SharePointで誤ってファイルやフォルダーを削除してしまった経験はありませんか？重要な資料が消えたときの焦りは、業務に大きな支障をきたします。しかし、SharePointには「2段階のゴミ箱」という復元の仕組みが用意されており、適切な手順を踏めば多くのケースでデータを取り戻すことが可能です。
本記事では、SharePointの復元機能の基本構造から、ユーザー自身が行う第1段階の復元、管理者による第2段階の救出、さらにバージョン履歴を使った上書きファイルの復元まで、実務で役立つ手順を体系的に解説します。
復元トラブルを未然に防ぎ、安心して業務を進められる環境を整えるために、ぜひ最後までご覧ください。
目次
SharePointの復元の基本構造（ゴミ箱の仕組みと保持期間）
SharePointのゴミ箱は第1段階と第2段階の2層構造で、合計93日間アイテムが保持されるため、この仕組みを正しく理解しておくことが、データ喪失のリスクを大幅に減らすことにつながります。
第1段階と第2段階のゴミ箱の違い
SharePointのゴミ箱は、ユーザーが自ら復元操作を行える「第1段階」と、管理者が最終的な救出を担う「第2段階」という2つの層に分かれています。第1段階はユーザー自身の操作用、第2段階は管理者による最終的な救出用という役割分担があり、この構造により、誤削除に対する複数の防御ラインが用意されています。
第1段階のゴミ箱は、SharePointサイトの左メニューやサイトコンテンツから「ゴミ箱」を選択することでアクセスできます。ここには、ユーザーが削除したファイル、フォルダー、リストアイテムなどが一覧表示され、削除日時、削除者、元の場所などの情報を確認できます。一般的なユーザー権限でも操作が可能で、自分で削除したアイテムはここから簡単に復元できます。
一方、第2段階のゴミ箱は、サイトコレクション管理者の権限を持つユーザーのみがアクセスできる特別な領域です。第1段階のゴミ箱からさらに削除されたアイテムや、第1段階の保持期間を経過したアイテムがここに移動します。第2段階へのアクセスは、第1段階のゴミ箱画面の下部にある「第2段階のゴミ箱」リンクから行います。
93日間の保持期間と権限による操作範囲
SharePointのゴミ箱では、削除されたアイテムが一定期間保持されます。標準設定では、第1段階と第2段階を合わせて93日間がデフォルトの保持期間となっています。この期間を過ぎると、標準の管理画面からはアイテムが完全に消去されるため、復元が困難になります。
具体的なタイムラインとしては、ユーザーがファイルを削除すると、まず第1段階のゴミ箱に移動し、そこで93日間保持されます。ユーザーが第1段階のゴミ箱からさらに削除した場合、アイテムは第2段階のゴミ箱に移り、残りの日数分だけ保持されます。つまり、第1段階で30日経過した後に第2段階へ移動した場合、第2段階では残り63日間保持されることになります。
権限による操作範囲も明確に区別されています。一般ユーザーは第1段階のゴミ箱から自分が削除したアイテムのみ復元できます。サイトコレクション管理者は、第1段階および第2段階の両方にアクセスでき、すべてのユーザーが削除したアイテムを復元する権限を持ちます。また、SharePoint管理センターにアクセスできるグローバル管理者やSharePoint管理者は、削除されたサイトそのものの復元も可能です。
SharePointの複雑な仕様を理解する負担を減らすため、全文検索に強く直感的に使えるNotePMのようなナレッジ共有ツールを併用し、情報の所在を明確にすることも有効な手段です。
保持ポリシー設定時の注意点
企業環境では、コンプライアンスや法的要件に基づいて「保持ポリシー」が設定されている場合があります。組織のリテンションポリシー設定により、標準の93日間よりも長くデータが保存される場合があるため、自社の設定を確認しておくことが重要です。
保持ポリシーが有効になっている場合、ユーザーがファイルを削除しても、ポリシーで定められた期間はデータが保持され続けます。例えば、法的要件で7年間の保持が義務付けられている場合、ゴミ箱から削除しても、バックグラウンドでデータが保持され続けることになります。この仕組みは、誤削除からの保護だけでなく、コンプライアンス遵守の観点からも重要です。
ただし、保持ポリシーの設定内容によっては、ユーザーが意図的に削除したアイテムが予想外に長く残り続けることもあります。機密情報を含むファイルを削除したつもりでも、ポリシーにより保持され続けるケースがあるため、情報セキュリティの観点からも、自社のポリシー設定を正確に把握しておく必要があります。IT部門や管理者に問い合わせて、現在の設定を確認しておくことをお勧めします。
SharePointファイル・フォルダーの復元手順（第1段階のゴミ箱）
