督促状は、支払期日を過ぎた代金の支払いを相手に求める文書です。宛先・発行日・差出人・請求金額・支払期日・催促文言の6項目を記載して作成します。
本記事では、送り先別にそのまま使える3種類の完成形テンプレート、書き方・送り方のポイント、督促状を送っても支払われない場合の法的手段まで、一通りの流れを解説します。
私たちが運営するNotePMでは、督促状テンプレートや対応手順・督促履歴を社内wikiとして一元管理でき、Word・Excel・PDFの中身まで全文検索で過去事例にすぐアクセスできます。担当者が変わっても対応が属人化しない仕組みを整えたい方にも参考になるはずです。
目次
督促状と催促状・催告書の違い
督促状とは、支払期日を過ぎた代金の支払いを相手に求める文書です。似た名称の文書として「催促状」と「催告書」がありますが、それぞれ意味合いが異なるため、使い分けを理解しておくと実務で迷いません。
督促状と催促状は実質的に同義です。どちらも「支払いを促す」目的で送る文書であり、法的な定義による区別はありません。
一方、催告書は法的手続きへの移行を前提とした文書で、内容証明郵便で送るのが一般的です。この点が、督促状・催促状との最大の違いです。
内容証明郵便で催告書を送ると、民法第150条により「催告があったときは、その時から六箇月を経過するまでの間は、時効は、完成しない。」と定められており、消滅時効の完成が6か月間猶予されます。督促状にはこうした法的効果がない点は押さえておく必要があります。
| 文書名 | 定義 | 法的効力 | 送付方法 | 使用段階 |
| 督促状 | 支払期日を過ぎた代金の支払いを促す文書 | なし | 普通郵便・メール | 1回目・2回目の連絡 |
| 催促状 | 督促状と同義。表現が異なるだけで法的区別はない | なし | 普通郵便・メール | 1回目・2回目の連絡 |
| 催告書 | 法的措置への移行を前提とした、より強い意味合いの通知文書 | 時効完成猶予（6か月） | 内容証明郵便が一般的 | 法的手続き直前の最終段階 |
督促状に法的強制力はありませんが、債権回収プロセスの最初のステップとして機能します。まず督促状で相手に支払いを求め、それでも応じない場合に催告書、さらには法的手続きへとエスカレートさせる流れが基本です。
督促状の送付が必要なケースと送るタイミング
督促状は支払期日を過ぎた直後にすぐ送るものではありません。まず社内の入金記録を確認し、電話・メールで穏やかに接触した上で、反応がない場合に書面での督促へ移行するのが実務上の基本的な流れです。
自分の現状がどのフェーズにあるかを把握することで、次に取るべき行動が明確になります。以下の表で時系列の対応フェーズを確認してください。
| フェーズ | 経過日数の目安 | 対応内容 | 確認すべきポイント |
| 支払期日直後 | 期日翌日〜3日 | 経理側のミス・行き違いを確認 | 入金記録・請求書発行履歴・取引先からの連絡有無 |
| 電話・メール連絡 | 期日後3〜7日 | 担当者へ穏やかに確認連絡 | 請求書到達確認・支払予定日のヒアリング |
| 1通目督促状 | 期日後1〜2週間 | 普通郵便で穏やかに送付 | 宛先の正確性・請求書コピーの同封 |
| 2通目督促状 | 期日後3〜4週間 | 書留や配達証明付きで送付 | 法的措置の言及・遅延損害金の計算 |
| 催告書送付 | 期日後1〜2か月 | 内容証明郵便で最終通知 | 時効完成日の確認・文面要件 |
| 法的手続き | 催告後2週間〜1か月 | 支払督促・少額訴訟へ移行 | 請求金額・証拠書類の準備 |
運用上の基本ポイントは2つあります。1通目は「入金漏れかもしれない」という前提で穏やかな文面にし、2通目以降は段階的にトーンを強めていくことが相手との関係性を保ちながら回収を進める上で重要です。
また、時効が迫っている債権（民法上の原則は5年）については、督促状での対応を長引かせずに早めに催告書へ移行することを検討してください。催告書の送付により時効完成が6か月猶予されます。
督促状に記載すべき6つの項目
督促状に盛り込むべき項目は大きく6つに整理できます。これらを網羅することで、相手が「誰から・何に対して・いつまでに・どこへ払えばよいか」を一目で把握できる文書になります。
