【シーン別】督促状のテンプレート無料10選！書き方や送り方、例文を解説

督促状を送付したいけど、どのような文面にすればいいかわからず対応に困っている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、すぐに使える督促状の無料テンプレートを、例文付きで10種類ご紹介します。

さらに、督促状の正しい書き方や送付方法、支払いがない場合の対処法まで徹底解説します。初めて督促状を送る場合でも、安心して手続きを進められる実用的な内容なので、ぜひご活用ください。

督促状とは？

督促状とは、代金や料金などの支払いが期日を過ぎても確認できない場合に、債務者へ支払いを促すために送る文書です。

主に企業や個人事業主が、取引先や顧客に対して発行し「〇月〇日までにお支払いください」といった支払期限を明示して通知します。口頭や電話での督促よりも正式な手段として用いられ、証拠にも残るためトラブル防止に有効です。

督促状はあくまで任意の支払いを促すものであり、すぐに法的効力が発生するわけではありませんが、支払遅延に対する第一歩として重要な役割を果たします。

督促状と支払督促の違い

督促状と支払督促は似ていますが、以下の表のように性質は大きく異なります。

督促状の種類	性質
通常の督促状	企業や個人が相手に対して自主的に送る文書であり、法的強制力はない
支払督促	裁判所を通じて行う法的手続きで、債権者が裁判所に申し立て、債務者に対して正式に支払いを命じる

通常の督促状は自主的に送る文書ですが、支払督促は裁判所を通すため、法律が絡んできます。

そのため、債務者が異議を申し立てなければ、強制執行（差し押さえ）につながる可能性があります。

督促状と催告書の違い

督促状と催告書は、どちらも支払いのお願いを伝える書面ですが、以下のとおり使い方や目的に微妙な違いがあります。

項目	督促状	催告書
目的	支払いを促すためのリマインド	法的措置を前提に支払い命令
タイミング	支払期限を過ぎた後の最初の対応	督促状に反応がない場合の次の対応
法的効力	基本的に法的効力なし	「催告」自体に時効中断の効果がある（民法147条）。ただし、6ヶ月以内に裁判などを起こさなければ効果が失われる
郵便内容証明	必須ではないが証拠として有効	内容証明郵便で送付することが一般的

参考：民法 | e-Gov 法令検索

督促状は支払いを促す初期段階の文書です。一方で、催告書には時効中断等の法的効果を持たせる可能性があるが、法的強制力そのものはありません。

そのため、催告書には法的措置を講じますといった具体的な警告が含まれます。

督促状の送付が必要なケース

督促状は、商品代金やサービス料金などの支払いが期日を過ぎても行われない場合に送付するのが一般的です。

たとえば、請求書の支払期限を過ぎても入金が確認できないときや、口頭や電話での督促に応じてもらえない場合などが該当します。また、サブスクリプションや家賃などの定期的な支払いが滞っている場合にも有効です。

さらに、フリーランスや個人事業主が報酬未払いに直面したときにも、トラブルを避けるための第一歩として企業に送る文書として活用されます。

督促状は法的効力こそありませんが、支払う意思があるかを確認し、相手に支払いの重要性を再認識させる重要な手段です。

ただし、中には支払いを忘れていただけの場合もあるため、相手の状況に配慮した文面を心がけるのが大切です。

「いつもお世話になっております」「すでにお支払いがお済みの場合は、本書を無効とし、破棄していただけますようお願い申し上げます」などの文面で、やわらかい印象を与えるといいでしょう。

督促状の送り方5ステップ

督促状の送り方は、以下の5ステップで完了します。

1. 支払期限を再確認し、記録を整理する
2. 電話やメールで連絡する
3. 督促状を作成する
4. 督促状を送付する（内容証明も検討する）
5. 再度連絡し法的手段も検討する