第1段階のゴミ箱からの復元は、対象を選択して「復元」をクリックするだけで元の場所に自動で戻るため、操作自体は非常にシンプルです。ただし、操作を迷わせないために、社内マニュアルを整備し、誰でも参照できるようにしておくことがスムーズな復元のコツです。
ITツールが苦手な人でも簡単にマニュアル作成・更新ができるNotePMを活用すれば、復元手順の共有もスムーズに行えます。
第1段階のゴミ箱へのアクセス方法
第1段階のゴミ箱へアクセスする方法は、SharePointサイトの構成によっていくつかのルートがあります。最も一般的な方法は、サイトの左側のナビゲーションメニューから「ゴミ箱」を選択する方法です。左メニューに「ゴミ箱」が表示されていない場合は、サイトコンテンツページから「ゴミ箱」リンクを探してください。
もう一つの方法は、サイトの右上にある設定アイコン（歯車マーク）をクリックし、「サイトコンテンツ」を選択した後、ページ上部または下部に表示される「ゴミ箱」リンクからアクセスする方法です。どちらの方法でも、サイトコンテンツやサイドバーから「ゴミ箱」へアクセスし、削除済みアイテムの一覧を確認できます。
ゴミ箱画面には、削除されたファイル、フォルダー、リストアイテムなどが一覧表示されます。各アイテムには、名前、元の場所、削除者、削除日時などの情報が表示されるため、復元したいアイテムを特定しやすくなっています。検索ボックスを使えば、ファイル名で絞り込むこともできます。
ファイル・フォルダーを復元する操作手順
ゴミ箱画面で復元したいアイテムを見つけたら、復元操作は非常にシンプルです。復元したいファイルまたはフォルダーの左側にあるチェックボックスをクリックして選択します。複数のアイテムを一度に復元したい場合は、複数のチェックボックスを選択することも可能です。
アイテムを選択したら、画面上部のコマンドバーに表示される「復元」ボタンをクリックします。確認ダイアログが表示される場合もありますが、基本的には「復元」をクリックするだけで操作は完了します。復元されたファイルは、削除される直前に格納されていたフォルダー構造のまま元の場所へ戻ります。
復元が完了すると、ゴミ箱からアイテムが消え、元のライブラリやフォルダーに戻ります。復元後は、元の場所に移動してファイルが正しく戻っているか確認してください。フォルダーごと復元した場合は、フォルダー内のファイル構造もすべて元の状態で復元されます。
よくある失敗例と注意点
第1段階のゴミ箱からの復元は簡単ですが、いくつかの注意点があります。まず、OneDrive同期クライアントを使用している場合の挙動です。同期済みPCで削除した場合もSharePointのゴミ箱に入りますが、反映にタイムラグが生じることがあります。削除直後にゴミ箱を確認しても表示されない場合は、数分待ってから再度確認してください。
また、復元後にファイルが見当たらないという問い合わせもよくあります。これは、ファイルが元の場所に戻っているものの、フォルダー構造が深い場合や、表示設定の問題で見えていないケースが多いです。復元時に表示される「元の場所」の情報を確認し、正確なパスに移動してファイルを探してください。
さらに、誤って「完全に削除」を選択してしまうケースもあります。ゴミ箱画面では「復元」と「削除」の両方のボタンが表示されるため、操作を誤ると第2段階のゴミ箱に移動してしまいます。この場合、一般ユーザーでは復元できなくなり、管理者への依頼が必要になります。操作時は慎重にボタンを選択してください。
SharePointサイトコレクションのゴミ箱からの復元（第2段階・管理者操作）
この章では、一般ユーザーのゴミ箱から消えたデータを、管理者が「第2段階」から救出する方法を解説します。第2段階のゴミ箱へのアクセスと復元手順、サイトやリスト単位の復元、そしてPowerShellを使った大量復元のTipsの順に見ていきます。
第2段階のゴミ箱はサイトコレクション管理者の権限が必要で、第1段階から削除されたデータの最終砦となります。管理者にとって、この第2段階からの復元スキルは、ユーザーからの緊急依頼に対応するために不可欠です。
第2段階のゴミ箱へのアクセスと復元手順
第2段階のゴミ箱にアクセスするには、まず第1段階のゴミ箱を開きます。第1段階のゴミ箱画面の下部に「第2段階のゴミ箱」または「サイトコレクションのゴミ箱」というリンクが表示されているので、これをクリックします。このリンクは、サイトコレクション管理者の権限を持つユーザーにのみ表示されます。
第2段階のゴミ箱画面では、第1段階から削除されたすべてのアイテムが一覧表示されます。サイト設定の「サイトコレクションのゴミ箱」から、一般ユーザーが完全削除したアイテムを復元できます。復元手順は第1段階と同様で、復元したいアイテムを選択し、「復元」ボタンをクリックするだけです。