以下の表は、6つの項目とその記入例をセットで示したものです。督促状を作成する際のチェックリストとして活用してください。
| 項目 | 記入内容 | 記入例 |
| 宛先 | 法人は会社名・部署名・担当者名／個人は氏名 | 株式会社山田商事 経理部 田中太郎様 |
| 発行日と差出人 | 作成日・自社情報・連絡先 | 2024年5月15日／株式会社○○ 〒000-0000 東京都渋谷区○○1-2-3 TEL：03-0000-0000 担当：佐藤 花子 |
| 未払いの内容と請求金額 | 商品名・請求書番号・取引日・金額 | 請求書番号INV-2024-0312／業務委託料（2024年3月分）／¥330,000（税込） |
| 支払期日と振込先 | 新たな期日・銀行口座 | 2024年5月31日まで／みずほ銀行 渋谷支店 普通 1234567 カ）サンプルカイシャ |
| 支払いを催促する文言 | 段階に応じたトーン | 1通目：ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願い申し上げます |
| 法的措置に関する告知 | 2通目以降に記載 | 期日までにお支払いいただけない場合、誠に遺憾ながら法的措置を検討せざるを得ません |
1. 宛先（相手の会社名・部署名・氏名）
法人宛の場合は、会社名・部署名・担当者名を正確に記載します。会社名のみで送る場合は「御中」を、特定の担当者宛に送る場合は担当者名に「様」を付けます。「〇〇株式会社 経理部 御中」「〇〇株式会社 経理部 山田太郎様」のように使い分けてください。
個人顧客宛の場合は、氏名に「様」を付けるだけで問題ありません。誤字や略称は相手に失礼な印象を与えるだけでなく、「自分に届いた文書ではない」と返送される原因にもなるため、正式名称を確認してから記載します。
2. 発行日と差出人情報
発行日は督促状を作成・送付した日付を記載します。後から「いつ送ったか」を証明する根拠にもなるため、省略しないことが基本です。
差出人として、会社名・住所・電話番号・担当者名を記載します。相手が確認の連絡を取りやすくなるよう、メールアドレスやFAX番号を加えるとより親切です。個人事業主やフリーランスの場合は、屋号があれば屋号を記載し、ない場合は氏名と連絡先を記載すれば問題ありません。
3. 未払いの内容と請求金額
「何に対する代金が未払いか」を具体的に特定して記載します。商品名・サービス名・請求書番号・取引日を明記することで、複数の取引がある場合でも特定の請求に対する督促であることが明確になります。
請求金額は税込みで記載し、遅延損害金を請求する場合はその根拠（契約書の該当条項や民法所定の利率）も示します。曖昧な記載は「その請求には覚えがない」といったトラブルの原因になるため、数字と日付で客観的に記載することを徹底してください。
4. 支払期日と振込先
元の支払期日はすでに過ぎているため、新たな期日を設定して明記します。目安は督促状の発送日から2週間程度です。あまり短いと相手が対応できず、長すぎると緊張感が薄れます。
振込先は銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義をすべて記載します。複数の支払い方法（振込・口座振替・クレジットカードなど）に対応している場合は、それぞれの方法と手順を明記すると相手が支払いに動きやすくなります。
5. 支払いを催促する文言
1通目の督促状では、「ご確認のお願い」程度の丁寧な表現から始めます。「ご多忙のところ恐れ入りますが、下記の件につきましてご確認いただけますでしょうか」といったトーンで、入金漏れや行き違いの可能性も考慮した書き方が適切です。
2通目以降は段階的にトーンを上げます。「再度のご確認をお願い申し上げます」から「最終通知」へと表現を変え、法的措置への言及も加えていきます。感情的な表現や威圧的な文言は逆効果なので、事実に基づく冷静な文面を維持してください。
文末には「本状と行き違いにお振込みいただいた場合はご容赦ください」の一文を添えておくと、既に支払い済みの相手への配慮になり、不必要なトラブルを防げます。
