NotePMを社内に展開する方に向けた**【運用開始までにやることリスト】**です:memo:

運用までの準備は「何から・どこまでやればいいか」迷いがちです。
このリストを上から順に進めれば、<u>迷わず・もれなく</u>準備を進められます:white_check_mark:

詳しい手順はリンクしているヘルプページを、
準備を進めるうえでのコツは「〇〇のコツ」部分をクリックしてご覧ください:eyes:

# STEP1. 導入目的の整理 :pencil2:

<span style="color: #1464b3; "><span style="font-size: 130%; ">**なぜやるの？**</span></span>
NotePMを導入する目的を明確にすることで、管理者が迷わずスムーズに初期設定を進められるようにするためです。
「どのような課題を解決したいか」という導入目的が整理されていると、
それに適したノートやフォルダの構成、各種設定の方向性が決めやすくなります。

その結果として、**社内に浸透しやすいNotePM環境**を構築できます。

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] **解決したい課題**を整理する
    - （ここに書いてください）
    - （ここに書いてください）
- [ ] **目指すゴール**を整理する
    - （ここに書いてください）
    - （ここに書いてください）

<details>
<summary>:bulb:整理のコツ（クリックして確認）</summary>

課題に沿って、**定性・定量の両方**でゴールを設定すると伝わりやすくなります。


- <u>**課題の例**</u>
    マニュアルの保管場所が定まっておらず、探すのに時間がかかっている
* <u>**ゴールの例**</u>
    **定性**：マニュアルがNotePMに集約されている状態
    **定量**：マニュアルを探す時間を10分から5分に短縮する

</details>

# STEP2. 管理する情報の整理:card_index_dividers:

<span style="color: #1464b3; "><span style="font-size: 130%; ">**なぜやるの？**</span></span>
同じ情報を複数の場所で管理していると、古い情報を参照してしまったり、同じ内容が重複して作成されたりと、**業務のミスにつながります。**
NotePMで管理する情報・しない情報を仕分けし、**何を・どこで管理するか**を明確にして、二重管理を防ぎましょう。

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] NotePMで管理する情報を決めて、書き出す
    - <u>NotePMで管理する情報</u>
        - （ここに書いてください）
        - （ここに書いてください）
    - <u>NotePM以外で管理する情報</u>
        - （ここに書いてください）
        - （ここに書いてください）

# STEP3. 初期設定:gear:

<span style="color: #1464b3; "><span style="font-size: 130%; ">**なぜやるの？**</span></span>
招待されたメンバーが初日から迷わず使えるよう、必要な環境を整えます。

## 3-1. ノート・フォルダを作成する

ノートは、**ページやファイルを格納する場所**です。
ノートに格納したページやファイルは、フォルダでさらに分類できます。

格納したデータの公開範囲は、ノートごとに制限できます。

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] [ノートを作成する](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/17038340879897)
- [ ] [フォルダを作成する](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/17274731647641)

<details>
<summary>:bulb:作成のコツ（クリックして確認）</summary>

- ノートは［組織単位］や［業務単位］での作成を推奨しております。（詳細：[ノート・フォルダ整理のコツ](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/44379001889049)）
    - ［組織単位］の作成例
        <img src="https://wp.notepm.jp/wp-content/uploads/2026/09/note_1.png" title="image.png" width="208">
    - ［業務単位］の作成例
        <img src="https://wp.notepm.jp/wp-content/uploads/2026/09/note_2.png" title="image.png" width="205">
- ノートとフォルダの構成は、後からでも簡単に変更できます。まずは気軽に作成してみましょう！

</details>

## 3-2. グループを作成する

グループは、**チーム内のユーザーを役職や部署で分類して管理**できる機能です。

グループを設定しておくと、情報の投稿や更新時にグループ単位で通知ができます。
また、ノートの公開範囲を設定する際にも使用できます。

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] [グループを作成する](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/17038281526937)
- [ ] [ノートにグループを追加する](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/25306935133977)

## 3-3. セキュリティ設定をする

自社のセキュリティポリシーに沿った状態で運用をスタートできます。
情報を安心して管理するために、セキュリティの設定は必ず行いましょう！

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] [セキュリティ設定をする](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/44330505950745)

<details>
<summary>:closed_lock_with_key:必ず確認したい設定（クリックして確認）</summary>

- **2段階認証を必須にする**
    - 第三者の不正アクセスに対するセキュリティを強化します（[設定方法](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/43923711583897)）
- **パスワードポリシーの強化**
    - 推測されにくいパスワードにより、不正アクセスのリスクを低減できます（[設定方法](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/40566417388697)）
- **機能の有効/無効・権限ごとの操作制限**
    - 自社のセキュリティポリシーに合わせて制限できます（[設定方法](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/41526988475929)）
    - 例：ファイルのダウンロード操作を管理者のみに制限