復元されたアイテムは、元の場所に戻ります。ただし、元の場所（フォルダーやライブラリ）が既に削除されている場合は、復元が失敗することがあります。この場合は、まず親フォルダーやライブラリを先に復元してから、ファイルを復元する必要があります。階層構造を意識して、上位から順に復元していくことがポイントです。
サイト・リスト単位の復元とライブラリの一括復元
ファイル単位だけでなく、サイトやリスト全体が削除されてしまった場合の復元も可能です。SharePoint管理センターを使用すれば、削除されたサイトそのものを30日以内なら復元可能です。管理センターにアクセスするには、グローバル管理者またはSharePoint管理者の権限が必要です。
SharePoint管理センターの「削除されたサイト」セクションに移動すると、削除されたサイトの一覧が表示されます。復元したいサイトを選択し、「復元」ボタンをクリックすることで、サイト全体を元の状態に戻すことができます。サイトに含まれていたすべてのライブラリ、リスト、ファイルも一緒に復元されます。
また、ランサムウェア攻撃などで大量のファイルが改ざん・削除された場合に備えて、SharePointには「ライブラリの復元」機能も用意されています。この機能を使うと、ライブラリ全体を特定の時点の状態に一括で戻すことができます。ライブラリの設定から「このライブラリを復元」を選択し、復元したい日時を指定することで、その時点の状態にロールバックされます。
PowerShellを使った大量復元のTips
数百件、数千件といった大量のファイルを復元する必要がある場合、ブラウザ上での手動操作では時間がかかりすぎます。このような場合は、PowerShellコマンドを利用することで、ブラウザ操作では困難な大量のアイテム復元を自動化できます。
SharePoint Online管理シェルやPnP PowerShellを使用すると、スクリプトで一括復元が可能になります。例えば、特定の日付以降に削除されたすべてのアイテムを復元する、特定のフォルダー配下のアイテムだけを復元する、といった条件指定もスクリプトで実現できます。
PowerShellを使った復元の基本的な流れは、まずSharePoint Onlineに接続し、ゴミ箱のアイテムを取得し、条件に合致するアイテムに対して復元コマンドを実行する、という手順になります。スクリプトの作成には技術的な知識が必要ですが、一度作成すれば繰り返し使用でき、大幅な時間短縮につながります。IT部門や技術者の方は、緊急時に備えてスクリプトを準備しておくことをお勧めします。
SharePointのバージョン履歴を使った上書きファイルの復元
バージョン履歴機能により、過去の保存時点の状態をいつでも確認・復元することが可能です。この機能は、ファイルを削除していなくても、内容を誤って上書きしてしまった場合に非常に有効です。なお、NotePMなどのナレッジ共有ツールでも、自動で変更履歴を記録し、誤った上書きからワンクリックで復元できる機能が標準搭載されています。
バージョン履歴機能の仕組みと確認方法
SharePointのドキュメントライブラリでは、バージョン管理機能が有効になっている場合、ファイルが更新されるたびに新しいバージョンとして自動保存されます。この機能により、過去のどの時点の状態にも遡って確認・復元することができます。
バージョン履歴を確認するには、対象のファイルを右クリック（または「…」メニュー）し、「バージョン履歴」を選択します。ファイルのコンテキストメニューから「バージョン履歴」を選択すると、更新者と日時の一覧が表示されます。一覧には、バージョン番号、更新日時、更新者、コメント（あれば）が表示され、各バージョンの詳細を確認できます。
バージョン履歴画面では、各バージョンの右側にあるドロップダウンメニューから「表示」「復元」「削除」などの操作を選択できます。「表示」を選択すると、そのバージョンの内容をプレビューまたはダウンロードして確認できます。復元する前に内容を確認しておくことで、誤った復元を防ぐことができます。
過去のバージョンに復元する操作手順
復元したいバージョンを特定したら、そのバージョンのドロップダウンメニューから「復元」を選択します。確認ダイアログが表示されるので、内容を確認して「OK」をクリックすると、復元が実行されます。
ここで重要なのは、過去のバージョンを復元しても現在の最新版は消えず、新しいバージョン番号として追加保存されるという点です。例えば、現在がバージョン10で、バージョン7を復元した場合、バージョン7の内容が新たにバージョン11として保存されます。つまり、復元操作自体も履歴として残るため、万が一誤った復元をしても、さらに元に戻すことが可能です。
復元後は、ファイルを開いて内容が正しく戻っているか確認してください。複数のユーザーが同時に作業している場合は、復元したことをチームメンバーに通知し、混乱を避けることも重要です。バージョン履歴のコメント機能を活用して、復元理由を記録しておくと、後から経緯を追いやすくなります。
