」「支払通知書にはどんな項目を書けばいい？」といった疑問を抱いている方も多いでしょう。
そこで本記事では、支払通知書の基本的な役割から、さまざまなシーンに対応した無料テンプレートを10選ご紹介します。テンプレートを活用すれば、支払通知書の作成時間を大幅に短縮し、ミスも防ぎやすくなるでしょう。ぜひ、貴社の業務効率化にお役立てください。
目次
支払通知書とは？
支払通知書は、商品やサービスを利用した事業者（買手側）が、取引先（売手側）に対して、確定した支払内容を事前に通知する書類です。これは、売手側から発行される請求書とは流れが逆になります。
支払通知書には、取引日や取引内容、支払金額といった情報が記載され、買手側が支払いを実行する前に発行されるのが一般的です。
支払通知書の発行は義務ではありませんが、売手側は請求管理の手間が省け、買手側も支払いの準備がスムーズに行えるため、双方にとってメリットがあります。取引の透明性を高めるうえで、有効な書類と言えるでしょう。
支払通知書と支払明細書の違い
支払通知書と支払明細書は、支払いに関する情報を伝える書類という点では同じですが、発行の相手先と目的に違いがあります。
支払通知書は、主に企業間の取引において、買手側が売手側に対して、確定した支払金額・内訳・支払期日などを事前に通知するものです。一方、支払明細書は主に企業から個人（顧客）や企業から従業員に対し、支払われた金額の詳細（内訳や控除額など）を知らせるものです。給与明細やクレジットカードの利用明細などが該当します。
支払通知書の書き方と記載項目
支払通知書に決まったフォーマットはありませんが、取引先にとって使いやすいよう、必要項目を網羅することが重要です。
従来の支払通知書であれば、主に以下の内容を記載します。
- 発行年月日
- 発行者名
- 宛名
- 支払通知金額
- 取引年月日
- 取引内容
- 単価
- 消費税
- 備考欄
- 小計
- 税率ごとに区分した税込対価の額
また、適格請求書（インボイス）対応とする場合は、上記の項目に加えて以下の項目も記載する必要があります。
- 売手側の登録番号
- 税率ごとに区分した税抜支払額
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
支払通知書は法的に発行義務はありません。しかし、発行することで請求・支払前の相互確認ができるため、スムーズな取引をするのであれば活用するのがおすすめです。
【無料】支払通知書のテンプレート・例文10選
ここでは、無料で使える支払通知書のテンプレートと例文10選を紹介します。
| 支払通知書の種類 | Wordファイル |
|---|---|
| 基本型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 期日指定型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 前払い型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 契約書添付型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| クレジットカード払い型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 分割払い型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 早期支払い割引型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 追加支払い型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 遅延料金型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 金利手数料型の支払通知書 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
基本型の支払通知書だけでなく、さまざまな状況に応じたテンプレートをご用意しています。支払方法や支払タイミングに合わせて選び、ぜひ活用してみてください。
基本型の支払通知書
基本型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
基本型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、[貴社名]様には日頃より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。以下の内容についてお支払いのご確認をお願い申し上げます。
支払金額： [金額]
支払期限： [期限]
支払方法： [振込先など]
基本型の支払通知書の例文
件名： 支払通知書
宛先： 株式会社〇〇御中
本文：
拝啓、株式会社〇〇様には日頃より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。以下の内容についてお支払いのご確認をお願い申し上げます。
支払金額： 100,000円
支払期限： 2025年5月10日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
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期日指定型の支払通知書
期日指定型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
期日指定型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払期日のお知らせ
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、[貴社名]様、以下の請求書について支払期日が迫っております。ご確認のほどお願い申し上げます。
支払金額： [金額]
支払期日： [期日]
支払方法： [振込先]
期日指定型の支払通知書の例文
件名： 支払期日のお知らせ
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、株式会社〇〇様、以下の請求書について支払期日が迫っております。ご確認のほどお願い申し上げます。
支払金額： 50,000円
支払期日： 2025年5月5日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
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前払い型の支払通知書
前払い型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
前払い型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払い前払通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、[商品名]についての前払いをお願い申し上げます。
前払金額： [金額]
支払期日： [期日]
支払方法： [振込先]
前払い型の支払通知書の例文
件名： 支払い前払通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、〇〇の購入に関して前払いをお願い申し上げます。
前払金額： 100,000円
支払期日： 2025年5月1日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
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契約書添付型の支払通知書
契約書添付型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
契約書添付型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払契約書添付通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、[契約内容]に基づき、以下の支払いをお願い申し上げます。契約書を添付いたしますので、ご確認ください。
支払金額： [金額]
支払期日： [期日]
支払方法： [振込先]
契約書添付型の支払通知書の例文
件名： 支払契約書添付通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、[契約内容]に基づき、以下の支払いをお願い申し上げます。契約書を添付いたしますので、ご確認ください。
支払金額： 250,000円
支払期日： 2025年5月10日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