それぞれ具体的な内容を確認しましょう。

1.支払期限を再確認し、記録を整理する

まずは、請求書に記載した支払期限や金額を再確認し、督促の必要性を判断しましょう。

また、請求書の送付日や相手との連絡内容、支払い状況など、過去のやり取りを証拠として残しておくことも重要です。

後のトラブルを防ぐためにも、日時や連絡手段を含めた記録はできるだけ詳細に残しておきましょう。

2.電話やメールで連絡する

いきなり督促状を送るのではなく、まずは電話やメールで連絡をとってみるのも効果的です。

電話やメールであれば文書よりもすぐに結果がわかり、支払いの意思の有無や振込予定日などを確認できます。

支払い忘れや事務的なミスの可能性もあるため、やわらかく丁寧に口調や文面で事情を聞く姿勢が大切です。電話やメールで解決すれば、督促状を送る手間もなくなります。

3.督促状を作成する

電話やメールで解決しなかった場合は、督促状を文書で作成します。

文面では、支払うべき金額や支払期限、振込先や支払いがない場合の対応などについて記載してください。

感情的にならず、冷静に事実を伝えるトーンで記載するのがポイントです。相手を責めるのではなく、対話や相談する気持ちで文章を作成しましょう。

4.督促状を送付する（内容証明郵便も検討する）

作成した督促状は、普通郵便で送付しても構いませんが、督促の証拠を残したい場合は、簡易書留や内容証明郵便を使うのが実務上望ましいです。

内容証明郵便であれば、誰が、いつ、どの内容で送ったかを証明できます。

再三の督促にも応じないような相手であれば、内容証明郵便が有効な証拠となり、後のトラブル防止にもつながります。

5.再度連絡し法的手段も検討する

督促状を送っても支払いがない場合は、再度連絡を試みつつ、場合によっては支払督促や少額訴訟などの法的措置を検討しましょう。

必要に応じて、弁護士や司法書士など専門家に相談することも重要です。

督促の手続きの長期化や請求の未回収を防ぐためにも、できるだけ早めに次の対応へ進みましょう。

【項目別】督促状の書き方

督促状の書き方を、以下の項目別に見ていきましょう。

• 宛名の正しい書き方と注意点
• 件名のつける際のポイント
• 冒頭文のマナーと基本構成
• 未払い内容の具体的な書き方
• 支払いを促す表現例と避けたい言い回し
• 今後の対応と期日設定の書き方
• 結びの文と連絡先の明記方法

それぞれ具体的な内容を解説します。

宛名の正しい書き方と注意点

督促状では、相手の氏名や会社名、役職などを正確に書くことが基本です。個人宛なら「〇〇様」法人宛なら「〇〇株式会社 御中」といった記載が一般的です。

担当者がいる場合は「〇〇株式会社 営業部 〇〇様」と役職まで明記しましょう。

誤字脱字や敬称の不備は失礼にあたるため、事前に確認し丁寧に記載することが信頼関係を損なわないポイントと言えます。

件名をつける際のポイント

件名は一目で内容がわかるよう、簡潔かつ明確に書くことが重要です。たとえば、以下のような表記です。

• 未払い料金に関するご連絡
• 〇月分ご請求の再確認について
• 〇月分の入金未確認に関して

相手がすぐに、主旨を把握できる表現を心がけましょう。

件名が曖昧だったり強すぎたりすると、見過ごされたり敬遠されたりする可能性もあるため、状況に応じた調整が必要です。

冒頭文のマナーと基本構成

冒頭では相手への礼儀を忘れず、まずは「平素よりお世話になっております」といった挨拶文から始めましょう。

挨拶文の後に本題へと自然に導き「〇月〇日付でご請求申し上げた〇〇の件につきまして、いまだご入金が確認できておりません」と状況を伝えるのが一般的な流れです。

感情的な文で相手を威圧しないよう、丁寧な表現を意識しましょう。

未払い内容の具体的な書き方

未払い内容は、正確かつ具体的に記載することが大切です。内容に誤りがあると、信頼を損ねてしまう恐れがあります

内容の具体的な書き方の例は、以下のとおりです。

• 未払いの金額：55,000円（税込）
• 対象となる商品やサービス名：〇〇メディアのデザイン制作費
• 請求書の発行日：〇年〇月〇日
• 支払期日：〇年〇月〇日

上記のように箇条書きで記載し、相手が見やすくすることも重要です。

支払いを促す表現例と避けたい言い回し

支払いを促す表現は、以下のような表現がおすすめです。

早急にお支払いいただけますようお願い申し上げます
〇月〇日までにご対応をお願い申し上げます

督促のため、やわらかい表現の中に意志を伝えることが重要になってきます。

一方、以下のような表現は避けたほうがいいでしょう。

• 早急に払わないと遅延金を請求する
• 〇月〇日までに払わないと法的手段に出る

このような強い言い回しは、相手との関係悪化につながる恐れがあります。督促状は相手に催促する文書ではありますが、期限や対応をはっきりと伝えながらも、丁寧な対応が大切です。

今後の対応と期日設定の書き方

支払いの最終期限を明記することで、相手に行動を促す効果が期待できます。

たとえば「本書面の到着後7日以内にご対応ください」や「〇月〇日までにご入金がない場合は、法的手段も検討させていただく場合がございます」など、具体的な期日と対応内容を示しましょう。