6. 法的措置に関する告知
「期日までにお支払いいただけない場合は、誠に遺憾ながら法的措置を検討せざるを得ません」のような定型表現を記載します。これは事実上の警告であり、正当な権利に基づく通知として認められています。
1通目では省略し、2通目以降に記載するのが自然な流れです。初回から法的措置を示唆すると、関係修復を難しくする場合があります。督促の段階に応じて、文面の強さをコントロールしてください。
送り先別の督促状テンプレート3種類（コピー可）
督促状の文面は、送り先の属性によってトーンや盛り込む情報が変わります。取引先（法人）向けは丁寧なビジネス文書形式、個人顧客向けは事務的で簡潔な形式、会員向けはその中間のトーンが基本です。
まず以下の表で3種類の使い分けを確認してから、該当するテンプレートに進んでください。
| テンプレート種類 | 使用場面 | トーン・文体 | 記入例（件名） | 特に押さえる項目 |
| BtoB（取引先）向け | 売掛金未払い・業務委託料未払い | 拝啓〜敬具の正式ビジネス文書 | ご請求代金のお支払いについてのお願い | 請求書番号・取引日・行き違い文言 |
| 個人顧客向け | 通販・サブスク・役務未払い | 事務的かつ簡潔・支払方法を丁寧に | お支払いのご確認について | 複数の支払方法・問い合わせ窓口 |
| 会員向け | スポーツクラブ・協会・団体の会費未納 | 中間的トーン・規約参照あり | 会費未納のご案内 | 会員番号・規約条項・退会条件 |
1. 取引先（BtoB）向けテンプレート
売掛金の未払いなど、法人間（BtoB）取引で使用する場面を想定したテンプレートです。既存の取引関係を損なわずに支払いを促したいケースに適しています。時候の挨拶から始まる正式なビジネス文書形式で作成しています。
【発行日】〇〇年〇〇月〇〇日
【宛先会社名】
【部署名】 【担当者名】様
株式会社〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇都〇〇区〇〇1-2-3
TEL：00-0000-0000
担当：〇〇 〇〇
ご請求代金のお支払いについてのお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、誠に恐縮ではございますが、下記ご請求代金につきまして、
お支払い期日を過ぎておりますが、まだご入金を確認できておりません。
ご多忙中にもかかわらず恐れ入りますが、お手元の請求書をご確認のうえ、
下記期日までにお振込みいただけますようお願い申し上げます。
なお、本状と行き違いにご送金いただいた場合はご容赦ください。
記
■ 対象請求書
請求書番号：【請求書番号】
件名：【商品名またはサービス名】
取引日：〇〇年〇〇月〇〇日
ご請求金額：金〇〇〇,〇〇〇円（税込）
■ お振込期日
〇〇年〇〇月〇〇日（〇）
■ お振込先
【銀行名】 【支店名】 【口座種別】
口座番号：〇〇〇〇〇〇〇
口座名義：【口座名義（カタカナ）】
以上
敬具
以下の記入例サンプル表を参考に、各項目を埋めてください。商品名・請求書番号・金額・振込先を正確に転記することが、相手側の経理担当者がすぐに照合できる文書を作る鍵です。
| 項目 | 記入例 |
| 発行日 | 2024年5月15日 |
| 宛先会社名・部署・担当者 | 株式会社山田商事 経理部 田中太郎様 |
| 差出人（会社名・住所・TEL・担当） | 株式会社サンプル 〒150-0001 東京都渋谷区神宮前1-2-3 TEL：03-1234-5678 担当：佐藤 花子 |
| 請求書番号 | INV-2024-0312 |
| 件名（商品名・サービス名） | 業務委託料（2024年3月分 Webシステム開発） |
| 取引日 | 2024年3月31日 |
| ご請求金額 | 金330,000円（税込） |
| お振込期日 | 2024年5月31日（金） |
| お振込先（銀行・支店・口座種別・番号・名義） | みずほ銀行 渋谷支店 普通 1234567 カ）サンプル |
カスタマイズのポイントは以下のとおりです。
- 請求書番号の記載は漏れなく入れることで、相手側の経理担当者がすぐに照合できます。
