【無料】業務内容の報告・可視化に活用できるテンプレート・例文13選｜作成手順やポイントも解説

 

業務効率化を目指すには、業務内容を作成し、業務の可視化や進行状況の確認が欠かせません。また、業務内容の作成は、チームの業務分担の見直しや、採用活動、業務プロセスの改善にも効果的です。

そのような多様なニーズに応える無料テンプレート13選（業務フロー図、各種報告書など）を厳選してご紹介。作成手順や効果的な活用ポイントも解説します。テンプレートを上手に活用して、業務品質の向上や課題の可視化・チーム全体の生産性アップにつなげましょう。

業務内容を可視化する3つの目的

業務内容を可視化する目的は、以下の3つです。

• 業務内容の共有
• 業務の品質の維持・向上
• 業務フローの課題の明確化

目的をしっかりと理解して、業務の品質の向上や効率化に繋げられるような業務内容を作成しましょう。

業務内容を共有できる

業務内容を作成することで、組織内でスムーズに情報を共有できます。

たとえば、営業活動で得た顧客情報や対応方針を一覧化しておけば、担当者が不在の場合でも他のメンバーが対応できるでしょう。また、業務の流れや進捗を明確にしておくことによって、トラブルやミスが発生した際にも迅速な対応が可能です。

属人化を防ぎ、チーム全体で共通認識を持ちながら業務を進めるためにも、業務内容の共有が欠かせません。

業務の品質を維持・向上できる

業務の品質を安定して維持・向上させるためには、業務内容を可視化し、業務手順やノウハウをマニュアル化する必要があります。

たとえば、業務フローをフローチャートで整理し、チェック工程を設ければ、ヒューマンエラーや作業のバラつきを抑えられるでしょう。また、業務をマニュアル化することで、顧客対応の品質が一定に保たれ、トラブルの発生も未然に防げます。

経験豊富なメンバーのスキルを共有できるため、チーム全体のスキル向上や業務効率化にも効果的です。

業務の課題を明確にできる

業務内容を作成することで、現状の課題や無駄な作業を発見しやすくなります。業務の流れや手順、人員配置をフローチャートなどで整理できれば、問題を可視化することが可能です。

たとえば、業務プロセスを図解してみると、手順の重複やリソースの偏りなどの改善ポイントを見つけられるでしょう。リスク管理や長時間労働を抑制するためにも、業務内容を作成し、課題を早期に把握するのが重要です。

業務報告書を作成する際の流れ

業務報告書を作成する際の流れは以下のとおりです。

• 作成の目的を明確にする
• 必要な情報を集める
• 構成を作成する
• 構成に沿って内容を記入する

流れに沿って作成することで、実施内容や報告内容がしっかりと伝わる業務内容が作成できるでしょう。

作成の目的を明確にする

業務内容を作成する際は、目的を明確にするのが重要です。目的がはっきりしていないと、必要な情報が抜け落ちたり、内容が曖昧になったりしてしまい、役割を果たせなくなってしまいます。

たとえば、部署内での情報共有が目的なら、業務内容や商談の進捗・トラブルの有無など必要な項目に絞れますが、クライアントへの報告が目的なら、具体的な内容が求められるでしょう。現場ごとに記載内容を統一するためにも、目的の事前共有が欠かせません。

必要な情報を集める

業務内容を作成する際は、目的に合わせて必要な情報を集める必要があります。必要なデータやエビデンスを事前に整理しておくことで、効率良く業務内容の作成が進められるでしょう。

また、部署間で連携しながら多くの意見やノウハウを集められれば、より実用的な内容に仕上げられます。

構成を作成する

必要な情報を漏れなく効率良くまとめるためには、全体の構成をしっかり組み立てるのが重要です。

たとえば、グラフや表・画像を配置する際は、目次や大まかな見出しを決めておくと、見やすさが向上します。また、管理者が統一したテンプレートを用意しておけば、誰が作成しても同じ流れで記入できるので、質の高い業務内容が作成できるでしょう。

構成に沿って内容を記入する

事前に用意したテンプレートや構成に沿って情報を記入することで、必要な情報の漏れや重複を防げます。また、内容が過不足なく伝わるため、伝達ミスの防止にもつながるでしょう。