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クレジットカード払い型の支払通知書
クレジットカード払い型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
クレジットカード払い型の支払通知書のテンプレート
件名： クレジットカード支払通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、以下の内容でクレジットカードでのお支払いをお願い申し上げます。
支払金額： [金額]
支払期限： [期限]
支払方法： クレジットカード
クレジットカード払い型の支払通知書の例文
件名： クレジットカード支払通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、以下の内容でクレジットカードでのお支払いをお願い申し上げます。
支払金額： 120,000円
支払期限： 2025年5月10日
支払方法： クレジットカード
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分割払い型の支払通知書
分割払い型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
分割払い型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払い分割通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、以下の内容で分割払いにて支払いをお願い申し上げます。
支払総額： [金額]
支払回数： [回数]
各回の支払金額： [金額]
支払期日： [期日]
分割払い型の支払通知書の例文
件名： 支払い分割通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、以下の内容で分割払いにて支払いをお願い申し上げます。
支払総額： 200,000円
支払回数： 4回
各回の支払金額： 50,000円
支払期日： 毎月10日
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早期支払い割引型の支払通知書
早期支払い割引型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
早期支払い割引型の支払通知書のテンプレート
件名： 早期支払い割引通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、早期支払いにて〇%の割引を提供させていただきます。以下の通りご確認ください。
割引対象金額： [金額]
割引率： [割引率]%
支払期限： [期限]
支払方法： [振込先]
早期支払い割引型の支払通知書の例文
件名： 早期支払い割引通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、早期支払いにて5%の割引を提供させていただきます。以下の通りご確認ください。
割引対象金額： 150,000円
割引率： 5%
支払期限： 2025年5月10日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
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追加支払い型の支払通知書
追加支払い型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
追加支払い型の支払通知書のテンプレート
件名： 追加支払通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、以下の追加支払いについてご確認をお願い申し上げます。
追加支払金額： [金額]
支払期限： [期限]
支払方法： [振込先]
追加支払い型の支払通知書の例文
件名： 追加支払通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、以下の追加支払いについてご確認をお願い申し上げます。
追加支払金額： 30,000円
支払期限： 2025年5月15日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
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遅延料金型の支払通知書
遅延料金型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
遅延料金型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払い遅延通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、[期限]までにお支払いいただけなかったため、遅延料金が発生しています。以下の通りご確認ください。
遅延金額： [金額]
支払期日： [期日]
支払方法： [振込先]
遅延料金型の支払通知書の例文
件名： 支払い遅延通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、2025年4月30日までにお支払いいただけなかったため、遅延料金が発生しています。以下の通りご確認ください。
遅延金額： 10,000円
支払期日： 2025年5月12日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
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金利手数料型の支払通知書
金利手数料型の支払通知書のテンプレートと例文は、以下のとおりです。
金利手数料型の支払通知書のテンプレート
件名： 支払い金利手数料通知書
宛先： [受取人名]
本文：
拝啓、支払いに対して金利手数料が発生しました。以下の通りご確認ください。
金利手数料： [金額]
支払期限： [期限]
支払方法： [振込先]
金利手数料型の支払通知書の例文
件名： 支払い金利手数料通知書
宛先： 株式会社〇〇 御中
本文：
拝啓、支払いに対して金利手数料が発生しました。以下の通りご確認ください。
金利手数料： 5,000円
支払期限： 2025年5月15日
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）
支払通知書を作成するときの注意点
支払通知書を作成する際の重要な注意点は、原本の保管義務があることです。法律で定められた期間、紙媒体での原本保管が義務付けられており、データ保管の場合は印刷が必要です。
保管期間は、法人の場合は発行日・受領日から7年後の法人税申告期限日まで、個人事業主の場合は発行日・受領日から5年後の確定申告期限日までとなります。単純な発行日からの年数計算ではないため、期限を間違えないように注意が必要です。
保管状態も重要で、後日検索しやすいよう、見積書や発注書などの関連書類とあわせてわかりやすくファイリングしておきましょう。支払通知書は取引内容や金額を示す重要な証憑書類であり、トラブル発生時の参照に不可欠です。定められた期間で適切に保管し、必要なときにすぐ取り出せるように整理しておきましょう。
支払通知書の作成には『NotePM』がおすすめ
NotePM（ノートピーエム） は、テンプレートを作成・管理できる便利なITツールであり、はじめて使う人でも簡単に支払通知書を作成できます。さらに強力な検索機能が備わっており、必要な情報がすぐに見つかるのも魅力です。多くの大手企業が導入しており、「使いやすさ」や「導入のしやすさ」でも高い評価を得ています。
NotePMの特徴
- テンプレート機能や共有機能でテンプレートの作成・管理もスムーズ
- PDFやExcelの全文検索もできる強力な検索機能
- 社内FAQや社内ポータル、社内報も作成可能
- 高度なセキュリティを備えており、銀行や大学へも導入されている
NotePMの料金プラン
テンプレートを活用して手軽に支払通知書を作成しよう
支払内容を事前に取引先に通知する支払通知書は、スムーズな取引に不可欠です。記載項目は複数ありますが、難しく考える必要はありません。本記事でご紹介した基本型テンプレートや、さまざまな状況に対応した無料テンプレートを活用すれば、簡単に作成できるでしょう。
ぜひ、貴社の支払業務に合わせて最適なテンプレートを選び、日々の取引にお役立てください。手軽に支払通知書を作成し、取引先との信頼関係をよりいっそう深めていきましょう。
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