- 2通目以降に使用する場合は、冒頭の「まだご入金を確認できておりません」を「度重なるご案内にもかかわらず」に変更し、末尾に「期日までにお支払いいただけない場合は、誠に遺憾ながら法的措置を検討せざるを得ません」を追加します。
- 遅延損害金を請求する場合は、「ご請求金額」の下に遅延損害金の計算根拠（年率・発生起算日）と金額を追記します。
- 取引先との関係性が深い場合は、送付前に電話で「書面でご連絡します」と一言断りを入れると関係悪化を防ぎやすくなります。
2. 個人顧客向けテンプレート
通販・サブスクリプションサービス・役務提供後の未払いなど、個人顧客宛に送る場面を想定しています。事務的で簡潔な表現を使いつつ、支払い方法の案内を丁寧に記載することがポイントです。問い合わせ先と受付時間を明示することで、相手が疑問を解消しやすくなります。
〇〇年〇〇月〇〇日
【お名前】様
〇〇〇〇株式会社
〒000-0000 〇〇都〇〇区〇〇1-2-3
TEL：00-0000-0000（受付時間 平日9:00〜18:00）
担当：〇〇 〇〇
お支払いのご確認について
【お名前】様
いつも【サービス名・ショップ名】をご利用いただきありがとうございます。
下記お取引につきまして、お支払い期日を過ぎましても
ご入金の確認が取れておりません。
つきましては、誠にお手数ですが、〇〇年〇〇月〇〇日までに
下記の方法にてお支払いいただけますようお願い申し上げます。
記
■ お支払い内容
件名：【商品名またはサービス名】
ご利用日：〇〇年〇〇月〇〇日
ご請求金額：金〇〇,〇〇〇円（税込）
■ お支払い期日
〇〇年〇〇月〇〇日（〇）
■ お支払い方法
①銀行振込
【銀行名】 【支店名】 【口座種別】
口座番号：〇〇〇〇〇〇〇
口座名義：【口座名義（カタカナ）】
②その他のお支払い方法をご希望の場合は、
上記担当者までご連絡ください。
ご不明な点がございましたら、担当者までお気軽にお問い合わせください。
本状と行き違いのご入金の場合はご容赦ください。
以上
以下の記入例サンプル表を参考に、各項目を埋めてください。個人顧客向けでは「何を買ったか・いつ利用したか」が明確に伝わるよう、件名と利用日を具体的に記載することが特に重要です。
| 項目 | 記入例 |
| 発行日 | 2024年5月20日 |
| 宛先氏名 | 鈴木 一郎様 |
| 差出人（会社名・住所・TEL・受付時間・担当） | ○○ショップ株式会社 〒150-0001 東京都渋谷区○○1-2-3 TEL：03-9876-5432（平日9:00〜18:00）担当：山本 次郎 |
| 件名（商品名・サービス名） | オンライン英会話月額プラン（2024年4月分） |
| ご利用日 | 2024年4月1日〜2024年4月30日 |
| ご請求金額 | 金9,900円（税込） |
| お支払い期日 | 2024年6月7日（金） |
| ①振込先（銀行・支店・口座種別・番号・名義） | 三菱UFJ銀行 新宿支店 普通 7654321 カ）オーオーショップ |
| ②その他支払方法 | クレジットカード・コンビニ払い対応可。詳細はTELまたはメールにてご連絡ください。 |
カスタマイズのポイントは以下のとおりです。
- サービス名や商品名を具体的に記載することで、相手が何に対する請求かを即座に確認できます。
- クレジットカード払いやコンビニ払いなど複数の支払い方法に対応している場合は、②以降に選択肢を追加すると支払いのハードルを下げられます。
- 2通目以降に使用する場合は、支払期日の案内の後に「期日までにお支払いいただけない場合は、法的措置を検討せざるを得ません」の一文を追加します。
- 遅延損害金が発生する場合は、ご請求金額の下に「なお、お支払いが遅延した場合、年〇%の遅延損害金が発生します」と明記します。
3. 会員向けテンプレート
スポーツクラブ・業界団体・各種協会など、会費の未納が生じた会員向けに送る場面を想定しています。会員規約への言及を含めることで、支払義務の根拠を明確にできます。会員番号を記載することで、管理する側・受け取る側双方の照合がスムーズになります。
〇〇年〇〇月〇〇日
【お名前】様
（会員番号：【会員番号】）
【団体名・法人名】
〒000-0000 〇〇都〇〇区〇〇1-2-3