管理者は、誤字脱字や表現方法の統一ができているかをチェックし、伝えるべき情報が明確になっているかを確認するのが効果的です。

【無料】業務報告書・一覧表・フロー図 テンプレート13選

ここでは、無料で使える業務報告書のテンプレート・例文13選を紹介します。

種類	Wordファイル
日報テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
週報テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
月次業務報告テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
議事録テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務引継書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
企画書テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
タスク管理テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
進捗報告テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務改善提案テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
顧客対応記録テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務一覧表・業務分担表テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務フロー図テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務マニュアル骨子テンプレート	ダウンロードする（個人情報入力なし）

目的に応じてテンプレートの内容や項目を変更したうえで、活用してみてください。

日報テンプレート

日報のテンプレート

日報の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

日報テンプレートは、1日の業務内容や進捗・気づきなどを簡潔に記録するためのフォーマットです。作成日や担当者名・当日の主な作業・成果・課題などを記載します。

日々の振り返りや上司への報告・翌日の業務計画にも役立つため、業務の透明性や効率化を図るうえで欠かせません。

週報テンプレート

週報のテンプレート

週報の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

週報テンプレートは、1週間の業務の流れや成果・課題をまとめて報告するためのフォーマットです。週ごとの目標や実績・問題点・次週の計画などを記載します。定期的な進捗管理やチーム内の情報共有を円滑にできるようになるでしょう。

月次業務報告テンプレート

月次業務報告のテンプレート

月次業務報告の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

月次業務報告テンプレートは、1ヶ月単位で業務内容や成果、所感などを整理するフォーマットです。月間目標の達成度や主な業務・課題・翌月の計画などを記載します。部署やプロジェクト全体の動向を把握しやすく、経営層への報告にもおすすめです。

議事録テンプレート

議事録のテンプレート

議事録の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

議事録テンプレートは、会議で話し合われた内容や決定事項、今後のアクションを記録するためのフォーマットです。会議名や日時・参加者・議題・発言内容・決定事項などを整理して記載します。情報の共有や後日の確認、タスク管理に効果的です。

業務引継書テンプレート

業務引継書のテンプレート

業務引継書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

業務引継書テンプレートは、担当者が変わる際に業務内容や注意点・未完了タスクなどをまとめて伝えるためのフォーマットです。引継ぎ日や担当者名・業務の詳細・今後の対応事項などを明記します。スムーズな業務継続とトラブル防止に効果的です。

企画書テンプレート

企画書のテンプレート

企画書の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

企画書テンプレートは、新たなプロジェクトや施策の提案内容を整理し、関係者に分かりやすく伝えるためのフォーマットです。企画の目的や背景・実施内容・期待される効果などを記載します。承認や意思決定をスムーズに進めやすいでしょう。

タスク管理テンプレート

タスク管理のテンプレート

タスク管理の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

タスク管理テンプレートは、業務ごとの作業内容や進捗状況・担当者・期限などを一覧で管理するためのフォーマットです。タスクごとに状況や優先度を記載し、進捗を可視化します。業務の抜け漏れ防止や効率的なチーム運営におすすめです。

進捗報告テンプレート

進捗報告のテンプレート

進捗報告の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

進捗報告テンプレートは、プロジェクトや業務の進行状況を定期的に報告するためのフォーマットです。現在の進捗や達成度・課題・今後の予定などを記載します。関係者間の情報共有や早期の課題発見に効果的です。

業務改善提案テンプレート

業務改善提案のテンプレート

業務改善提案の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

業務改善提案テンプレートは、現状の課題や問題点・改善策・期待される効果などを整理して提案するためのフォーマットです。具体的な改善内容や目標・実施計画などを記載します。業務効率化や品質向上を目指す際に活用すると良いでしょう。

顧客対応記録テンプレート

顧客対応記録のテンプレート

顧客対応記録の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

顧客対応記録テンプレートは、顧客からの問い合わせや対応内容・対応者・今後の対応方針などを記録するためのフォーマットです。やり取りの履歴を残すことで、情報共有やサービス品質の向上、トラブル防止に役立ちます。

業務一覧表・業務分担表テンプレート

業務一覧表・業務分担表のテンプレート

業務一覧表・業務分担表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

業務一覧表・業務分担表テンプレートは、業務内容や担当者・期限などを一覧で整理し、誰がどの業務を担当しているかを明確にするためのフォーマットです。全体の業務を可視化することで、抜け漏れや重複を防ぎ、業務の進行状況や責任の所在も一目で分かります。

業務フロー図テンプレート

業務フロー図のテンプレート

業務フロー図の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

業務フロー図テンプレートは、業務の流れや手順を図式化して整理するためのフォーマットです。各作業の順序や担当者を明確にすることで、全体像を一目で把握できます。標準化や業務改善・引き継ぎ時の理解促進にも役立つでしょう。