</details>

# STEP4. 運用開始に必要な情報を**用意する**:school_satchel:

目指すのは、招待されたメンバーが「NotePMを見れば欲しい情報が見つかる」と初日から感じられる状態です。

とはいえ、最初から情報を全部そろえる必要はありません。
**運用開始時にあると良さそうな情報＝優先度の高い情報をいくつか**、作成・移行しましょう。
この状態が最初にできていると、自然と利用が定着します。

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] 運用開始に必要な情報を移行・新規作成する　
    - <u>いまあるデータを移行する</u>
        - [NotePMにデータを移行する方法と他社事例](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/36449843024153-NotePM%E3%81%AB%E3%83%87%E3%83%BC%E3%82%BF%E3%82%92%E7%A7%BB%E8%A1%8C%E3%81%99%E3%82%8B%E6%96%B9%E6%B3%95%E3%81%A8%E4%BB%96%E7%A4%BE%E4%BA%8B%E4%BE%8B)を参考に、ご状況に合った方法で移行してください。
    - <u>新たに情報を投稿する</u>
        - 既存のデータがない場合は、[新しくページを作成](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/16976731818777)しましょう。
        - [テンプレート](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/43698810443161)や[AIマニュアル作成機能](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/58821394445593)を活用すれば、ゼロからでも悩まずに作成できます。

# STEP5. ユーザーを招待する:busts_in_silhouette:

必要な情報がそろったら、メンバーを招待して活用してもらいましょう。

<span style="color: #ee7800; "><span style="font-size: 130%; ">**やること:white_check_mark:**</span></span>

- [ ] 各ユーザーに付与する権限を決める
    NotePMの権限は全部で5種類あります。メンバーの役割や必要な操作の範囲に合わせて選びましょう。
    各権限で可能な操作は、[ユーザー権限と操作権限](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/17166356079001)をご確認ください。
    | 権限 {w=161}   | 設定する人の例 {w=490}                                 | 
    | -------------- | ------------------------------------------------------ | 
    | オーナー       | NotePMの運用・管理責任者                               | 
    | 管理者         | 各部門のリーダー・部門長                               | 
    | ユーザー       | 一般社員                                               | 
    | ゲスト         | 委託先・他部署・グループ会社                           | 
    | 参照専用ゲスト | 委託先・他部署・グループ会社で、情報の閲覧のみを行う方 |
- [ ] [ユーザーを招待・追加する](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/17309773996057)

# 必要に応じて実施

必須の準備は、ここまでですべて完了です:clap:
ここから先は「やっておくと**さらに**定着が進む」取り組みです。
一度にすべてを進める必要はないので、**運用しながら**、必要なものを取り入れていきましょう。
| {w=48} | <span style="color: #ee7800; ">やること</span>:white_check_mark: {w=337}           | <span style="color: #1464b3; ">なぜやるの？</span> {w=430}                                                                                                                                                               | 
| ------ | ---------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | 
| - [ ]  | **STEP1で整理した導入目的を社内で共有する**                                        | 「何のために使うのか」が伝わると、メンバーが納得して使い始められるため、社内に浸透しやすくなります。ページにまとめて共有しましょう。<br>[サンプルページ](https://notepm.jp/sharing/951b90f8-467a-48a5-b1f6-aea3be415396) | 
| - [ ]  | **運用ルールを決める**                                                             | 社内の共通認識ができ、情報が散らばらず探しやすくなります。<br>[サンプルページ](https://notepm.jp/sharing/b02d4e61-a8cf-44ac-94b6-9e6d196b47c4)                                                                           | 
| - [ ]  | **導入目的・運用ルールを掲示板に掲載する**                                         | ホーム画面から確認できるので、重要なメッセージの見落としを防げます。<br>[掲示板を編集する](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/27696007707801)                                                                         | 
| - [ ]  | **ホーム画面をカスタマイズする<br>**（タイムライン・掲示板・コメントの配置を変更） | よく使う情報や導線を最初の画面に集約することで、メンバーが迷わず目的の情報にたどり着けます。<br>[ホーム画面をカスタマイズする](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/27661502133145)                                     | 
| - [ ]  | **ページのテンプレートを作成する**                                                 | 作成の手間が減り、書式が揃うことで品質も安定します。<br>[テンプレート機能](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/17267485536793)                                                                                         | 
| - [ ]  | **使い方の説明会を開催する**                                                       | 最初の疑問をその場で解消でき、利用のハードルを下げて立ち上がりを早めます。<br>[NotePM社内説明会 投影資料テンプレート](https://help.notepm.jp/hc/ja/articles/61391675447065)                                              |