TEL：00-0000-0000
担当：〇〇 〇〇
会費未納のご案内
【お名前】様
平素より【団体名・サービス名】をご利用いただきありがとうございます。
さて、下記の会費につきまして、現時点でご入金が確認できておりません。
会員規約第〇条に基づき、下記期日までのお支払いをお願い申し上げます。
記
■ 未納会費の内容
対象期間：〇〇年〇〇月〜〇〇年〇〇月
金額：金〇〇,〇〇〇円（税込）
■ お支払い期日
〇〇年〇〇月〇〇日（〇）
■ お振込先
【銀行名】 【支店名】 【口座種別】
口座番号：〇〇〇〇〇〇〇
口座名義：【口座名義（カタカナ）】
なお、上記期日までにお支払いが確認できない場合、
会員規約に基づき退会手続きをとらせていただく場合がございます。
退会をご希望の場合も、担当者までご連絡ください。
ご不明な点は下記担当者までお問い合わせください。
本状と行き違いの場合はご容赦ください。
以上
以下の記入例サンプル表を参考に、各項目を埋めてください。会費の対象期間と根拠となる規約条項を明記することで、相手が「なぜ請求されているか」を即座に把握できます。
| 項目 | 記入例 |
| 発行日 | 2024年5月15日 |
| 宛先氏名 | 高橋 三郎様 |
| 会員番号 | 会員番号：M-00458 |
| 差出人（団体名・住所・TEL・担当） | 〇〇フィットネスクラブ 〒160-0023 東京都新宿区西新宿1-2-3 TEL：03-1111-2222 担当：渡辺 四郎 |
| 未納会費の対象期間 | 2024年3月〜2024年4月（2か月分） |
| 未納金額 | 金17,600円（税込／月額8,800円×2か月） |
| 支払根拠（規約条項） | 会員規約第8条（会費の支払義務） |
| お支払い期日 | 2024年6月3日（月） |
| お振込先（銀行・支店・口座種別・番号・名義） | りそな銀行 新宿支店 普通 2468135 〇〇フィットネスクラブ |
カスタマイズのポイントは以下のとおりです。
- 会員番号を記載することで、複数の会員を管理している団体でも照合がスムーズになります。
- 規約条項を引用する場合は、実際の条項番号と内容を確認してから記載します。条項番号の誤りは信頼性を損ないます。
- 退会手続きの案内は、相手に「支払わなければ退会になる」という状況を明確に伝える効果があります。ただし規約に定めがない場合は記載しません。
- 自動引き落とし設定がある場合は、「口座残高不足により引き落としができませんでした」という文言を冒頭に添えると、相手が状況をより正確に把握できます。
督促状の送付手段と封筒・送付時の注意点
督促状は作成するだけでは機能しません。どの手段で送るかによって、相手への伝わり方や法的証拠としての効力が大きく変わります。手段選びの基本的な考え方は、督促の段階が進むにつれて証拠能力の高い手段へエスカレートさせることです。
| 手段 | メリット | デメリット | 費用目安 | 適した段階 |
| 普通郵便 | 低コスト・手軽に送付できる | 到達の証明ができない | 84円〜 | 1回目の督促 |
| 書留（配達証明付き） | 到達日時の証明が残る | 普通郵便より費用がかかる | 480円〜 | 2回目以降の督促 |
| メール | 即時送付・送受信記録が残る | 法的証拠としての効力が弱い・開封確認が難しい | 0円 | 補助的な連絡手段 |
| 内容証明郵便 | 文書の内容・到達日時を郵便局が証明・時効完成猶予効果あり | 費用と手続き負担がかかる | 1,000〜1,500円 | 催告書・最終通知 |
初回は普通郵便で送付して問題ありません。相手が誤って見落としているケースも多いため、まずは穏やかに連絡することから始めます。費用も84円程度で済むため、コストを抑えながら第一歩を踏み出せます。
2回目以降は書留や配達証明付き郵便にエスカレートします。「届いていない」という言い訳を封じるためにも、到達の証明が残る手段を選んでください。
メールは手軽ですが法的証拠としての効力は郵便より弱く、単独での使用は避けた方が安全です。郵便と同日または翌日にメールでも通知するなど、補助手段として組み合わせて活用します。