業務マニュアル骨子テンプレート

業務マニュアル骨子のテンプレート

業務マニュアル骨子の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする（個人情報入力なし）

業務マニュアル骨子テンプレートは、業務手順や注意点などを体系的に整理し、誰でも同じ手順で作業できるようにするためのフォーマットです。骨子をもとに必要な項目や流れを明確にすることで、作業の属人化を防ぎ、品質の均一化や教育コストの削減につながります。

業務報告書を作成する際の5つのポイント

業務内容を可視化する際のポイントは、以下のとおりです。

• 5W1Hを明確にする
• 事実と所感を分ける
• 数字を交えて具体的に記載する
• 簡潔にまとめる
• ツールを活用する

伝わりやすい業務内容を作成するためにも、ポイントを押さえて文章をつくりましょう。

5W1Hを明確にする

業務内容を作成する際は、5W1H（Who・When・Where・What・Why・How）を明確にするのが重要です。基本情報が整理されるため、情報の抜けや曖昧さを防げるでしょう。

また、担当者以外が報告書を確認したり、時間が経って内容を見返したりする場面でも、5W1Hがそろっていれば状況を正確に把握できます。5W1Hを記載することで、記載漏れや重複を防げるので、誰にとっても分かりやすい業務内容に仕上げることが可能です。

事実と所感を分ける

実際に起きたことと担当者の考えや評価を明確にするためには、事実と所感を分けて記載しなければなりません。読み手が状況を正しく把握できないと、正確な判断やフィードバックが難しくなってしまいます。

「業務内容と成果」には事実を、「成果に対する所感」には気付きや今後の改善策などを分けて記入し、適切なアドバイスを受けられるようにしましょう。

数字を交えて具体的に記載する

業務内容を作成する際は、数字を使って具体的に記載しましょう。「多い」「少ない」といった抽象的な表現では、読み手によって受け取り方が異なるため、正確な状況が伝わりません。

また、「売上が前月比15％増加した」のように数字を交えることで、情報の説得力が高められます。日付や数量・期間なども具体的に数字で表現できれば、誰が読んでも同じイメージを持つことが可能です。

簡潔にまとめる

伝えたい内容を正確に伝えるためには、簡潔に文章をまとめるのが重要です。専門用語や略語は避け、誰にでも分かる表現を心がけましょう。また、見出しや箇条書きを活用すれば、複数の事例を簡潔にまとめることが可能です。

業務マニュアル作成、ナレッジマネジメントツールを活用する

作成した業務フロー図や各種報告書をチームで共有・更新し、常に最新の状態に保つには、業務マニュアル作成やナレッジマネジメントができるツールを利用するのがおすすめです。
たとえば「NotePM」には多彩なテンプレートやエディタ機能があり、必要事項を入力するだけで簡単に業務内容の報告や可視化ができます。
そのほかにも、以下のような活用方法があります。

• 業務マニュアルを作成・管理し、新人教育や業務標準化に活用する
• 業務改善提案を募集・議論し、実行プロセスを管理する
• 日報・週報を提出・確認し、コメント機能でフィードバックをする

ファイル名や中身の文章・PDFやWordなどの形式を問わず全文検索が可能なため、過去の業務内容の確認もしやすいでしょう。

テンプレートを活用して業務内容を可視化・効率化しよう

業務内容は、日々の業務を効率化し、スムーズに情報共有をするために欠かせないプロセスです。業務日報や週報・議事録など、用途ごとのテンプレートを活用して、分かりやすく統一感のある書類を作成しましょう。

統一感のある書類を作成するなら、「NotePM」がおすすめです。NotePMにはテンプレート機能が搭載されており、理由書のひな形を保存しておけば誰でもわかりやすい文書が作成できます。

また、普段使いのパソコンと同じように利用できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しを使える「画像編集機能」も搭載しています。NotePMの機能を確認したい人は、まず無料トライアルからお試しください。

※本サイトに掲載されている情報およびテンプレートは、一般的な情報提供を目的としたものであり、法律上の助言を提供するものではありません。内容の正確性や適切性については十分配慮しておりますが、個別の事情に応じた判断が必要となる場合があります。ご利用に際しては、必ずご自身の責任において内容をご確認のうえ、必要に応じて専門家へご相談ください。

また、本サイトの情報やテンプレートをご利用いただいたことにより生じたあらゆる損害（直接的・間接的を問わず）につきましては、誠に恐れ入りますが、当サイトでは責任を負いかねますので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。