ただし、「脅迫」とならないよう、冷静かつ事実に基づいた表現で記載してください。

結びの文と連絡先の明記方法

文末では、対応をお願いする旨を丁寧に伝えた上で「何卒よろしくお願い申し上げます」と締めくくるのが一般的です。

最後に、電話番号やメールアドレス、担当者名などの連絡先も明記しておきましょう。

連絡先を明記することで、相手が不明点を確認しやすくなるだけでなく、電話やメールも活用しスムーズな対応につながる効果も期待できます。

【無料】督促状のテンプレート・例文10選

ここでは、すぐに使える無料の督促状のテンプレートと、例文を10個厳選してご紹介します。

督促状の種類	Wordファイル
基本的な支払い督促	ダウンロードする（個人情報なし）
リマインドとしての督促	ダウンロードする（個人情報なし）
やや強めの督促	ダウンロードする（個人情報なし）
内容証明郵便として使う督促	ダウンロードする（個人情報なし）
取引停止をほのめかす督促	ダウンロードする（個人情報なし）
定期支払い遅延への督促	ダウンロードする（個人情報なし）
個人向けの丁寧な督促	ダウンロードする（個人情報なし）
業務委託料の未払いに対する督促	ダウンロードする（個人情報なし）
最終通知としての督促	ダウンロードする（個人情報なし）
支払い済みの場合に連絡を求める督促	ダウンロードする（個人情報なし）

督促状のテンプレートや例文を活用すれば、状況に応じた適切な内容をスムーズに作成できます。督促状の作成にお困りの方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.基本的な支払い督促

基本的な支払い督促のテンプレート

基本的な支払い督促の例文

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2.リマインドとしての督促

リマインドとしての督促のテンプレート

リマインドとしての督促の例文

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＞テンプレートを無料ダウンロードする

3.やや強めの督促

やや強めの督促のテンプレート

やや強めの督促の例文

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＞テンプレートを無料ダウンロードする

4.内容証明郵便として使う督促

内容証明郵便として使う督促のテンプレート

内容証明郵便として使う督促の例文

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5.取引停止をほのめかす督促

取引停止をほのめかす督促のテンプレート

取引停止をほのめかす督促の例文

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6.定期支払い遅延への督促

定期支払い遅延への督促のテンプレート

定期支払い遅延への督促の例文

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7.個人向けの丁寧な督促

個人向けの丁寧な督促のテンプレート

個人向けの丁寧な督促の例文

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8.業務委託料の未払いに対する督促

業務委託料の未払いに対する督促のテンプレート

業務委託料の未払いに対する督促の例文

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9.最終通知としての督促

最終通知としての督促のテンプレート

最終通知としての督促の例文

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10.支払い済みの場合に連絡を求める督促

支払い済みの場合に連絡を求める督促のテンプレート

支払い済みの場合に連絡を求める督促の例文

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督促状を送付しても支払いがない場合の対処法

督促状を送付しているにもかかわらず、支払いがなく困っている場合は、以下の対処法を試しましょう。

• 電話や訪問で直接確認する
• 内容証明郵便を送る
• 法的手段を検討する

それぞれ詳しい内容を解説します。

電話や訪問で直接確認する

督促状を送ったにもかかわらず支払いがない場合は、まず電話や訪問で相手に直接確認するのが有効です。

書面だけでは伝わりにくい事情がある可能性もあるため、相手の状況を聞いた上で支払いの意思や具体的な日程を確認しましょう。

単なる支払忘れや担当者不在といったケースも想定されるため、穏やかに事実確認する姿勢が重要です。

内容証明郵便を送る

通常の督促状で反応がない場合は、内容証明郵便による送付を検討しましょう。

内容証明郵便とは、いつ、誰が、どのような内容の文書を送ったかを公的に証明できる方法です。内容証明郵便であれば、法的措置を視野に入れていることを示す意味も含むため、より早急な支払いにつながりやすいでしょう。

法的手段を検討する

再三の督促にも応じない場合、最終手段として法的措置を検討します。

具体的な法的措置は、以下の2つです。

法的措置の種類	特徴
支払督促	・裁判所を通じて相手に支払いを命じる手続き ・裁判より簡易かつ費用も少額 ・相手の反論がなければ強制執行も可能
少額訴訟	・60万円以下の金銭請求に使える簡易な裁判手続き ・原則1回の審理で即日判決が出るため迅速な解決が可能

参考：支払督促｜裁判所
参考：少額訴訟｜裁判所

法的措置を検討する場合は、弁護士に相談することで法的な対応の選択肢やリスクを明確にできます。

事前に記録を整理し証拠を揃得ておけば、スムーズに手続きできるでしょう。

テンプレートを活用し効率的に督促状を作成しよう

督促状の作成は相手との信頼関係を保ちつつ、確実に支払いを促すための重要なステップです。しかし、いざ文章を作ろうとすると「何を書けばいいのかわからない」と迷ってしまう方も多いでしょう。

督促状の作成に悩んだ場合は、本記事で紹介している「【無料】督促状のテンプレート・例文10選」を活用することで、時間をかけずに正確かつ丁寧な文章が作成できます。

例文とあわせて無料でダウンロード可能なので、誰でもすぐに実践可能です。ぜひ状況に応じて使い分け、スムーズな債権回収につなげましょう。

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