封筒の準備では、表面に「督促状在中」と朱書きします。これにより担当者に優先的に開封してもらいやすくなります。元の請求書のコピーを同封しておくと相手がすぐに内容を確認できるため対応が早まります。文末には「本状と行き違いにお振込みいただいた場合はご容赦ください」の一文を添えることで、既に振り込み済みの相手への配慮にもなり、クレームの予防につながります。
督促状を出しても支払われないときの対処法
督促状を送っても支払われない場合は、「督促状（複数回）→催告書（内容証明郵便）→支払督促または少額訴訟」という段階的な流れで対応を進めます。最初から法的手続きに進む必要はなく、まず催告書の段階で支払いが実現するケースも少なくありません。
催告書（内容証明郵便）の送付
催告書は督促状よりも強い意味合いを持つ文書で、「法的手続きに進む直前の最終通知」として機能します。督促状で複数回連絡しても反応がない場合に、次の手段として用います。
内容証明郵便は郵便局の窓口で手続きするか、郵便局のウェブサービス「e内容証明」を利用してオンラインで送付できます。費用は通常の郵便料金に加え、内容証明料と書留料がかかり、合計で1,000〜1,500円程度が目安です。文書の内容・差出日・受取日が郵便局に記録されるため、後から「送っていない」「受け取っていない」と争われた際の証拠になります。
内容証明で催告書を送ると、民法第150条に基づき消滅時効の完成が6か月間猶予されます。時効が迫っているケースでは特に、催告書の送付タイミングが債権回収の可否を左右します。
支払督促・少額訴訟の申立て
催告書を送っても支払われない場合は、裁判所の手続きに進みます。金額や状況に応じて「支払督促」か「少額訴訟」を選択します。以下の比較表を参考に、自分のケースに合った手続きを検討してください。
| 手続き | 対象金額 | 審理方法 | 費用 | 向いているケース |
| 支払督促 | 上限なし | 書類審査のみ | 訴訟の半額程度 | 相手が争う姿勢を見せず金額が確定しているケース |
| 少額訴訟 | 60万円以下 | 原則1回の審理で解決 | 訴額に応じた手数料 | 60万円以下の少額債権で迅速解決を望むケース |
| 通常訴訟 | 上限なし | 複数回の審理 | 弁護士費用含めて高額になりやすい | 60万円超または争点が複雑なケース |
支払督促は、金銭の支払いに関する請求について裁判所が書類審査のみで督促を発する手続きです。手数料は訴訟の半額で済み、相手が異議を申し立てなければ強制執行が可能になります（裁判所「支払督促」）。
少額訴訟は、60万円以下の金銭請求に特化した制度で、原則として1回の審理で解決を図ります（裁判所「少額訴訟」）。弁護士に依頼しなくても本人申立てが可能で、比較的手軽に利用できます。
60万円以下の比較的少額な請求であれば少額訴訟、それ以上の金額や複数の請求が絡む場合は支払督促や通常の民事訴訟を検討します。いずれの場合も、手続きの前に弁護士や司法書士に相談することで、状況に合った選択肢を確認できます。
まとめ
督促状は法的強制力を持たない文書ですが、債権回収の最初のステップとして欠かせません。送付することで相手に支払義務を改めて認識させ、多くのケースで支払いを実現できます。
本記事のポイントを以下に整理します。
- 督促状・催促状に法的区別はなく、催告書（内容証明）を送ると時効完成が6か月猶予される
- 督促状には宛先・発行日・差出人・未払い内容・支払期日・催促文言の6項目を漏れなく記載する
- 送付手段は督促の段階に応じてエスカレートさせる（普通郵便→書留→内容証明）
- 督促状で解決しない場合は、催告書→支払督促または少額訴訟の順で法的手段を検討する
弊社のNotePMなら、督促状テンプレート・対応手順・督促履歴をまとめて社内wikiで一元管理でき、Word・Excel・PDFの中身まで全文検索できます。担当者が変わっても過去の督促事例にすぐアクセスでき、一貫した対応を維持できます。
督促対応を属人化させずに組織として進めるには、テンプレートと手順の管理場所を整備しておくことが重要です。本記事で紹介した3種類のテンプレートと対応フローを自社の状況に合わせて整え、段階的・計画的な督促体制を構築してください。