Excelファイルなど特定形式での注意点
Excelファイルなど、Office形式のファイルでは、SharePoint上で共同編集が可能です。複数のユーザーが同時に編集できる便利な機能ですが、予期せぬ変更が加わるリスクもあります。共同編集中の予期せぬ変更も、バージョン履歴から特定ユーザーの編集前の状態に戻せます。
Excelファイルの場合、バージョン履歴を確認すると、誰がどのセルを変更したかまでは追跡できませんが、変更前の状態に戻すことは可能です。重要なデータを扱うExcelファイルでは、定期的にバージョン履歴を確認し、意図しない変更が加わっていないかチェックする習慣をつけることをお勧めします。
また、PowerPointやWordファイルでも同様にバージョン履歴が利用できます。プレゼン資料や文書を複数人で編集する際、意図しない削除や書き換えが発生しても、バージョン履歴から元の状態に戻せるため、安心して共同作業を進められます。バージョン管理機能を有効活用することで、ファイル運用の安全性が大きく高まります。
SharePointで復元できない場合の原因と対処法
組織における情報セキュリティ脅威として、不注意による情報紛失・漏えいは常に上位にランクインしています。この状況において、復元できない事態を未然に防ぐ仕組み作りが重要です。標準機能の保持期間を過ぎたデータの復元には、専用のバックアップツールの導入が必要となる場合があります。
復元できない主な原因と切り分けフロー
SharePointの標準機能で復元できない主な原因は、大きく分けて以下のパターンに分類されます。まず、保持期間（93日間）を過ぎてしまったケース。この場合、第2段階のゴミ箱からもアイテムが消え、標準の管理画面からは復元できなくなります。第2段階のゴミ箱からも削除された場合、Microsoftサポートでも復元できない可能性が非常に高いです。
次に、権限不足のケース。第2段階のゴミ箱にアクセスするには、サイトコレクション管理者の権限が必要です。一般ユーザーが第1段階のゴミ箱で見つからない場合、権限を持つ管理者に依頼する必要があります。また、削除されたサイト全体を復元する場合は、SharePoint管理センターへのアクセス権限が必要です。
さらに、元の場所（親フォルダーやライブラリ）が既に削除されているケースもあります。この場合、ファイル単体を復元しようとしても失敗することがあります。対処法としては、まず親フォルダーやライブラリを先に復元してから、ファイルを復元する必要があります。復元の順序を意識することで、多くの問題は解決できます。
削除履歴の確認方法と再発防止策
誰がいつファイルを削除したのかを特定することは、再発防止策を立てる上で重要です。Microsoft 365 監査ログを有効にしていれば、ファイル削除の操作ログを追跡し原因究明ができます。監査ログは、Microsoft Purview コンプライアンスポータルからアクセスできます。
監査ログの検索では、アクティビティの種類として「削除されたファイル」を指定し、日付範囲やユーザーで絞り込むことで、削除操作の詳細を確認できます。ログには、削除されたファイル名、削除者、削除日時、ファイルの元の場所などが記録されています。この情報を基に、誤削除が頻発するユーザーや部門を特定し、教育や権限見直しにつなげることができます。
再発防止策としては、まず削除権限の見直しが挙げられます。重要なフォルダーやライブラリには、一般ユーザーに削除権限を与えず、編集権限のみに制限することで、誤削除のリスクを減らせます。また、削除履歴の確認（監査ログ）の手間を減らす観点から、誰がいつ更新したかが一目でわかるNotePMのようなツールで情報の透明性を高めることも有効です。
SharePoint復元の方法まとめ
SharePointで削除されたファイルやフォルダーを復元する方法は、状況に応じて複数の選択肢があります。まずはゴミ箱の2段階構造を確認し、解決しない場合はバージョン履歴や管理者の救出を仰ぐのが基本フローです。
一般ユーザーが自分で対処できる第1段階のゴミ箱、管理者が救出する第2段階のゴミ箱、そして上書きミスに対応するバージョン履歴という3つの復元手段を理解しておくことが重要です。
標準機能で復元できない場合は、保持期間の経過、権限不足、元の場所の削除などの原因を切り分けることが重要です。監査ログを活用して削除履歴を確認し、再発防止策を講じることも忘れないでください。復元トラブルを減らすには、マニュアル整備やナレッジ共有ツールによる情報整理が有効です。
本記事で紹介した手順を参考に、自社の復元フローを整備してください。
また、情報の紛失リスクを根本から減らすために、NotePMのような専用ツールで「情報を失わない仕組み」を作ることも、安心できる業務環境への近道です。
